Offenes Verfahren zur Dienstleistung Reisekosten-, Beihilfe- und Umzugskostenabrechnung

Zum Zuschlagskriterium Konzeptionelle Idee zur Organisation und Umsetzung der Leistungserbringung für Los 1 (schriftliches Konzept): Der Bieter hat ein schriftliches Konzept einzureichen, in dem er auf maximal 2 DIN-A4-Seiten darstellt, wie er die ausgeschriebenen Leistungen des Loses 1 konkret, strukturiert und qualitätsgesichert erbringen wird. Das Konzept soll sich konkret auf die Anforderungen der Leistungsbeschreibung beziehen und insbesondere darstellen, wie die Leistungserbringung organisiert und umgesetzt wird. Eine bloße Bestätigung der Einhaltung der in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestanforderungen ist für die Bewertung nicht ausreichend. Das Konzept soll insbesondere auf folgende Aspekte eingehen: 1. Organisation und Ablauf der Leistungserbringung Darstellung des vorgesehenen organisatorischen Ablaufs der Leistungserbringung, von der Übermittlung der für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen über deren Prüfung und Bearbeitung bis zur Bereitstellung der fertigen Abrechnung und der erforderlichen Unterlagen. Dabei soll insbesondere dargestellt werden, wie die einzelnen Bearbeitungs-schritte strukturiert, aufeinander abgestimmt und effizient durchgeführt werden. 2. Fachliche Umsetzung und Umgang mit den Anforderungen Darstellung, wie die besonderen fachlichen Anforderungen in der praktischen Bearbeitung umgesetzt werden. Hierbei soll der Bieter insbesondere auf die relevanten Besonderheiten und Fallkonstellationen eingehen und erläutern, wie eine fachlich korrekte und nachvollziehbare Bearbeitung sichergestellt wird. 3. Umgang mit Rückfragen, fehlenden Unterlagen und besonderen Sachverhalten Darstellung des vorgesehenen Vorgehens bei fehlenden oder unvollständigen Angaben und Unterlagen, Unstimmigkeiten sowie besonderen oder klärungsbedürftigen Sachverhalten. Dabei soll insbesondere erläutert werden, wie Rückfragen an die zuständigen Mit-arbeitenden des Auftraggebers gestellt, dokumentiert und nachgehalten werden und wie eine zeitnahe abschließende Bearbeitung sichergestellt wird. 4. Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber Darstellung der vorgesehenen Kommunikations- und Abstimmungsprozesse mit dem Auftraggeber. Dabei soll insbesondere auf die Erreichbarkeit, die Zuständigkeiten und Ansprechpartner, die Kommunikationswege sowie die Zusammenarbeit bei fachlichen Rückfragen und Abstimmungserfordernissen eingegangen werden. 5. Qualitätssicherung und Sicherstellung einer kontinuierlichen Leistungserbringung Darstellung der konkreten Maßnahmen zur Sicherstellung einer gleichbleibenden, nach-vollziehbaren und fristgerechten Bearbeitungsqualität. Darzustellen ist insbesondere, wie die Qualität der Bearbeitung kontrolliert wird, wie Fehler vermieden bzw. erkannt und korrigiert werden und wie die kontinuierliche Leistungserbringung bei Urlaub, Krankheit oder sonstigem Ausfall des vorgesehenen Personals sichergestellt wird. Bei der Bewertung werden insbesondere die Konkretheit, Nachvollziehbarkeit, Praxistauglichkeit und Qualität der dargestellten Vorgehensweise berücksichtigt. Allgemeine Unternehmensdarstellungen ohne konkreten Bezug zur ausgeschriebenen Leistung werden bei der Bewertung nicht berücksichtigt. Das schriftliche Konzept ist dem elektronischen Angebot beizufügen. Bewertungsmatrix Konzept Punkteskala Konzeptionelle Idee zur Organisation und Umsetzung der Leistungserbringung für Los 1 Sehr gutes Konzept 10 Punkte Das Konzept ist sehr konkret, schlüssig und praxisnah. Die Anforderungen des jeweiligen Loses werden umfassend berücksichtigt. Die Umsetzung ist überzeugend dargestellt und lässt eine sehr gute Leistungsausführung erwarten. Gutes Konzept 8 Punkte Das Konzept ist klar, nachvollziehbar und weitgehend vollständig. Die wesentlichen Anforderungen werden überzeugend berücksichtigt. Die Umsetzung lässt eine gute Leistungsausführung er-warten. Ausreichendes Konzept 5 Punkte Das Konzept ist grundsätzlich geeignet, bleibt jedoch teilweise all-gemein. Die wesentlichen Anforderungen werden berücksichtigt, jedoch bestehen einzelne Schwächen in Konkretisierung oder Nachvollziehbarkeit. Schlechtes Konzept 3 Punkte Das Konzept ist nur teilweise nachvollziehbar und wenig konkret. Wesentliche Anforderungen werden nur unzureichend berücksichtigt. Es bestehen deutliche Schwächen hinsichtlich Umsetzung und Qualität. Ungenügendes Konzept 0 Punkte Ungenügende Darstellung des Konzepts. Das Konzept ist nicht oder nur unzureichend bewertbar. Wesentliche Anforderungen werden nicht nachvollziehbar dargestellt. Erläuterung zur Bewertung Sehr gutes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Alle geforderten Aspekte werden vollständig, konkret und verständlich dargestellt. Schlüssigkeit: Die Vorgehensweise ist durchgehend schlüssig, nachvollziehbar und praxisnah. Anforderungserfüllung: Die Umsetzung der Anforderungen des jeweiligen Loses ist überzeugend dargestellt und lässt eine sehr gute Leistungsausführung erwarten. Gutes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Die wesentlichen Aspekte werden vollständig und verständlich dargestellt. Schlüssigkeit: Die Vorgehensweise ist nachvollziehbar und überwiegend konkret dargestellt. Anforderungserfüllung: Die Anforderungen des jeweiligen Loses werden gut berücksichtigt und lassen eine gute Leistungsausführung erwarten. Ausreichendes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Die wesentlichen Aspekte werden grundsätzlich dargestellt, teilweise jedoch nur allgemein. Schlüssigkeit: Die Vorgehensweise ist grundsätzlich nachvollziehbar, weist jedoch einzelne Schwächen auf. Anforderungserfüllung: Die wesentlichen Anforderungen werden berücksichtigt. Es bestehen jedoch geringfügige bis moderate Vorbehalte hinsichtlich der Umsetzung. Schlechtes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Wesentliche Aspekte fehlen oder werden nur unzureichend dargestellt. Schlüssigkeit: Die Vorgehensweise ist teilweise lückenhaft oder nur eingeschränkt nachvollziehbar. Anforderungserfüllung: Die Anforderungen des jeweiligen Loses werden nur teilweise berücksich...