Scan-Dienstleistungen zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs der Abteilung 6-63 - Bauaufsicht

Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen: Eintragung in ein Präqualifikationsverzeichnis; Eintragung im Handelsregister des Amtsgerichts; Eintragung in sonstiges Berufsregister; Keine Verpflichtung zu einer solchen Eintragung; Eintragung bei der Handwerkskammer; Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer; Gewerbeanmeldung; Mitgliedschaft Berufsgenossenschaft. Falls mein/ unser Angebot/ Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, werde(n) ich/ wir zur Bestätigung meiner/ unserer vorstehenden Angaben/ Erklärungen auf Verlangen der Vergabestelle die hierauf zutreffenden Nachweise vorlegen: - Handelsregisterauszug - Nachweis Eintragung in ein sonstiges Berufsregister - Ggf. Negativbescheinigung/en in Bezug auf die vorstehenden Nachweise zur Berufsausübung - Nachweis Eintragung bei der Handwerkskammer - Nachweis Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer - Gewerbeanmeldung - Bescheinigung über die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen: - Angaben über Insolvenzverfahren oder vergleichbare gesetzlich geregelte Verfahren - Angaben über Unternehmensliquidation - Angaben, dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit in Frage stellt - Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und sonstigen Abgaben - Abgaben zur gesetzlichen Sozialversicherung und zu Beiträgen der(n) gemeinsamen Einrichtung(en) der Tarifvertragsparteien i. S. d. § 5 Nr. 3 des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG). Falls mein/ unser Angebot/ Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, werde(n) ich/ wir bei bestehender Abgaben- und/ oder Beitragspflicht auf Verlangen der Vergabestelle in Bezug auf die Erfüllung dieser Verpflichtungen folgende Nachweise vorlegen, soweit diese nicht bereits im Rahmen der Präqualifikation erbracht wurden: hinsichtlich der Steuern und sonstigen Abgaben: - Freistellungsbescheinigung des Finanzamtes zum Steuerabzug bei Bauleistungen nach § 48 b Einkommensteuergesetz (EStG) oder - bei Unternehmen, deren Bauleistungen zwar der VOB unterfallen, steuerrechtlich jedoch nicht der Bauabzugssteuer unterliegen - eine die Unbedenklichkeit nachweisende allgemeine sog. Bescheinigung des Finanzamtes in Steuersachen - Unbedenklichkeitsbescheinigung der für die Gemeindesteuern zuständigen Stelle hinsichtlich der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung und ggf. der tarifvertraglichen Sozialkassen: - Unbedenklichkeitsbescheinigung(en) der zuständigen Einzugsstelle(n) zur Entrichtung der Sozialversicherungsbeiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (in der Regel Gesamtsozialversicherungsnachweis(e) der Krankenkassen, ersatzweise Einzelnachweise der zuständigen Stelle(n) in den zutreffenden Versicherungszweigen), ferner - Unbedenklichkeitsbescheinigung(en) der zuständigen Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaft/en oder sonstige Unfallkassen) in qualifizierter Form unter Angabe der Lohnsummen sowie - Unbedenklichkeitsbescheinigung(en) der zuständigen tarifvertraglichen Sozialkasse(n) ( z. B. Sozialkasse(n) für das Baugewerbe oder sonstige zuständige Sozialkasse(n) oder alternativ - bei Beschäftigungsverhältnissen mit gewerblichen Arbeitnehmern, die dem Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) unterfallen - eine sog. Enthaftungsbescheinigung der tarifvertraglichen Sozialkasse (SOKA-Bau) im Sinne des § 14 Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) Für den Fall der rechtlichen oder tatsächlichen Unmöglichkeit der Vorlage eines solchen Nachweises werde(n) ich/ wir dies der Vergabestelle anzeigen und uns ggf. unter deren Mitwirkung um den/ die entsprechenden Nachweise bemühen. Für den Fall einer Abgaben- oder Beitragsfreiheit werden ich/ wir auf Verlangen der Vergabestelle nötigenfalls auch eine Negativbescheinigung mit der Maßgabe beibringen, dass eine Abführungspflicht nicht besteht.

Eigenerklärung Ausschlusskriterien: Aus fachlichen, technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen stellen diese Rahmenbedingungen Ausschlusskriterien für eine Teilnahme am Vergabeverfahren zur Auswahl eines Scan-Dienstleisters dar. Die Bewerber haben (Formular Eigenerklärung Ausschlusskriterium) zu bestätigen, dass sämtliche nachfolgend aufgeführten Ausschlusskriterien erfüllt werden. Bewerber, die eines oder mehrere dieser Kriterien nicht erfüllen, werden im weiteren Verlauf desVergabeverfahrens nicht berücksichtigt. Pro Antwort darf ausschließlich entweder die Auswahlbox "ja" oder die Auswahlbox "nein" angehakt werden. Kriterium 1: Die Digitalisierung der Bauakten hat ausschließlich in einem gesicherten Bereich innerhalb Deutschlands zu erfolgen. Hintergrund sind die Anforderungen aus Art. 5, 28 und 32 DSGVO sowie die kommunalen Registratur- und Sicherheitsvorgaben. Eine Verarbeitung außerhalb Deutschlands ist aufgrund der erforderlichen Aufsichts- und Kontrollmöglichkeiten ausgeschlossen (siehe Begründung hierfür in der Leistungsbeschreibung). Kriterium 2: Der Bewerber verfügt über ein Qualitätsmanagementsystem. Der Nachweis kann durch eine gültige ISO 9001-Zertifizierung oder durch andere geeignete Unterlagen erbracht werden, aus denen ein gleichwertiges Qualitätsmanagementsystem hervorgeht. Alternativ wird eine Eigenerklärung akzeptiert, aus der ersichtlich ist, dass das Unternehmen die inhaltlichen Anforderungen der ISO 9001 erfüllt und entsprechende Prozesse nach diesen Vorgaben betreibt. Kriterium 3: Das Unternehmen muss über ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) gemäß ISO 27001 verfügen. Der Nachweis kann durch ein gültiges ISO 27001-Zertifikat oder durch andere geeignete Unterlagen erbracht werden, aus denen ein gleichwertiges Informationssicherheits-Managementsystem hervorgeht. Alternativ wird eine Eigenerklärung akzeptiert, aus der hervorgeht, dass Ihr Unternehmen die inhaltlichen Anforderungen der ISO 27001 erfüllt und entsprechende Prozesse nach diesen Vorgaben betreibt. Kriterium 4: Der Bieter muss ein gültiges Zertifikat nach BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) vorlegen, aus dem hervorgeht, dass der Prüfgegenstand die Anforderungen der Technischen Richtlinie erfüllt. Alternativ, sofern kein Zertifikat vorliegt, muss der Bieter einen Nachweis bzw. eine verbindliche Erklärung einreichen, aus der hervorgeht, dass die Verarbeitungsschritte in seinem Scan Center TR-RESISCAN-konform durchgeführt werden (mindestens Schutzklasse "Normal") oder dass sich der Bieter derzeit in einem laufenden Zertifizierungsverfahren nach TR-RESISCAN befindet. Kriterium 5: Die Mindestkapazität von 5 VZÄ muss für die gesamte vorgesehene Verarbeitungszeit aller Bauakten (20 komplexe Bauakten unterschiedlicher Qualität, Formate und Klammerungen/Heftungen; insg. ca. 7.000 Seiten am Tag) innerhalb von 3 Jahren sichergestellt sein. Der Nachweis ist durch eine verbindliche Eigenerklärung des Bewerbers zu erbringen, aus der hervorgeht, dass die erforderlichen personellen Ressourcen im Unternehmen vorhanden sind und dass diese Kapazitäten für das Projekt verbindlich bereitgestellt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben durch geeignete Unterlagen (z. B. anonymisierte Personallisten, Organigramme, Kapazitätsübersichten) zu überprüfen. Definition Vollzeitäquivalent (FTE): Ein FTE entspricht der Arbeitsleistung einer Vollzeitkraft auf Basis der in Ihrem Unternehmen geltenden tariflichen oder betriebsüblichen Regelarbeitszeit. Teilzeitkräfte sind anteilig zu berücksichtigen (z. B. entspricht eine Kraft mit 50 % der Regelarbeitszeit 0,5 FTE). Kriterium 6: Der Bieter muss seine Leistungen an den Wochentagen Montag bis Freitag einer Arbeitswoche erbringen können.

Kriterium 7: Der Bieter muss in der Lage sein, Dokumentformate von DIN A0 bis hin zur Checkkartengröße im Rahmen der in der Leistungsbeschreibung abgefragten Dienstleistungen zu verarbeiten. Kriterium 8: Der Bieter muss für die Erstellung der digitalen Dokumente ein MRC-Kompressionsverfahren (Mixed Raster Content) einsetzen, das die Trennung der Dokumentinhalte in mindestens eine Hintergrundebene und eine Vordergrund-/Textmaske ermöglicht und diese Ebenen jeweils mit einem für den Inhalt optimierten Kompressionsverfahren verarbeitet. Die erzeugten Dateien müssen eine hohe Text- und Kantenschärfe bei gleichzeitig reduzierter Dateigröße gewährleisten und für die Langzeitarchivierung (z. B. PDF/A) geeignet sein. Kriterium 9: Der Bieter muss über ein elektronisches Nachverfolgungssystem (Tracking-System) verfügen, mit dem der Auftraggeber den vollständigen Prozessablauf von der Abholung der Bauakten bis zur Vernichtung der Bauakten lückenlos nachverfolgen kann. Das Tracking muss sich auf jede einzelne Bauakte beziehen und den jeweiligen Bearbeitungs- und Verarbeitungsstatus in allen Prozessschritten transparent abbilden. Begriffsdefinition: Ein Trackingsystem des Dienstleisters ist ein technisches oder organisatorisches System, mit dem der Dienstleister sämtliche im Rahmen des Auftrags erbrachten Leistungen, Vorgänge, Bearbeitungsstände, Reaktions- und Bearbeitungszeiten sowie sonstige für die Vertragserfüllung relevante Aktivitäten fortlaufend, nachvollziehbar und prüffähig dokumentiert. Kriterium 10: Der Bieter muss ein gesichertes Zwischenlager für die gescannten, zur späteren Vernichtung vorgesehenen Dokumente bereitstellen. Das Zwischenlager muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen: Zutrittskontrolle: Zugang ausschließlich für autorisiertes Personal; Dokumentation der Zutritte. Blick- und Zugriffsschutz: Lagerung in verschlossenen, manipulationssicheren Behältern oder in einem abgeschlossenen, nicht einsehbaren Raum. Technische Sicherungsmaßnahmen: Das Zwischenlager muss über geeignete Sicherheitsmaßnahmen verfügen (z. B. Alarmanlage, Videoüberwachung oder gleichwertige Maßnahmen). Schutz vor Verlust und Beschädigung: Das Zwischenlager muss gegen Feuer, Wasser, unbefugten Zugriff und sonstige Gefährdungen abgesichert sein. Kriterium 11: Der Bieter muss die datenschutzgerechte und protokollierte Vernichtung der Papierunterlagen nach den Anforderungen der DIN 66399, mindestens Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-3 gewährleisten.