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Dienstleistungsauftrag EU-Oberschwelle

Phonebot für den Kreis Warendorf

Kreis Warendorf - Der Landrat · Warendorf · Nordrhein-Westfalen · Kommunaler Auftraggeber

Vergabe-Ergebnis

🏆 Vergabe in 1 Los alle vergeben

Los 1 Vergeben

Phonebot für den Kreis Warendorf

🏆 Zwei Löwen mediawerk GmbH · Münster

Auftragnehmer

Zwei Löwen mediawerk GmbH · Münster

Zuschlagswert 103.800 €

Eingegangene Angebote 2

Zuschlagsdatum 26.05.2026

Bieter-Übersicht: 2 Angebote eingegangen, 1 Bieter namentlich publiziert — im Vergabeergebnis werden üblicherweise nur die Auftragnehmer genannt.

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung eines Phonebots für den Kreis Warendorf.
Es handelt sich um eine Dienstleistung im Bereich IT & Digitalisierung.
Das Verfahren ist ein nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb.
Der Auftraggeber ist der Kreis Warendorf.

KI-generierte Zusammenfassung der Bekanntmachung (KI-Transparenz) — maßgeblich ist die Original-Bekanntmachung.

Beschreibung

Phonebot für den Kreis Warendorf

Der Auftraggeber hat dieses Verfahren mehrfach aktualisiert — chronologisch, neueste zuerst.

04.09.2025 📅 Frist verlängert❓ Bieterfragen

Die Teilnahmefrist wurde vom 08.09.2025, 12.00 Uhr bis zum 15.09.2025, 12.00 Uhr verlängert; entsprechend verschiebt sich das Fristende für Bieterfragen auf den 08.09.2025. Grund hierfür ist die Vielzahl an eingegangenen Bieterfragen.
19.08.2025 ✏️ Änderung

Die E-Mail-Adresse sowie die Telefonnummer des Auftraggebers wurden wie folgt aktualisiert: Die E-Mail-Adresse lautet nun: verwaltung@kreis-warendorf.de Die Telefonnummer des Auftraggebers lautet nun: +49 2581530

Maßgeblich ist stets die Original-Bekanntmachung beim Auftraggeber. Vollständiger Verfahrensverlauf →

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Zuschlagskriterien

Wonach der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.

Los 1 · Phonebot für den Kreis Warendorf

Niedrigster Preis 50 %

Preis
1. Für die erforderlichen Preisangaben ist der Vordruck 08: Preisblatt zu verwenden. Alle Preise sind einheitlich netto in Euro mit zwei Nachkommastellen (kaufmännisch gerundet) anzugeben. 2. Einheitliche Kalkulationsgrundlage bilden die von dem Auftraggeber im Vordruck 08 angegebenen Mengenangaben. 3. Änderungen, Ergänzungen oder Kommentierungen des Vordrucks 08 sind unzulässig und führen regelmäßig zum Ausschluss vom Verfahren. 4. Der Vordruck 08 errechnet auf der Grundlage der einzutragenden Netto-Einzelpreise einen Netto-Gesamtpreis. Hiervon ausgehend errechnet der Vordruck 08 (nach händischer Eingabe der Mehrwertsteuer durch den Bieter) automatisch den Brutto-Gesamtpreis (= Angebotsvergleichspreis). 5. Der Bieter mit dem niedrigsten Brutto-Gesamtpreis erhält die Höchstpunktzahl von 50 Punkten. Alle weiteren Angebote werden im Verhältnis zum niedrigsten Preis wie folgt bewertet: 50 Punkte multipliziert mit dem niedrigsten Brutto-Gesamtpreis dividiert durch den bieterseits angebotenen Brutto-Gesamtpreis.
Qualität 50 %

1. Zur Bewertung des Zuschlagskriteriums 2: Qualität ist von jedem Bieter ein Konzept vorzulegen. Dafür ist der Vordruck 09: Qualitätskonzept zu verwenden. Der Vordruck 09 darf einschließlich Voreintragungen des Auftraggebers maximal 10 DIN-A4-Seiten umfassen. Bei Überschreitung werden nur die ersten 10 Seiten berücksichtigt. 2. Die abgefragten Angaben sind im Vordruck 09 jeweils direkt in das für das jeweils maßgebliche Unterkriterium vorgesehene Feld einzutragen. Es ist nicht zulässig, gesonderte Dokumente vorzulegen; diese werden nicht berücksichtigt. Seitenränder, Abstände, Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand sind voreingestellt und dürfen nicht verändert werden. Skizzen sind nicht zulässig. Es ist ausschließlich zulässig, den Platzhalter "[Eintragungen des Bieters]" zu streichen. Bei Abweichung von den vorgegebenen Formatvorgaben erfolgt keine Berücksichtigung. Eine Nachforderung erfolgt nicht. 3. In dem Konzept werden zu den nachfolgend (mit Gewichtung) angegebenen Unterkriterien jeweils auftragsbezogene schlüssige, konkrete und verbindliche Leistungszusagen für den ausgeschriebenen Auftrag erwartet: - Integration des Terminreservierungssystems 10 % (= 10 Punkte) - Benutzerfreundlichkeit der Konfigurationsoberfläche 10 % (= 10 Punkte) - Sprachverständnis: 10 % (= 10 Punkte) - Ticketerzeugung außerhalb der Servicezeiten: 10 % (= 10 Punkte) - Automatisierter Versand von Unterlagen und Links 10 % (= 10 Punkte) Die jeweils an die Unterkriterien bestehenden Anforderungen werden wie folgt konkretisiert: - Integration des Terminreservierungssystems: Erwartet wird eine auftragsbezogene, schlüssige, konkrete und verbindliche Beschreibung, wie das System "Terminland" funktional in Phonebot und Chatbot integriert wird, um eine eigenständige Terminbuchung durch Nutzende auf gemeinsamer Daten- und Trainingsbasis zu ermöglichen. - Benutzerfreundlichkeit der Konfigurationsoberfläche: Erwartet wird eine auftragsbezogene, schlüssige, konkrete und verbindliche Beschreibung, wie die Konfigurationsoberfläche eine intuitive Nutzung durch nicht-IT-affine Mitarbeitende des Auftraggebers zur eigenständigen Anpassung von Inhalten, Dialogen und Trainingsdaten ermöglicht. - Sprachverständnis: Erwartet wird eine auftragsbezogene, schlüssige, konkrete und verbindliche Beschreibung, wie das System unterschiedliche Intentionen sowie variierende Sprechweisen (schnell, langsam, undeutlich) zuverlässig verarbeitet und sich sprachlich an die Anrufenden anpasst, um eine verständliche Kommunikation zu gewährleisten. - Ticketerzeugung außerhalb der Servicezeiten: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der automatisierten Entgegennahme von Bürgeranliegen durch den Phonebot außerhalb der Servicezeiten einschließlich deren Überführung in ein internes Ticketsystem oder eine vergleichbare Weiterverarbeitung. - Automatisierter Versand von Unterlagen und Links: Erwartet wird eine konkrete und verbindliche Beschreibung, wie der Versand von Unterlagen und Links durch den Phonebot technisch umgesetzt und zuverlässig sichergestellt wird. 4. Das Konzept zum Zuschlagskriterium 2: Qualität wird zu jedem Unterkriterium gesondert nach dem folgenden Bewertungsschema bewertet. Dabei müssen für jedes Unterkriterium mindestens 2,5 Wertungspunkte erreicht werden; anderenfalls kann das Angebot nicht berücksichtigt werden. 10,00 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen weit überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine sehr gute Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 07,50 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine gute Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 05,00 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen durchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine befriedigende Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 02,50 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen zwar bereits teilweise, aber noch nicht in jeder Hinsicht durchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine ausreichende Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 00,00 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen nicht oder überwiegend nicht Rechnung und lassen deshalb nicht die Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 5. Der Bieter bzw. die Bieter mit der jeweils höchsten vergebenen Wertungspunktzahl erhält/ erhalten die auf das Unterkriterium entsprechend der vorgegebenen Gewichtung entfallenden Maximalpunkte. Alle anderen Bieter erhalten gemessen hieran eine geringere Qualitätspunktzahl. Hierbei wendet der Auftraggeber die folgende Formel an: Maximal für das Unterkriterium erreichbare Punktzahl dividiert durch die höchste vergebene Wertungspunktzahl multipliziert mit der bieterseits erreichten Wertungspunktzahl.

Quelle: Bekanntmachung (eForms) — Gewichtung wie vom Auftraggeber veröffentlicht.

Vergabe- & Vertragsbedingungen

Wichtige Bedingungen für Angebot und Ausführung — wie vom Auftraggeber bekannt gemacht.

Hinweise zur Nachprüfung & Rügepflicht

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: Bekanntmachung (eForms). Maßgeblich sind die vollständigen Vergabeunterlagen.

Eingegangene Angebote

Dies sind die je Los eingegangenen Angebotswerte. Wer den Zuschlag erhalten hat, steht im Vergabe-Ergebnis oben bzw. im Vergabe-Status (Sidebar) — die einzelnen Angebote sind in der Bekanntmachung jedoch keinem namentlichen Bieter zugeordnet.

Los 1 Phonebot für den Kreis Warendorf

Zwei Löwen mediawerk GmbH 103.800 €

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Ausschreibung

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Auftrag wurde zugeschlagen · 316 Tage nach Fristende

Auftragnehmer Zwei Löwen mediawerk GmbH

Zuschlagswert 103.800 €
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- 28.07.2026 Original-Veröffentlichung aktuell
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