Wartungsverträge Straßenbeleuchtung der Ortsgemeinden der VG Hamm (Sieg)

Qualität des Instandhaltungskonzeptes Straßenbeleuchtung (anhand Beispielstörfall) Erläuterung der zu bewertenden Inhalte (Bewertungsgegenstand) Im Rahmen der Angebotswertung wird die Qualität des vom Bieter dargestellten Instandhaltungskonzeptes anhand des oben beschriebenen Störfalls beurteilt. Maßgeblich ist, inwieweit das Konzept eine strukturierte, praxisgerechte und nachvollziehbare Vorgehensweise erkennen lässt. Form: Das Konzept darf einen Umfang von zwei DIN-A4 Seiten, Schriftart: Arial, Schriftgröße 11 pt. nicht übersteigen. Alle über diesen Umfang hinausgehenden Seiten werden nicht gewertet. Dabei sollten die nachfolgenden Aspekte in dem Konzept aufgegriffen werden: 1. Störungserfassung und Erreichbarkeit Darzustellen ist, wie die Störung erfasst wird und welche Meldewege zur Verfügung stehen (z. B. telefonische Meldung, digitale Systeme). Bewertet werden insbesondere • die Erreichbarkeit des Auftragnehmers außerhalb regulärer Arbeitszeiten (Wochenende, Feiertage) und • die strukturierte Aufnahme und Dokumentation der Störungsmeldung. 2. Priorisierung und Einstufung der Störung Der Bieter hat darzulegen, wie der beschriebene Störfall bewertet und priorisiert wird (Rangfolge der Abarbeitung bei Eingang mehrerer Störfälle gleichzeitig, Priorisierung der Lage bzw. nach Leuchtpunkt, usw.). Bewertet wird • ob nachvollziehbare Prioritätsstufen vorgesehen sind (nach Kriterien wie Verkehrssicherheit, Nutzungshäufigkeit oder Gefahrenpotenzial etc.) und • wie der Ausfall einer Leuchte an einer innerörtlichen Gemeindestraße eingeordnet wird. 3. Reaktions- und Entstörzeiten Darzustellen sind die vorgesehenen Reaktionszeiten (Zeit bis zur Aufnahme der Arbeiten) sowie die Entstörzeiten (Zeit bis zur Wiederinbetriebnahme). Bewertet werden • die Klarheit und Verbindlichkeit der Zeitangaben und • die Plausibilität der Zeiten im Hinblick auf den dargestellten Störfall (Samstag 18:00 Uhr). 4. Organisation, Personal und Einsatzsteuerung Der Bieter hat darzustellen, wie die organisatorische Abwicklung erfolgt. Bewertet werden insbesondere • der Einsatz von Bereitschaftsdiensten, • die Verfügbarkeit qualifizierten Fachpersonals, • die Organisation der Einsatzsteuerung und Anfahrt sowie • die regionale Nähe bzw. Reaktionsfähigkeit im Gebiet der Verbandsgemeinde. 5. Ersatzteil- und Materialmanagement Darzustellen ist, wie die Instandsetzung technisch umgesetzt wird. Bewertet werden • die Verfügbarkeit gängiger Ersatzteile und Leuchtmittel, • der Umgang mit unterschiedlichen Leuchtentypen im Gemeindegebiet und • die Maßnahmen zur Vermeidung von Verzögerungen durch Materialbeschaffung. 6. Dokumentation und Kommunikation Der Bieter hat darzulegen, wie der Störfall dokumentiert und kommuniziert wird. Bewertet werden • die Information der Verbandsgemeinde bzw. der Ortsgemeinde über den Status und • die Möglichkeit der Auswertung (z. B. Häufigkeit von Störungen und Reaktionszeiten). 7. Präventive Verbesserungsmaßnahmen Darzustellen ist, ob und wie aus dem Störfall Erkenntnisse für die präventiven Maßnahmen abgeleitet werden. Bewertet werden • die Maßnahmen zur Reduzierung zukünftiger Ausfälle und • der strukturierte Umgang mit wiederkehrenden Störungen. Bewertung mit 7 bis 10 Punkten: Das Wartungs- und Instandhaltungskonzept ist klar strukturiert und leicht verständlich dargestellt. Der Ablauf bei Störfällen (z. B. Ausfall einer Leuchte) wird vollständig, nachvollziehbar und praxisnah beschrieben – von der Störungsmeldung über die Priorisierung bis zur Entstörung und Dokumentation. Kritische Punkte und typische Schwierigkeiten (z. B. Ersatzteilverfügbarkeit, Erreichbarkeit, Priorisierung bei mehreren Störungen) werden benannt und schlüssig bewertet. Die wesentlichen Ablaufschritte sowie Zuständigkeiten sind eindeutig dargestellt. Mögliche Handlungs- und Lösungsansätze werden gegenübergestellt und deren Vor- und Nachteile erläutert. Die gewählte Vorgehensweise sowie deren Umsetzung sind verständlich, realistisch und in sich schlüssig beschrieben. Das Konzept lässt erkennen, dass der Bieter über umfangreiche praktische Erfahrung verfügt. Die Ausführungen sind fundiert, konkret und nachvollziehbar sowie durchgängig auf die praktische Umsetzung ausgerichtet. Bewertung mit 4 bis 6 Punkten: Das Wartungs- und Instandhaltungskonzept ist insgesamt verständlich dargestellt. Der Ablauf bei Störfällen wird beschrieben, jedoch nicht in allen Punkten detailliert oder vollständig. Die wesentlichen Ablaufschritte sind erkennbar, bleiben jedoch teilweise allgemein oder oberflächlich. Mögliche Lösungsansätze werden nur vereinzelt dargestellt; eine systematische Gegenüberstellung von Vor- und Nachteilen erfolgt nur eingeschränkt. Die gewählte Vorgehensweise sowie deren Umsetzung sind grundsätzlich nachvollziehbar, lassen jedoch in Tiefe und Praxisbezug Defizite erkennen. Das Konzept vermittelt insgesamt einen ausreichenden Eindruck der vorgesehenen Vorgehensweise, weist jedoch in einzelnen Bereichen Unklarheiten oder fehlende Konkretisierungen auf. Bewertung mit 0 bis 3 Punkten: Das Wartungs- und Instandhaltungskonzept ist lückenhaft, unstrukturiert oder nicht schlüssig aufgebaut. Der Ablauf bei Störfällen ist unklar, unvoll-ständig oder nicht nachvollziehbar dargestellt. Wesentliche Prozessschrit-te, Zuständigkeiten oder Reaktionszeiten fehlen oder bleiben unverständ-lich. Lösungsansätze sowie deren Vor- und Nachteile werden nicht oder nur unzureichend beschrieben. Die dargestellte Vorgehensweise ist nicht plau-sibel oder nicht praxisgerecht umsetzbar. Eine kritische Auseinanderset-zung mit möglichen Problemen oder Einschränkungen des eigenen Kon-zeptes fehlt. Das Konzept enthält erhebliche inhaltliche Mängel, sodass die vorgesehene Leistungserbringung nicht oder nur unzureichend beurteilt werden kann. Die Vergabe von Zwischenpunkten in 0,5er-Schritten bleibt vorbehalten.

Vertragsbestandteile Die den Vergabeunterlagen beigefügten Mindestbestandteile sind zwingend in das abzugebende Vertragsmuster aufzunehmen. Für alles was über den Mindeststandard hinaus angeboten wird, werden zusätzliche Punkte vergeben. Es können maximal 10 Punkte erreicht werden, siehe beigefügter Vor-druck.