Food Truck-Touren

Stammdaten

Auftraggeber

Naturland e.V.

Veröffentlicht

12.04.2023

Notice-Typ

Ausschreibung

Verfahrensart

Offenes Verfahren

CPV-Code

55300000 — Hotel und Gastronomie

Branche

Beratung & Dienstleistungen

Rechtsgrundlage

EU-Oberschwelle

Beschreibung

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1) Name und Adressen: Offizielle Bezeichnung: Naturland e.V.; Nationale Identifikationsnummer: nicht angegeben; Postanschrift: Kleinhaderner Weg 1; Ort: Gräfelfing; NUTS-Code: DE21H; Postleitzahl: 82166; Land: Deutschland; Kontaktstelle(n): nicht angegeben; Telefon: nicht angegeben; E-Mail: projects@naturland.de; Fax: nicht angegeben; Internet-Adresse(n): Hauptadresse: www.naturland.de; Adresse des Beschafferprofils: nicht angegeben I.2) Gemeinsame Beschaffung: Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben I.3) Kommunikation: Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe.de/unterlagen/2732140/zustellweg-auswaehlen Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen: elektronisch via (URL): https://www.evergabe.de; I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers: Andere: eingetragener Verein I.5) Haupttätigkeiten: Andere Tätigkeit: Verband für ökologische Landwirtschaft Abschnitt II: Gegenstand II.1) Umfang der Beschaffung II.1.1) Bezeichnung des Auftrags: Food Truck-Touren; Referenznummer der Bekanntmachung: BOEU 03/2023 II.1.2) CPV-Code Hauptteil: 55320000; CPV-Code Zusatzteil: II.1.3) Art des Auftrags: Dienstleistungen II.1.4) Kurze Beschreibung: Im Rahmen des EU-Projekts „BEING ORGANIC in EU“ soll mehr Bewusstsein für die Vorteile ökologischer Landwirtschaft und mehr Vertrauen in EU-Bio-Lebensmittel geschaffen werden. Hierfür entwickelt Naturland als Projektpartner diverse Kommunikationsmaßnahmen und Aktivitäten. Ein Bestandteil der Kommunikationskampagne im Rahmen des Projektes sind Food Truck-Touren in Deutschland. Diese sollen zum Beispiel auf öffentlichen Events und Festivals eingesetzt werden. Die Zielgruppe sind die Verbraucher bzw. Besucher. Weitere Kommunikationsmaßnahmen wie Printmaterial, Give Aways sowie VR-Filme werden bei dieser Maßnahme eingesetzt. Für die Planung und Umsetzung der Tour wird ein Dienstleister beauftragt, der durch diese Ausschreibung gefunden werden soll. Das endgültige Konzept für den Food Truck Auftritt und die Tour wird zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber abgestimmt. Ziel sind hier Veranstaltungen mit ökologischem und nachhaltigem Hintergrund, Festivals und Events. II.1.5) Geschätzter Gesamtwert: Wert ohne MwSt.: 287300,00 EUR II.1.6) Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2) Beschreibung II.2.1) Bezeichnung des Auftrags: Los-Nr.: entfällt II.2.2) CPV-Code Hauptteil: 55300000; CPV-Code Zusatzteil: ; CPV-Code Hauptteil: 79342200; CPV-Code Zusatzteil: ; CPV-Code Hauptteil: 79952000; CPV-Code Zusatzteil: II.2.3) NUTS-Codes: DE; Hauptort der Ausführung: Offizielle Bezeichnung: Food Truck-Touren in verschiedenen deutschen Städten; Postleitzahl: 80336; Ort: München; Land: Deutschland II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: Folgende Aktivitäten sollen von dem zu beauftragenden Dienstleister durchgeführt werden: 1. Konzeption und Produkt - Food Truck Event Der Dienstleister soll ein Konzept für einen gebrandeten Food Truck sowie zwei Produktvorschläge für die Kampagnentour vorlegen. Das Thema EU – Bio, Genuss, Nachhaltigkeit soll hierbei beachtet werden. Es sind zwei Food Truck-Touren in den zwei Jahren vorgesehen. Mögliche Themen sind z.B Eis/Sorbet, Smoothie / Ingwershot, Fisch /eine vegetarische Alternative (z.B.: Gemüsechips) o.ä. Aufgrund der Menge, die umgesetzt werden soll (siehe KPI), sollte das Handling unkompliziert und schnell umsetzbar sein. Weitere mögliche Aspekte sind: verpackte und gebrandete kleine Portionen zum Herausgeben. Das Angebot der Verkostung wird in Absprache mit Dienstleister und Anbieter finalisiert. Der Food Truck muss allen gesetzlichen hygienischen Standards gerecht werden. Des Weiteren ist bei der Konzeption die Einbindung von VR-Brillen und Werbemaßnahmen zu beachten (bezogen auf personelle und technische Ausstattung). Für Details siehe Absatz 7. 2. Truck-Miete und Branding: Die Buchung und das Branding des Trucks liegen in der Verantwortung des Dienstleisters. Der Food Truck soll eindeutig als Projektstand zu erkennen sein. Des Weiteren sollen die Bieter ein kreatives Konzept erstellen, wie weitere Maßnahmen zur Aufmerksamkeitsgewinnung in den Stand integriert werden können (siehe 7.). Folgende Punkte werden mit dem Auftraggeber abgestimmt: • Art und Größe des Trucks • Außen- und Innenbeklebung / Branding (diese soll projektbezogen sowie „themenbezogen“, also abhängig vom Produkt, sein) Food Truck soll auch für Indoor-Events einsetzbar sein. Darüber hinaus sollte der Food Truck klar den ökologischen Gedanken und die Nachhaltigkeit repräsentieren. CI-Vorgaben des Projektes sind im Anhang zu finden (siehe Anhang 6). 3. Ausstattung und Logistik Der Bieter soll in seinem Konzept darlegen, welche Ausstattung (Fahrzeug und Inventar) für die Food Truck-Tour notwendig ist. Dafür sind Parameter solche wie das Angebot einer Verkostung und die damit verbundene Logistik, Standort bzw. Regeln und Vorgaben der Events entscheidend. Der Dienstleister hat dafür Sorge zu tragen, dass der Auf- und Abbau reibungslos gewährleistet werden kann und stellt sicher, dass das hierfür benötigte Equipment (technische Ausrüstung) und Personal bereitgestellt wird. Die Informationen über dem Auf- und Abbau des Food Trucks sowie die maßgeblichen Voraussetzungen am Event Ort (Wasser, Strom) werden im Angebot aufgelistet. Der Dienstleister ist verpflichtet, alle zur Erbringung der Leistungen benötigten Hilfsmittel (z.B. Kühlschrank, Werkzeuge) und Hilfsstoffe (z.B. Reinigungsmittel, Kabel, Klebeband und sonstige Verbrauchsmaterialien) zu stellen, die für den sachgerechten Aufbau sowie die Wartung benötigt werden. Er gewährleistet, dass der Food Truck-Stand durch Fachpersonal sachgerecht aufgebaut wird und dass der Aufbau sicher ist und keine Gefährdung der Besucher (z.B. lockere Kabelverlegung auf den Boden, Stolperfallen) besteht. Der Dienstleister muss des Weiteren sämtliche Richtlinien der jeweiligen Eventorte einhalten. 4. Präsenz als Ansprechpartner vor und während der Eventtage, Reporting und Dokumentation Eine regelmäßige Abstimmung telefonisch, per E-Mail, per Konferenzdienst Teams/Zoom oder persönlich in den Räumlichkeiten des Auftraggebers (Gräfelfing) muss eingeplant und sichergestellt werden. Aus Nachhaltigkeitsgründen sind Abstimmungen ohne notwendige Reisen zu bevorzugen. Die Erreichbarkeit einer deutschsprachigen hauptverantwortlichen Ansprechperson bei dem Dienstleister muss werktags sichergestellt sein. Darüber hinaus soll der zukünftige Dienstleister an allen Eventtagen (siehe unter Leistungszeitraum) mit mindestens einem Ansprechpartner vor Ort sein und für eventuelle Fragen und bei Problemen zur Verfügung stehen. Der Dienstleister benennt eine weitere deutschsprachige Ansprechperson für den Vertretungsfall, die dieselbe Reaktionszeit erfüllt. Der Dienstleister soll dafür Sorge tragen, dass er eigenständig und in voller Verantwortung im Namen des Auftraggebers die Durchführung der Events umsetzt. Des Weiteren unterstützt der Dienstleister en Auftraggeber beim Reporting, der Evaluation und der Dokumentation des Events mit Kennzahlen und Fotos. 5. Service-Personal zur Bewirtung und Kampagnenbegleitung Während des gesamten Eventzeitraumes (siehe unter Leistungszeitraum) muss der zukünftige Dienstleister Service-Personal zur Verfügung stellen, das während des gesamten Eventzeitraumes eingeplant ist. Aufgaben umfassen: • Servicetätigkeiten (Produkt anbieten, servieren, abräumen) • Den Food Truck sowie das Umfeld stets sauber halten sowie eine fachgerechte Müllentsorgung gewährleisten • Im Umfeld des Food Trucks je nach Bedarf ausreichend Personal / Host:ess einzuplanen, welches Fragen beantworten, die VR-Brillen bedienen sowie Flyer/Broschüre und Werbeartikel verteilen können • Die Kompetenz, kleinere auftretende technische und organisatorische Probleme selbstständig lösen zu können. 6. Orte der Leistungserbringung Die Tour mit den jeweiligen Eventtagen und Städten für den Food Truck wird in gemeinsamer Abstimmung zwischen Dienstleister und Anbieter final abgestimmt. Ziel sind Events mit hoher Besucherzahl. Generell von Interesse sind: Endverbrauchermessen, größere Aktionstage in Innenstädten, Festivals und Familien-Events. Grundvoraussetzung ist, dass die Veranstaltungen in der Summe folgende Ziele erreicht: • Output indicators: 80 Eventtage • Result indicators: 240.000 indirekte Kontakte // 80.000 direkte Kontakte (Produktabgabe) Hierfür sind folgende Zeiträume mit entsprechenden Tagen und Städten vorgegeben: • Jahr 2023/24: 50 Tage in 7 deutschen Städten • Jahr 2024/25: 30 Tage in 4 deutschen Städten Startzeitpunkt der ersten Food Truck-Tour ist im August 2023 angedacht. Hierfür legt der Dienstleister für das Jahr 2023/2024 einen Vorschlag für eine angedachte Route vor. 7. Kommunikation und Werbeartikel Die Bieter soll auf den Events Werbeartikel verteilen. Hierzu soll der Bieter Vorschläge in seiner Angebotserstellung unterbreiten. Folgende Werbemittel sind bereits vorhanden und sollen eingebunden werden: Broschüre und Flyer. Weitere Werbeflächen wie Rollups können ebenfalls genutzt werden. Des Weiteren werden VR-Filme produziert, die bei der Food Truck Tour eingesetzt werden sollen. Diese sollen mit entsprechender personeller Begleitung für die wartenden Gäste und interessiertes Publikum angeboten werden. Das gestellte Equipment umfasst: VR-Brillen, Ladekabel, Reinigungsmittel. Das Konzept das Bieters soll Vorschläge enthalten: Personal, Einbettung der VR in das Food Truck Konzept (separater Bereich vor den Food Truck), Möglichkeit die VR-Brillen zu laden. II.2.5) Zuschlagskriterien: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt. II.2.6) Geschätzter Wert ohne MwSt.: 287300,00 EUR II.2.7) Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems: Beginn: 01.06.2023 / Ende: 31.03.2025; Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote: Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11) Angaben zu Optionen: Optionen: nein II.2.12) Angaben zu elektronischen Katalogen: entfällt II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union: Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: ja; Projektnummer oder -referenz: 101046195-BEING ORGANIC in EU II.2.14 Zusätzliche Angaben: Abschnitt III - Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1) Teilnahmebedingungen III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Nachweis Eintragung Handels-/Berufsregister; nicht älter als 12 Monate. EEE gefordert (siehe Ausschreibungsunterlagen). III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Mindestumsatz 200.000 Euro im letzten Jahr; Möglicherweise geforderte Mindeststandards: entfällt III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Insgesamt sind 3 Referenzen einzureichen. Bitte stellen Sie auch Bildmaterial zu jeder Referenz zur Verfügung. Diese müssen folgende Anforderungen erfüllen: - nicht älter als 5 Jahre sein - Auftragswert von mindestens 10.000 Euro - eine Eventverkostung/ Food Truck Verkostung Eine detaillierte Angabe zu den inhaltlichen Bewertungen können Sie dem Evaluationsbogen entnehmen.; Möglicherweise geforderte Mindeststandards: entfällt III.1.5) Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen: entfällt III.2) Bedingungen für den Auftrag III.2.1) Angaben zu einem besonderen Berufsstand (nur für Dienstleistungsaufträge): entfällt III.2.2) Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: nicht angegeben III.2.3) Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind: entfällt Abschnitt IV Verfahren IV.1) Beschreibung IV.1.1) Verfahrensart: Offenes Verfahren. Beschleunigtes Verfahren: nein IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem: nicht angegeben. IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs: entfällt IV.1.6) Angaben zur elektronischen Auktion: Eine elektronische Auktion wird durchgeführt: nein; IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA): Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein IV.2) Verwaltungsangaben IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren: nicht angegeben IV.2.2) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge: Tag: 06.05.2023; Ortszeit: 12:00 IV.2.4) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch IV.2.6) Bindefrist des Angebots: Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15.07.2023 IV.2.7) Bedingungen für die Öffnung der Angebote: Tag: 08.05.2023; Ortszeit: 10:00, Ort: ; Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren: Abschnitt VI Weitere Angaben VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags: Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein; Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: nicht angegeben VI.2) Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen: Aufträge werden elektronisch erteilt. Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert. Die Zahlung erfolgt elektronisch VI.3) Zusätzliche Angaben: entfällt VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren: Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern Regierung von Oberbayern; Postanschrift: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern; Ort: München; Postleitzahl: 80534; Land: Deutschland; E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de; Telefon: +49 892176-2411; Internet-Adresse: http://www.regierung.oberbayern.bayern.de/behoerde/mittelinstanz/vergabekammer; Fax: +49 892176-2847 VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 06.04.2023 Marketing/ Werbung,Organisation von Veranstaltungen,Gastgewerbe/ Gastroservice

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