Planung und Umsetzung von Presse-Reisen

Stammdaten

Auftraggeber

Naturland e.V.

Veröffentlicht

31.07.2023

Notice-Typ

Vergabeergebnis

CPV-Code

22200000 — Druck- und Verlagserzeugnisse

Branche

Beratung & Dienstleistungen

Rechtsgrundlage

EU-Oberschwelle

Beschreibung

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1) Name und Adressen: Offizielle Bezeichnung: Naturland e.V.; Nationale Identifikationsnummer: nicht angegeben; Postanschrift: Kleinhaderner Weg 1; Ort: Gräfelfing; NUTS-Code: DE21H; Postleitzahl: 82166; Land: Deutschland; Kontaktstelle(n): nicht angegeben; Telefon: nicht angegeben; E-Mail: projects@naturland.de; Fax: nicht angegeben; Internet-Adresse(n): Hauptadresse: www.naturland.de; Adresse des Beschafferprofils: nicht angegeben I.2) Gemeinsame Beschaffung: Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers: Andere: eingetragener Verein I.5) Haupttätigkeiten: Andere Tätigkeit: Verband für ökologische Landwirtschaft Abschnitt II: Gegenstand II.1) Umfang der Beschaffung II.1.1) Bezeichnung des Auftrags: Planung und Umsetzung von Presse-Reisen; Referenznummer der Bekanntmachung: BOEU 04/2023 II.1.2) CPV-Code Hauptteil: 79952000; CPV-Code Zusatzteil: II.1.3) Art des Auftrags: Dienstleistungen II.1.4) Kurze Beschreibung: Im Rahmen des EU-Projekts „BEING ORGANIC in EU“ soll mehr Bewusstsein für die Vorteile ökologischer Landwirtschaft und mehr Vertrauen in EU-Bio-Lebensmittel geschaffen werden. Hierfür entwickelt Naturland als Projektpartner diverse Kommunikationsmaßnahmen und Aktivitäten. Ein Bestandteil der Kommunikationskampagne im Rahmen des Projektes sind drei Presse Reisen „Safari Events“ in den Jahren 2023 und 2024 in Deutschland. Die Zielgruppe sind Media Multiplikatoren wie Journalisten, Influencer, KOLs und im Folgenden die Konsumenten. Für die Planung und Umsetzung der Presse Reisen wird ein Dienstleister beauftragt, der durch diese Ausschreibung gefunden werden soll. Das endgültige Konzept für drei Presse Reisen und die Tour wird zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber abgestimmt. Ziel sind hier Veranstaltungen, um das Thema biologische Landwirtschaft in seiner Vielfalt greifbarer zu machen. Schwerpunkte sind Nachhaltigkeit und Klima und ökologische Landwirtschaft. II.1.6) Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.1.7) Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 147000,00 EUR. II.2) Beschreibung II.2.1) Bezeichnung des Auftrags: Los-Nr.: entfällt II.2.2) CPV-Code Hauptteil: 79952000; CPV-Code Zusatzteil: ; CPV-Code Hauptteil: 22200000; CPV-Code Zusatzteil: II.2.3) NUTS-Codes: DE; Hauptort der Ausführung: Postleitzahl: 82166; Ort: Gräfelfing; Land: Deutschland II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: Arbeitsumfang Folgende Aktivitäten sollen von dem zu beauftragenden Dienstleister durchgeführt werden: 1. Idee „Safari Events“ Der Dienstleister soll ein Konzept für die erste Presse Reise in 2023 in seinem Angebot vorlegen. Ziel sind bei allen drei Presse Reisen: Besuche bei verschiedenen BIO-Lieferkettenbetreiber wie Erzeuger, Verarbeitungsbetrieben oder Händlern mit Media Multiplikatoren. Für die Presse Reisen soll jeweils die Idee für den Veranstaltungsort, das Thema und das dazugehörige Rahmenprogramm in Absprache mit dem Auftraggeber definiert und finalisiert werden. Ein Konzept für die erste Pressereise soll in der Bewerbung ausgearbeitet werden: Locationvorschlag, Thema und Rahmenprogramm. Hierbei steht im Fokus den Media Multiplikatoren „the organic farming experience“ näher zu bringen. Folgende Kommunikationsziele dienen als Leitfaden. Ziele der Kommunikationsmaßnahmen: • Bedeutung des EU-Bio-Siegels (“Follow the Leaf”) • Öko-Landbau und natürliche Lebensmittelproduktion (“Organic farming: producing food using natural substances and processes”) • Nachhaltigkeit (“More Organic, more sustainability: thinking to future generations”) • Mehr Bio essen (“Eat more organic”) Die Vorgaben des CI Manual (siehe Anhang 6) soll in die Kommunikation miteingebunden werden. 2. Media Multiplikatoren Die eingeladenen Gäste sind Media Multiplikatoren wie Journalisten, Influencer, KOLs. Für die Presse Reisen ist es daher wichtig, dass die Orte und die ausgewählten Themen interessant, spannend und ein in sich stimmiges Konzept abgeben. Ziel ist es im Folgenden eine große Reichweite bei den Konsumenten, durch verschiedene Kommunikationskanäle zu erreichen. Die Auswahl und Einladung sind zwischen Dienstleister und Auftraggeber abzustimmen. 3. Umsetzung und Location Der Dienstleister ist für die Planung und Umsetzung der gesamten Events zuständig. Dabei sind folgende Aufgaben zu erfüllen und im Angebot aufzulisten, welche in regelmäßiger Abstimmung mit dem Auftraggeber abgestimmt werden: Themenvorschläge mit passendem Programm, Veranstaltungsorte, Servicepersonal, Auswahl Teilnehmer und Versand Einladungen, Dokumentation Ergebnisindikatoren. Für die Kontaktaufnahme mit den Lieferkettenbetreibern, Verarbeitungsbetrieben, Händlern, sowie den Absprachen für einen Betriebsbesuch steht der Auftraggeber zur Verfügung: Terminkoordination, Festlegen der Rahmenbedingungen, weitere Details wie z.B. Fotorechte und Hygienemaßnahmen vor Ort, ggfls. Verpflegung. 4. Präsenz als Ansprechpartner vor und während der Presse Reise, Reporting und Dokumentation Eine regelmäßige Abstimmung telefonisch, per E-Mail, per Konferenzdienst Teams/Zoom oder persönlich in den Räumlichkeiten des Auftraggebers (Gräfelfing) muss eingeplant und sichergestellt werden. Aus Nachhaltigkeitsgründen sind Abstimmungen ohne notwendige Reisen zu bevorzugen. Die Erreichbarkeit einer deutschsprachigen hauptverantwortlichen Ansprechperson bei dem Dienstleister muss werktags sichergestellt sein. Darüber hinaus soll der zukünftige Dienstleister an allen Eventtagen (siehe unter Leistungszeitraum) mit mindestens einem Ansprechpartner vor Ort sein und für eventuelle Fragen und bei Problemen zur Verfügung stehen. Der Dienstleister benennt eine weitere deutschsprachige Ansprechperson für den Vertretungsfall, die dieselbe Reaktionszeit erfüllt. Der Dienstleister soll dafür Sorge tragen, dass er eigenständig und in voller Verantwortung im Namen des Auftraggebers die Durchführung der Presse Reisen umsetzt. Des Weiteren unterstützt der Dienstleister en Auftraggeber beim Reporting, der Evaluation und der Dokumentation des Events mit Kennzahlen und Fotos. KPI der Events: • Output indicator: 3 Safari Events // 15 (DE) Media Multiplicators // 90 (DE) contents published by Media Multiplicators • Result indicators: 63,000,000 (DE) indirect contacts Leistungszeitraum Der Dienstleistungszeitraum umfasst die Jahre 2023, 2024 und 2025. Eine Auflistung der Leistungspakete in den jeweiligen Jahren befindet sich im Anschluss. Die genauen Termine in den Jahren werden zeitnah mit Dienstleister und Auftraggeber vereinbart. II.2.5) Zuschlagskriterien: Die nachstehenden Kriterien: Qualitätskriterium - Name: Bewertung der 3 eingereichten Referenzen / Gewichtung: 6 Punkte; Qualitätskriterium - Name: 2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Konzept für die erste PR Reise in 2023 / Gewichtung: 12 Punkte; Qualitätskriterium - Name: 2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Ressourcen, Zeitmanagement und Durchführung der PR Reise / Gewichtung: 8 Punkte; Qualitätskriterium - Name: 2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Kompetenzen und Erfahrung im Bereich Pressereisen und Events / Gewichtung: 6 Punkte; Qualitätskriterium - Name: 2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Kontakte zu Presse und Erfahrung mit Journalisten und Influencer / Gewichtung: 6 Punkte; Qualitätskriterium - Name: 2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Beachtung der Vorgaben und Leitlinien des Projekts (CI Manual) / Gewichtung: 6 Punkte; Kostenkriterium - Name: Preis: Niedrigster Preis / Gewichtung: 6 Punkte; Kostenkriterium - Name: Preis: Höchster Preis / Gewichtung: 1 Punkt; Kostenkriterium - Name: Preis: Weder günstigster noch höchster Preis / Gewichtung: 3 Punkte; II.2.11) Angaben zu Optionen: Optionen: nein II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union: Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: ja; Projektnummer oder -referenz: 101046195-BEING ORGANIC in EU II.2.14 Zusätzliche Angaben: Abschnitt IV Verfahren IV.1) Beschreibung IV.1.1) Verfahrensart: Offenes Verfahren. Beschleunigtes Verfahren: nein IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem: nicht angegeben. IV.1.6) Angaben zur elektronischen Auktion: nicht angegeben; IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA): Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein IV.2) Verwaltungsangaben IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren: Bekanntmachungsnummer im EU-Amtsblatt: 2023/S 079-239000 IV.2.8) Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems: nicht angegeben IV.2.9) Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation: nicht angegeben Abschnitt V Auftragsvergabe Auftrags-Nr.: nicht angegeben Los-Nr.: entfällt Bezeichnung des Auftrags: Planung und Umsetzung von Presse-Reisen V.2) Auftragsvergabe V.2.1) Tag des Vertragsabschlusses: 2023-07-17 V.2.2) Angaben zu den Angeboten: Anzahl der eingegangenen Angebote: 3; Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: nicht angegeben; Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: nicht angegeben; Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: nicht angegeben; Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: nicht angegeben Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein V.2.3) Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde: Offizielle Bezeichnung: public insight OHG; Nationale Identifikationsnummer: nicht angegeben; Postanschrift: nicht angegeben; Ort: München; NUTS-Code: DE212; Postleitzahl: nicht angegeben; Land: Deutschland; Kontaktstelle(n): nicht angegeben; Telefon: nicht angegeben; E-Mail: aklasterer@publicinsight.de; Fax: nicht angegeben; Internet-Adresse(n): Hauptadresse: nicht angegeben; Adresse des Beschafferprofils: nicht angegeben; Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja V.2.4) Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.): Gesamtwert des Auftrags/Loses: 147000,00 EUR. V.2.5) Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen: entfällt Abschnitt VI Weitere Angaben VI.3) Zusätzliche Angaben: entfällt VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren: Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern Regierung von Oberbayern; Postanschrift: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern; Ort: München; Postleitzahl: nicht angegeben; Land: Deutschland; E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de; Telefon: nicht angegeben; Internet-Adresse: nicht angegeben; Fax: nicht angegeben VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 27.07.2023 Lehrmittel/ Bücher/ Druckerzeugnisse,Organisation von Veranstaltungen