Aussonderung von mikrobiell kontaminierten Unterlagen und deren weitere Behandlung

Das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (StMI) bzw. dessen Registratur ? Auftraggeber (AG) ? bewahrt am Standort der VI. Bereitschaftspolizeiabteilung (BPA), John-F.-Kennedy-Platz 1, 85221 Dachau, circa 800 laufende Meter (lfm) auszusondernde Unterlagen (hauptsächlich Papierakten, wenige Videokassetten) auf. Aufgrund ungünstiger Lagerungsbedingungen (Kellergeschoss) sind die Unterlagen feucht und weisen in Teilen mikrobielle Kontaminationen auf, vergleiche hierzu im Weiteren die Vergabeunterlagen.

Voraussichtlich werden etwa 20% der auszusondernden Unterlagen archivwürdig sein ? diese sind zur Abgabe an das Bayerische Hauptstaatsarchiv (HStA) vorgesehen. Die archivwürdigen Unterlagen sind seitens des Auftragnehmers (AN) nach Herausnahme aus der Ablage einer Aufbereitung (Trockenlagerung und -reinigung) zuzuführen. Die weiteren Unterlagen, deren Archivwürdigkeit verneint wird und die durch den AG auch nicht anderweitig aufbewahrt werden (circa 80% der auszusondernden Unterlagen), sind durch den AN datenschutzgerecht zu vernichten, vergleiche hierzu nur die Nummer (Nr.) 14. der Aussond-Bek. Beiden Zielsetzungen (?Archivierung? und ?Vernichtung?) geht ein physischer Selektierungsprozess durch den AN voraus, bei dem die aus der Ablage herausgenommenen Unterlagen nach Vorgabe von bewerteten Aussonderungsverzeichnissen seitens des AG in zu vernichtende Unterlagen (?V?) einerseits und zu archivierende und dafür weiter zu behandelnde Unterlagen (?A, B?) andererseits getrennt werden.