Fachassistent*in Office- und Veranstaltungsmanagement (EG 9a)

Fachassistent*in Office- und Veranstaltungsmanagement (EG 9a) (TVöD Bund 9a, Stellenvolumen bis zu 100%) Ihre Aufgaben: In Ihrer anspruchsvollen und vielseitigen Rolle übernehmen Sie sowohl Aufgaben im Office- als auch im Veranstaltungsmanagement des Deutschen Volkshochschul-Verbandes. Sie unterstützen aktiv beim Aufbau und der Organisation des neuen Standorts Berlin, arbeiten eng mit den Teams vor Ort zusammen und sind verantwortlich für die Planung, Durchführung und Nachbereitung bundesweiter und örtlicher Sitzungen und Veranstaltungen. Officemanagement Aufbau der Büroorganisation des neuen Standorts Berlin: Einrichtung von Strukturen, Prozessen und Kommunikationswegen sowie Koordination von Büroinfrastruktur und -ausstattung Sekretariats- und Assistenzaufgaben mit organisatorischem Schwerpunkt Etablierung eines modernen Büroumfelds und Mitgestaltung einer flexiblen, zeitgemäßen Arbeitswelt Diverse administrative Tätigkeiten: Posteingang/-ausgang, Rechnungsprüfung, Bestellungen, Reisemanagement Ansprechpartner*in für zentrale Dienste und externe Dienstleister (z.B. Buchhaltung, Controlling, Hausverwaltung, Handwerker, Reinigungsfirma) Budget- und Kostenkontrolle im Office-Bereich Pflege des CRM-Systems Veranstaltungsmanagement Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Gremiensitzungen, politische Veranstaltungen, Fortbildungen und Konferenzen in regelmäßigen Größenordnungen von 20 bis 100 Teilnehmenden) Recherche, Beauftragung und Steuerung von Locations, Hotelkontingenten und Dienstleistern (Catering, Technik für hybride/digitale Veranstaltungen etc.) Interne Koordination mit den Planungsverantwortlichen für Veranstaltungsinhalte sowie mit Buchhaltung und Controlling; Erstellung und fortlaufende Aktualisierung von Kostenübersichten Reisemanagement und Anmelde- und Teilnehmendenverwaltung (Teilnehmendenlisten, Namensschilder, Verwaltung im CRM-System) Erstellung von Ablaufplänen sowie Bearbeitung von Präsentationen und weiteren Unterlagen Ve