Projektleitung zur Einführung eines DMS

Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung. Die vollständigen Präsentationsunterlagen sind mit Angebotsabgabe einzureichen. Sowohl die Projektleitung als auch die Stellvertretung müssen am Präsentationstermin zu erscheinen. Die Projektleitung präsentieret mit Hilfe der Stellvertretung ein Konzept für das Change-Management bei der KVBW sowie eine Leitidee zur Umsetzung einer Kommunikationsstrategie und des Stakeholder-Managements im Rahmen eines Präsentationstermins mir der Dauer von 30 Minuten. Hierbei sind mindestens folgende Punkte einzubeziehen: Entwickeln Sie einen detaillierten Maßnahmenplan, der die Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) unterstützt und auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Perspektiven der verschiedenen Stakeholder eingeht. Bitte erläutern Sie, wie unterschiedliche Erwartungshaltungen an das bestehende DMS und dessen Funktionalität (bzw. dessen Nutzen) bei der Entwicklung des Plans berücksichtigt werden. Beschreiben Sie spezifische Maßnahmen, um die Akzeptanz des neuen Systems über alle relevanten Ebenen hinweg zu fördern und Widerstände gezielt zu adressieren. Erstellen Sie einen umfassenden Kommunikationsplan, der die regelmäßige und zielgerichtete Information aller relevanten Stakeholder (Führungskräfte, Endanwender) sicherstellt und die Akzeptanz des neuen Systems fördert. Geben Sie an, welche Kommunikationskanäle (z.B. Meetings, E-Mails, Workshops, Newsletter) zur regelmäßigen Information verwendet werden. Beschreiben Sie die Vorgehensweise zur aktiven Einbindung der Stakeholder in den Change-Management-Prozess und zur Förderung der Akzeptanz des neuen Systems. Berücksichtigen Sie in der Kommunikation den jeweils unterschiedlichen Wissensstand und die Erwartungen der Stakeholder. Stellen Sie dar, wie Sie Feedback von Stakeholdern einholen und in den weiteren Prozess integrieren wollen.

Zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufes im Rahmen der Vertragsumsetzung hat der Bieter mit seinem Angebot ein Konzept für einen vorgangsbezogenen Aktenplan mit einem Umfang von maximal 4 DIN-A4 Seiten in deutscher Sprache einzureichen. Achtung: nicht lesbare Inhalte, z.B. aufgrund zu geringer Schriftgröße, werden nicht gewertet! Der Aktenplan soll sich beispielhaft an Inhalte einer öffentlichen Verwaltung orientieren und eine klare Struktur für die Ablage und Verwaltung von Dokumenten bieten. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen/zu berücksichtigen: - Vorgaben aus der Verwaltungsvorschrift zur Aktenführung - Beispielhafte Darstellung der vorgesehenen Metadaten, die für den automatisierten Zugriff hinterlegt werden sollen - Nutzung der Technologie der Firma d.velop, insbesondere der Module d.velop documents und d.velop process, um den Aktenplan in die bestehende Infrastruktur der Organisation zu integrieren. - Integration von Künstlicher Intelligenz (KI), z.B. zur automatisierten Texterkennung (OCR) und Dokumentenklassifikation, zur Steigerung der Effizienz und zur Automatisierung von Prozessen. - Berücksichtigung der Erweiterbarkeit des Systems, insbesondere die Möglichkeit, den Aktenplan an zukünftige gesetzliche Anforderungen oder neue Funktionen anzupassen. Dem Auftraggeber kommt es bei der Darstellung insbesondere auf die Klarheit, Funktionalität und Anpassungsfähigkeit des Aktenplans an, der durch den Einsatz moderner Technologie flexibel an die sich ständig ändernden Anforderungen der ambulanten Versorgung in Baden-Württemberg angepasst werden kann.