Erstangebot: Bereitstellung und Betrieb einer "All-in-one"-HR-Lösung als Software-as-a-Service

In der Datei "Leistungsverzeichnis" sind in den jeweiligen Registern Bewertungskriterien vorgesehen. Gibt der Bieter für das jeweilige Bewertungskriterium in der Spalte E "Ja" an, erhält er hierfür die in der Spalte G genannte Punktzahl. Die im jeweiligen Bewertungskriterium erreichte Punktzahl wird in Spalte H angezeigt. Die vom Bieter für alle Bewertungskriterien des "Leistungsverzeichnisses" erzielten Punkte (im Register "0. Bewertungsmatrix" in der Zelle H20) sind die im Zuschlagskriterium Nr. 1 "Bewertungskriterien aus Leistungsverzeichnis" erreichten Bewertungspunkte (gerundet auf zwei Nachkommastellen).

Im Zuschlagskriterium "Usability-Konzept" wird die Benutzerfreundlichkeit der angebotenen Software in zwei verschiedenen Unterkriterien bewertet. "Benutzerfreundlich" im Sinne dieses Zuschlagskriteriums einschließlich der Unterkriterien bedeutet, dass die Software von den Benutzern (Mitarbeiter der Personalabteilung, Sachgebietsleiter, Abteilungsleiter; für Self-Service-Funktion: alle Mitarbeiter des Landratsamts) intuitiv, effektiv und effizient angewendet werden kann. "Intuitiv" bedeutet, dass die Bedienung der Software für Benutzer selbsterklärend (d.h. ohne Schulung verständlich) ist. "Effektiv" bedeutet, dass der Benutzer sein Ziel erreichen kann. "Effizient" bedeutet, dass das Ziel mit möglichst geringem Aufwand erreichbar ist. Anforderungen an das Konzept: Der Bieter hat in seinem Usability-Konzept für die nachfolgend genannten Unterkriterien Nr. 1 und 2 nachvollziehbar dazulegen, wie er im Auftragsfall die Erreichung des in den Unterkriterien genannten Ziels sicherstellt. Unterkriterium Nr. 1: Benutzerfreundlichkeit der Software Ziel ist die Benutzerfreundlichkeit der angebotenen Software im o.g. Sinn im Hinblick auf die Aspekte "Benutzerführung", "Anpassungsfähigkeit" und "Design". Der Bieter hat für jeden dieser Aspekte zu beschreiben, wie er im Auftragsfall die Erreichung dieses Ziels sicherstellt. a. Benutzerführung: Der Bieter hat darzustellen, wie die Software den Benutzer durch die verschiedenen Funktionen führt, inklusive Hilfestellungen bei der Bedienung. b. Anpassungsfähigkeit: Der Bieter hat darzustellen, wie die Software auf unterschiedliche Nutzeranforderungen (z.B. verschiedene Rollen und Berechtigungen) reagiert und sich den Arbeitsabläufen anpasst. c. Design: Der Bieter hat die Gestaltung der Benutzeroberfläche im Hinblick auf Klarheit und Lesbarkeit zu beschreiben. Unterkriterium Nr. 2: Benutzerfreundlichkeit bei der mobilen Nutzung Ziel ist die Benutzerfreundlichkeit bei der mobilen Nutzung. Der Bieter hat dazustellen, ob und inwiefern die Software auch für mobile Endgeräte optimiert ist und dadurch die Benutzerfreundlichkeit bei der mobilen Nutzung sichergestellt ist. Der Bieter hat in einer von ihm erstellten Anlage zum "Zuschlagskriterium Nr. 2" zu beschreiben, wie er das Ziel in dem jeweiligen Unterkriterium im Falle der Zuschlagserteilung erfüllen wird. Der Bieter hat diese Anlage bis zum Ablauf der Angebotsfrist mit den übrigen Angebotsbestandteilen auf dem E-Vergabeportal hochzuladen. Die Anlage darf Screenshots und Grafiken enthalten. Die Anlage darf (für alle Unterkriterien gemeinsam) einen Umfang von max. 10 DIN-A4-Seiten einschließlich etwaiger Screenshots und Grafiken nicht überschreiten. Andernfalls werden nur die ersten 10 DIN-A4-Seiten gewertet. Die Schrift in der Anlage muss mindestens Schriftgröße 10,5 und Schriftart "Arial" betragen. Das gilt auch für Schrift in Grafiken oder Screenshots.

Im Zuschlagskriterium "Projektmanagement-Konzept" wird das Projektmanagement des Bieters bewertet. Anforderungen an das Konzept: Der Bieter hat in seinem Konzept nachvollziehbar dazulegen, wie er im Auftragsfall die Erreichung des nachfolgend genannten Ziels sicherstellt. Ziel des Auftraggebers ist, dass der Auftragnehmer den in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Zeitpunkt für das Go-Live der Software unter Wahrung der nach 1.2. des EVB-IT Erstellungsvertrags vereinbarten Kostenschätzung gewährleistet. Der Bieter hat in seinem einzureichenden Konzept dabei insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen: - Projektorganisation und Verantwortlichkeiten: Der Bieter muss die für den Auftragsfall geplante Projektorganisation, inklusive der Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten beim Auftragnehmer sowie beim Auftraggeber, nachvollziehbar darstellen. - Meilensteine und Zeitplan: Der Bieter hat auf die folgenden Fragen einzugehen: Welche konkreten Meilensteine hat er zur Erreichung des Go-Live geplant? Wie erstellt und überwacht er den Zeitplan? - Risikomanagement: Der Bieter hat auf die folgenden Fragen einzugehen: -- Welche Risiken kann aus seiner Sicht die Einhaltung des in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Go-Live-Termins gefährden? -- Wie identifiziert, bewertet und mitigiert der Bieter diese Risiken im Auftragsfall? - Kostenmanagement: -- Wie gewährleistet der Bieter im Auftragsfall eine Kostentransparenz für den Auftraggeber? -- Wie stellt der Bieter im Auftragsfall sicher, dass die nach 1.2. des EVB-IT Erstellungsvertrags vereinbarte Kostenschätzung eingehalten wird? Der Bieter hat in einer von ihm erstellten Anlage zum "Zuschlagskriterium Nr. 3" zu beschreiben, wie er das Ziel im Falle der Zuschlagserteilung erfüllen wird. Der Bieter hat diese Anlage bis zum Ablauf der Angebotsfrist mit den übrigen Angebotsbestandteilen auf dem E-Vergabeportal hochzuladen. Die Anlage darf Screenshots und Grafiken enthalten. Die Anlage darf einen Umfang von max. 5 DIN-A4-Seiten einschließlich etwaiger Screenshots und Grafiken nicht überschreiten. Andernfalls werden nur die ersten 5 DIN-A4-Seiten gewertet. Die Schrift in der Anlage muss mindestens Schriftgröße 10,5 und Schriftart "Arial" betragen. Das gilt auch für Schrift in Grafiken oder Screenshots.