Beschaffung eines neuen Telefonsystems auf Basis eines Cloud-Konzeptes für die gesamte Kreisverwaltung Recklinghausen

Beschreibung

Der Auftraggeber hat dieses Verfahren mehrfach aktualisiert — chronologisch, neueste zuerst.

1. 01.09.2026 📄 Unterlagen

   Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen des Lastenhefts V2.4 ? V3.2 - Ausschreibungsgegenstand präzisiert: Der Leistungsgegenstand wurde eindeutig auf eine eigenständige Public-Cloud-PBX als SaaS-Lösung ausgerichtet. Private-Cloud-, On-Premises- oder Hybridmodelle bleiben als produktives Hauptsystem ausgeschlossen. - Lokale Notfall-/Standby-PBX aus der Ausschreibung entfernt: In V2.4 war eine lokale virtuelle Standby-PBX einschließlich Lizenzierung, Synchronisation, Administration, Trunk-Umschaltung und PoC Bestandteil der Anforderungen. Diese Vorgaben wurden vollständig aus dem Beschaffungsumfang entfernt. - Krisenkommunikation neu abgegrenzt: Ein mögliches zukünftiges lokales Krisenkommunikationssystem wird ausdrücklich als separates, später zu planendes und zu beschaffendes System beschrieben. Gefordert werden lediglich geeignete Schnittstellen bzw. Export-/Importmöglichkeiten zur späteren Anbindung. Eine hybride Architektur oder lokale Failover-PBX ist nicht Bestandteil dieser Vergabe. - Mengengerüst angepasst: Die Position "Lokale Notfall-/Standby-Instanz" wurde aus dem Mengengerüst gestrichen. Die drei Lizenzkategorien Vollfunktions-, Device- und Mobile-Only-Lizenz bleiben bestehen. - BSI-C5-Anforderung konkretisiert: Gefordert wird nun ausdrücklich der Betrieb der produktiven Hosting-Umgebung in einer nach BSI C5 Typ 2 geprüften Cloud-Umgebung. Der entsprechende Nachweis ist auf Anforderung in geeigneter und vertraglich zulässiger Form vorzulegen. - Lizenzmodell herstellerneutraler formuliert: Es wird ausdrücklich klargestellt, dass nicht das interne Lizenz- oder Modulmodell eines Herstellers vorgeschrieben wird. Hersteller dürfen beliebige interne Module und Lizenzen einsetzen; diese müssen lediglich transparent den drei vorgegebenen Abrechnungskategorien zugeordnet und eingepreist werden. - Rollen- und Rechtekonzept technologieoffener gestaltet: Die frühere Vorgabe konkreter Rollen wie globaler Administrator, Standortadministrator, Telefonieadministrator usw. wurde durch die allgemeine Forderung nach einem Rollen- und Rechtekonzept mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen ersetzt. Dadurch wird eine unnötige Vorgabe der herstellerspezifischen Rollenstruktur vermieden. - Microsoft-Teams-Integration präzisiert: Teams wird klar als zusätzlicher Benutzerzugang zur Cloud-PBX definiert und nicht als erforderlicher Telefonie-Core. Zudem wurde klargestellt, dass für die PBX-Integration keine zusätzliche Microsoft-Teams-Phone-Lizenz zwingende technische Voraussetzung sein darf; erforderliche Dritt- oder Herstellerlizenzen sind offenzulegen. - Einzelne technische MUSS-Anforderungen geöffnet: Beispielsweise wurde der verpflichtende Webzugang zusätzlich zu Windows- und macOS-Clients entfernt. Die nativen Desktop-Clients bleiben weiterhin MUSS-Anforderung. - Monitoring-Anforderung marktgerechter formuliert: Statt eines zwingenden zentralen Monitorings von Plattform, Trunks, Registrierungen, Clients, Endgeräten und Gesprächsqualität einschließlich Alarmierung werden nun insbesondere Plattformdienste und mandantenbezogene SIP-Trunk-Registrierungen überwacht sowie die Gesprächsqualität erfasst. - Nachweisführung und Angebotsprüfung präzisiert: Die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen sowie Anforderungen an Anforderungsmatrix, Architektur-/Datenflussdarstellung, C5-Nachweis, Lizenzzuordnung, Sicherheitsunterlagen, Teams-/Entra-ID-Integration, SIP-Dokumentation und Bietermatrix wurden konkreter beschrieben. - Gleichwertigkeit und Herstellerneutralität klarer geregelt: Technisch unterschiedliche Lösungswege bleiben zulässig, sofern die geforderten Funktionen, Sicherheits-, Betriebs- und Integrationsanforderungen vollständig nachgewiesen werden. Gleichzeitig wurden die Regeln für Abweichungen von verbindlichen MUSS-Anforderungen eindeutiger gefasst. Kurzbegründung für die Vergabeakte: Die Überarbeitung dient im Wesentlichen der klareren Abgrenzung des Beschaffungsgegenstands, der stärkeren Herstellerneutralität, der Vermeidung technischer Missverständnisse sowie der Verbesserung der Nachweisbarkeit und Vergleichbarkeit der Angebote. Gleichzeitig wurden einzelne zu spezifische technische Vorgaben geöffnet, ohne das grundlegende Ziel einer eigenständigen, sicheren und Microsoft-Teams-integrierten Public-Cloud-PBX aufzugeben.

2. 07.08.2026 📅 Frist verlängert📋 Eignungskriterien📄 Unterlagen

   Die Unterlagen wurden von einer Herstellerspezifischen zu einer Herstellerunspezifischen Ausschreibung geändert. Die Eignungsanforderungen wurden wie folgt aktualisiert: E1 - Eignungsanforderung: Befähigung zur Berufsausübung // Mindestinhalt: Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister, soweit gesetzlich vorgesehen. // Nachweis: Registerauszug oder Eigenerklärung gemäß Vergabeunterlagen. E2 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit - Referenzen // Mindestinhalt: Mindestens drei geeignete Referenzen über vergleichbare Cloud-PBX-/UC-Projekte in den letzten 4 Jahren. Das Projekt wurde nicht vor dem 01.01.2022 benonnen. Vergleichbarkeit ist insbesondere bei Public-Cloud-Betrieb und einer Microsoft-Teams-Integration, Migration gegeben. Referenzen öffentlicher und privater Auftraggeber werden gleichbehandelt. // Nachweis: Referenzliste mit Auftraggeber, Zeitraum, Datum des Projektbeginns, Umfang und Leistungsinhalt. E3 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit - Fachkunde und Herstellerzugang // Mindestinhalt: Der Bieter kann die angebotene Lösung fachgerecht liefern, konfigurieren, betreiben und unterstützen. Ein bestimmter Hersteller-Partnerstatus wird nicht verlangt. // Nachweis: Herstellerautorisierung, Schulungs-/Zertifizierungsnachweise, Supportvertrag oder gleichwertige Nachweise. E4 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähtigkeit - Projektorganisation // Mindestinhalt: Deutschsprachige Projektleitung und deutschsprachige technische Eskalationsmöglichkeit während der vereinbarten Servicezeiten. // Nachweis: Benennung von Rollen, Vertretung und Qualifikationen. E5 - Eignungsanforderung: Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit // Mindestinhalt: Angemessene Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. // Nachweis: Versicherungsnachweis oder verbindliche Erklärung zum Abschluss im Zuschlagsfall. E6 - Eignungsanforderung: Ausschlussgründe // Mindestinhalt: Nichtvorliegen zwingender und fakultativer Ausschlussgründe nach den Vergabeunterlagen. // Nachweis: Eigenerklärung beziehungsweise EEE, soweit vorgesehen. Alle weiteren Änderungen sind dem Lastenheft und der Bietermatrix zu entnehmen. Aufgrund des Versäumnisses der TED Bekanntmachung wird die Angebotsfrist auf den 07.09.2026 festgelegt.

3. 01.06.2026 📋 Eignungskriterien

   Innerhalb der zugrundeliegenden Bekanntmachung ist unter Punkt 5.1.6 folgender Passus vorhanden: "Diese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): nein". Aufgrund der zuvor durchgeführten Losaufteilung liegt hier, entgegen des genannten Passus, eine besondere Eignung für KMU vor.

Maßgeblich ist stets die Original-Bekanntmachung beim Auftraggeber. Vollständiger Verfahrensverlauf →

Vollständige Historie dieses Vergabeverfahrens — alle Phasen und Veröffentlichungen.

1. Ausschreibung Sie sind hier noch 22 Tage

   Angebote werden eingeholt

   4 Veröffentlichungen

   • Frist 02.10.2026 Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen des Lastenhefts V2.4 ? V3.2 - Ausschreibungsgegenstand präzisiert: Der Leistungsgegenstand wurde eindeutig auf eine eigenständige Public-Cloud-PBX als SaaS-Lösung ausgerichtet. Private-Cloud-, On-Premises- oder Hybridmodelle bleiben als produktives Hauptsystem ausgeschlossen. - Lokale Notfall-/Standby-PBX aus der Ausschreibung entfernt: In V2.4 war eine lokale virtuelle Standby-PBX einschließlich Lizenzierung, Synchronisation, Administration, Trunk-Umschaltung und PoC Bestandteil der Anforderungen. Diese Vorgaben wurden vollständig aus dem Beschaffungsumfang entfernt. - Krisenkommunikation neu abgegrenzt: Ein mögliches zukünftiges lokales Krisenkommunikationssystem wird ausdrücklich als separates, später zu planendes und zu beschaffendes System beschrieben. Gefordert werden lediglich geeignete Schnittstellen bzw. Export-/Importmöglichkeiten zur späteren Anbindung. Eine hybride Architektur oder lokale Failover-PBX ist nicht Bestandteil dieser Vergabe. - Mengengerüst angepasst: Die Position "Lokale Notfall-/Standby-Instanz" wurde aus dem Mengengerüst gestrichen. Die drei Lizenzkategorien Vollfunktions-, Device- und Mobile-Only-Lizenz bleiben bestehen. - BSI-C5-Anforderung konkretisiert: Gefordert wird nun ausdrücklich der Betrieb der produktiven Hosting-Umgebung in einer nach BSI C5 Typ 2 geprüften Cloud-Umgebung. Der entsprechende Nachweis ist auf Anforderung in geeigneter und vertraglich zulässiger Form vorzulegen. - Lizenzmodell herstellerneutraler formuliert: Es wird ausdrücklich klargestellt, dass nicht das interne Lizenz- oder Modulmodell eines Herstellers vorgeschrieben wird. Hersteller dürfen beliebige interne Module und Lizenzen einsetzen; diese müssen lediglich transparent den drei vorgegebenen Abrechnungskategorien zugeordnet und eingepreist werden. - Rollen- und Rechtekonzept technologieoffener gestaltet: Die frühere Vorgabe konkreter Rollen wie globaler Administrator, Standortadministrator, Telefonieadministrator usw. wurde durch die allgemeine Forderung nach einem Rollen- und Rechtekonzept mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen ersetzt. Dadurch wird eine unnötige Vorgabe der herstellerspezifischen Rollenstruktur vermieden. - Microsoft-Teams-Integration präzisiert: Teams wird klar als zusätzlicher Benutzerzugang zur Cloud-PBX definiert und nicht als erforderlicher Telefonie-Core. Zudem wurde klargestellt, dass für die PBX-Integration keine zusätzliche Microsoft-Teams-Phone-Lizenz zwingende technische Voraussetzung sein darf; erforderliche Dritt- oder Herstellerlizenzen sind offenzulegen. - Einzelne technische MUSS-Anforderungen geöffnet: Beispielsweise wurde der verpflichtende Webzugang zusätzlich zu Windows- und macOS-Clients entfernt. Die nativen Desktop-Clients bleiben weiterhin MUSS-Anforderung. - Monitoring-Anforderung marktgerechter formuliert: Statt eines zwingenden zentralen Monitorings von Plattform, Trunks, Registrierungen, Clients, Endgeräten und Gesprächsqualität einschließlich Alarmierung werden nun insbesondere Plattformdienste und mandantenbezogene SIP-Trunk-Registrierungen überwacht sowie die Gesprächsqualität erfasst. - Nachweisführung und Angebotsprüfung präzisiert: Die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen sowie Anforderungen an Anforderungsmatrix, Architektur-/Datenflussdarstellung, C5-Nachweis, Lizenzzuordnung, Sicherheitsunterlagen, Teams-/Entra-ID-Integration, SIP-Dokumentation und Bietermatrix wurden konkreter beschrieben. - Gleichwertigkeit und Herstellerneutralität klarer geregelt: Technisch unterschiedliche Lösungswege bleiben zulässig, sofern die geforderten Funktionen, Sicherheits-, Betriebs- und Integrationsanforderungen vollständig nachgewiesen werden. Gleichzeitig wurden die Regeln für Abweichungen von verbindlichen MUSS-Anforderungen eindeutiger gefasst. Kurzbegründung für die Vergabeakte: Die Überarbeitung dient im Wesentlichen der klareren Abgrenzung des Beschaffungsgegenstands, der stärkeren Herstellerneutralität, der Vermeidung technischer Missverständnisse sowie der Verbesserung der Nachweisbarkeit und Vergleichbarkeit der Angebote. Gleichzeitig wurden einzelne zu spezifische technische Vorgaben geöffnet, ohne das grundlegende Ziel einer eigenständigen, sicheren und Microsoft-Teams-integrierten Public-Cloud-PBX aufzugeben. aktuell
   • Frist 17.08.2026 Die Unterlagen wurden von einer Herstellerspezifischen zu einer Herstellerunspezifischen Ausschreibung geändert. Die Eignungsanforderungen wurden wie folgt aktualisiert: E1 - Eignungsanforderung: Befähigung zur Berufsausübung // Mindestinhalt: Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister, soweit gesetzlich vorgesehen. // Nachweis: Registerauszug oder Eigenerklärung gemäß Vergabeunterlagen. E2 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit - Referenzen // Mindestinhalt: Mindestens drei geeignete Referenzen über vergleichbare Cloud-PBX-/UC-Projekte in den letzten 4 Jahren. Das Projekt wurde nicht vor dem 01.01.2022 benonnen. Vergleichbarkeit ist insbesondere bei Public-Cloud-Betrieb und einer Microsoft-Teams-Integration, Migration gegeben. Referenzen öffentlicher und privater Auftraggeber werden gleichbehandelt. // Nachweis: Referenzliste mit Auftraggeber, Zeitraum, Datum des Projektbeginns, Umfang und Leistungsinhalt. E3 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit - Fachkunde und Herstellerzugang // Mindestinhalt: Der Bieter kann die angebotene Lösung fachgerecht liefern, konfigurieren, betreiben und unterstützen. Ein bestimmter Hersteller-Partnerstatus wird nicht verlangt. // Nachweis: Herstellerautorisierung, Schulungs-/Zertifizierungsnachweise, Supportvertrag oder gleichwertige Nachweise. E4 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähtigkeit - Projektorganisation // Mindestinhalt: Deutschsprachige Projektleitung und deutschsprachige technische Eskalationsmöglichkeit während der vereinbarten Servicezeiten. // Nachweis: Benennung von Rollen, Vertretung und Qualifikationen. E5 - Eignungsanforderung: Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit // Mindestinhalt: Angemessene Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. // Nachweis: Versicherungsnachweis oder verbindliche Erklärung zum Abschluss im Zuschlagsfall. E6 - Eignungsanforderung: Ausschlussgründe // Mindestinhalt: Nichtvorliegen zwingender und fakultativer Ausschlussgründe nach den Vergabeunterlagen. // Nachweis: Eigenerklärung beziehungsweise EEE, soweit vorgesehen. Alle weiteren Änderungen sind dem Lastenheft und der Bietermatrix zu entnehmen. Aufgrund des Versäumnisses der TED Bekanntmachung wird die Angebotsfrist auf den 07.09.2026 festgelegt. · in TED EU + oev →
   • Frist 23.06.2026 Innerhalb der zugrundeliegenden Bekanntmachung ist unter Punkt 5.1.6 folgender Passus vorhanden: "Diese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): nein". Aufgrund der zuvor durchgeführten Losaufteilung liegt hier, entgegen des genannten Passus, eine besondere Eignung für KMU vor. · in TED EU + oev →
   • Frist 23.06.2026 Original-Veröffentlichung →

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2. Wertung

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   Vergabeergebnis noch nicht veröffentlicht

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