BvA_Einführung und Betrieb eines Vertriebs-/ Abrechnungssystems mit den Sparten Strom, Gas, Wasser, Wärme, Abwasser

Der Bieter hat diverse Konzepte mit den Lösungsansätzen mit seinem Angebot einzureichen, die jeweils als Unterkriterien gewertet werden sollen: 1. Konzept Projektorganisation und Erfahrung Projektteam (maximal 4 Wertungspunkte): Der Auftraggeber erwartet hier ein Konzept zur Projektorganisation mit Festlegung der wesentlichen Schlüsselpersonen (Projektleitung, Teilprojektleitung). Bieter hat zudem ein Projektplan aufzustellen und diesen mit Abhängigkeiten zu Plausibilisieren. Der Bieter soll ein erprobtes Vorgehensmodell zur Projektumsetzung vorschlagen, welches ein Projektmanagement-Tool und Qualitätssicherungsmaßnahmen enthält. Der Auftraggeber legt hierbei bei der Bewertung besonderen Wert auf - Darstellung eines schlüssigen Projektorganigramms, das die in Anlage E01 genannten Rahmenbedingungen zur Projektorganisation berücksichtigt und Zeitabläufe wie Abhängigkeiten darstellt - Hoher Detaillierungsgrad, z.B. in Wochenschärfe als Ganttdiagramm - Berücksichtigung hinreichender Pufferzeiten und Abstimmungsabläufe mit dem Auftraggeber 2. Migrationskonzept (maximal 4 Wertungspunkte): Der Bieter schlägt in seinem Migrationskonzept eine Migrationsstrategie vor, die sich bereits in vergleichbaren Projekten bewährt hat. Dabei verdeutlicht der Bieter, dass er eine vollständige Datenmigration durchführen und bei der Testierung durch einen Wirtschaftsprüfer unterstützen kann. Das Konzept soll aufzeigen, dass der Bieter über praxiserprobte Konzepte/ Werkzeuge verfügt, um im Zuge der Migration eine Verbesserung der Datenqualität zu erreichen. Der Auftraggeber legt hierbei bei der Bewertung besonderen Wert auf - Darstellung eines plausiblen, praxiserprobten Migrations-Konzepts - Darstellung eines Zeitplans, der die in Anlage E01 genannten Meilensteine zur Migration umfasst und hinreichend Pufferzeiten aufweist. Der Zeitplan soll in Monatsschärfe aufgestellt werden. 3. Dokumentationskonzept (maximal 2 Wertungspunkte): Das Konzept beinhaltet Umfang und Art der Dokumentation des Projekts inkl. der im Laufe des Projekts vorzunehmenden Festlegungen und Einstellungen. Der Auftraggeber legt hierbei bei der Bewertung besonderen Wert auf - Darstellung eines plausiblen, praxiserprobten Dokumentations-Konzepts - Darstellung des Aufbaus der Dokumentation, z.B. anhand eines Muster-Inhaltsverzeichnisses 4. Schulungskonzept (maximal 3 Wertungspunkte): Das Konzept zeigt das Vorgehen bei der Durchführung der Schulungen auf. Der Auftraggeber legt hierbei bei der Bewertung besonderen Wert auf - Darstellung eines plausiblen, praxiserprobten Schulungs-Konzepts, aus dem u.a. hervorgeht, wann welche Benutzergruppen in welchem zeitlichen Umfang geschult werden sollen - Darstellung der Schulungsinhalte, z.B. anhand eines Muster-Inhaltsverzeichnisses Die Einzelkonzepte dürfen die maximale Seitenzahl von 3 Seiten nicht überschreiten. Hierbei sind die entsprechenden Formblätter (Anlage D07 bis D10) zu verwenden. Für jedes der zuvor benannten Einzelkonzepte gilt das nachfolgende Bewertungssystem: Für die Einzelkonzepte können jeweils maximal 4 Konzeptpunkte vergeben werden. Die Bewertung erfolgt nach einem modifiziertem Schulnotensystem, bei welchem 4 Konzeptpunkte die beste Bewertung und 0 Konzeptpunkte die schlechteste Bewertung darstellen: 0 Konzeptpunkte: Das Konzept ist nicht beschrieben. 1 Konzeptpunkt: Das Konzept ist ungenügend oder nur lückenhaft beschrieben. Wesentliche Aspekte der Aufgabenstellung werden nicht berücksichtigt und lässt deshalb höchstens eine unterdurchschnittliche Umsetzung der erwarteten Aufgabenerledigung erwarten. 2 Konzeptpunkte: Das Konzept ist allgemein beschrieben und berücksichtigt alle wesentlichen Aspekte der Aufgabenstellung und lässt deshalb eine durchschnittliche Umsetzung erwarten. 3 Konzeptpunkte: Das Konzept ist konkret beschrieben und berücksichtig alle Aspekte der Aufgabenstellung. Es ist ein hohes Verständnis für den Auftraggeber und die Komplexität des Projekts erkennbar und lässt deshalb eine gute Umsetzung erwarten. 4 Konzeptpunkte: Das Konzept ist konkret beschrieben und berücksichtigt alle Aspekte der Aufgabenstellung. Es ist ein hohes Verständnis für den Auftraggeber und die Komplexität des Projekts erkennbar und lässt deshalb eine gute Umsetzung erwarten. Zusätzlich lässt das beschriebene Konzept im unmittelbaren Bietervergleich die beste Umsetzung der Aufgabe in ihrer vollen Komplexität erwarten. Bei Kriterium "IT-Lösungskonzept" mit seinen Unterkriterien können maximal 13 Wertungsprunkte erreicht werden. Die Wertungspunkte je Unterkriterium werden anhand der erreichten Punkte nach vorgenannter Tabelle vergeben. Dabei sind die erreichten Konzeptpunkte in das Verhältnis zu der pro Unterkriterium jeweils maximal erreichbaren Wertungspunktzahl zu setzen. Für die Konzepte zur Projektorganisation und Migration entspricht ein Konzeptpunkt je einem Wertungspunkt. Für das Konzept zur Dokumentation entspricht ein Konzeptpunkt 0,50 Wertungspunkte. Für das Konzept zur Schulung entspricht ein Konzeptpunkt 0,75 Wertungspunkte.

Gewertet wird die Darstellung der Effizienz betreffend die Prozessbearbeitung und Benutzerfreundlichkeit der Lösung. Es werden alle Bieter mit einem wertbaren Angebot zu den Workshops eingeladen. Der Auftraggeber wird die Bieter über den Verfahrensablauf mit der Einladung zum Workshop informieren. Im Rahmen des Workshops ist die Anwendung der Software vorzustellen. Der Workshop muss auf die in Anlage E02 aufgeführten 4 Kapitel im Bereich "Allgemeine funktionalen Anforderungen" und die 9 Kapitel im Bereich "Funktionalen Anforderungen Marktrolle Vertrieb" eingehen und die Erfüllung dieser Anforderungen exemplarisch aufzeigen. Konkret müssen die 8 wichtigsten Standardtransaktionen ausführlich gezeigt werden: 1. Anlegen von Neukunden 2. Erfassen von Vertragsabschlüssen 3. Erfassen von Zählerständen 4. Prüfung von NNE-Rechnungen 5. Erstellen von Abrechnungen 6. Buchung von Zahlungseingängen 7. Erstellung von Mahnungen und 8. Vereinbarung von Ratenplänen. Erzielt werden können maximal 12 Wertungspunkte. Bei dem Nichtpreiskriterium erfolgt die Bewertung nach einem modifizierten Schulnotensystem, bei welchem 12 Wertungspunkte die beste Bewertung und 0 Wertungspunkte die schlechteste Bewertung darstellen. Bewertungsrelevant ist die Darstellung der effizienten Prozessbearbeitung und Benutzerfreundlichkeit des Abrechnungssystems. Ferner wird darauf geachtet, wie die Vermittlung der komplexen Sachverhalte gelingt. Für die Wertung dieses Kriteriums bildet der Auftraggeber ein Wertungsgremium. Die Mitglieder des Wertungsgremiums werden den Workshop anhand des bekannt gegebenen Bewertungsmaßstabes bewerten. Wenn im Wertungsgremium unterschiedliche Auffassungen zur Einzelbewertung des Workshops bestehen, wird jedes Mitglied des Wertungsgremiums für sich Darstellung im Workshop bewerten. Aus den Wertungspunkten, die die Mitglieder des Wertungsgremiums vergeben, wird ein Mittelwert gebildet. Der so entstehende Wert wird auf zwei Nachkommastellen gerundet und geht in die Gesamtwertung ein. Für die effiziente Prozessbearbeitung werden 6 der 12 Wertungspunkte vergeben. Die effiziente Prozessbearbeitung bemisst sich daran, wie aufwändig die Bearbeitung für den Anwender ist. Je weniger Aufwand der Anwender hat, desto effizienter ist die Prozessbearbeitung. Maßgeblich kommt es dabei auf die Anzahl der notwendigen Dateneingaben und Klicks für die oben aufgeführten 8 wichtigsten Standardtransaktionen an, die jeweils auch Dokumentation und Kundenkommunikation (Ausdruck, E-Mail, etc.) umfassen. Für jede der oben aufgezählten 8 Standardtransaktionen wird die Effizienz der Prozessbearbeitung bewertet. Pro Standardtransaktionen werden maximal 0,75 Wertungspunkte nach folgender Logik vergeben 0 Wertungspunkte Die Dateneingaben und Klicks gehen sehr weit über das für die Transaktion fachlich notwendige Maß hinaus ODER der Ablauf der Transaktion wurde dem Bewertungsgremium nicht verständlich dargestellt. 0,35 Wertungspunkte: Die Dateneingaben und Klicks gehen nur geringfügig über das für die Transaktion notwendige Maß hinaus und der Ablauf der Transaktion wurde dem Bewertungsgremium weitgehend verständlich dargestellt. 0,75 Wertungspunkte: Die Dateneingaben und Klicks sind auf das für die Transaktion notwendigen Maß beschränkt und der Ablauf der Transaktion wurde dem Bewertungsgremium ausführlich und verständlich dargestellt. Mithin können maximal 8 x 0,75 = 6 Wertungspunkte für die Effizienz der Prozessbearbeitung erreicht werden. Für die Benutzerfreundlichkeit werden 6 der 12 Wertungspunkte vergeben. Diese bemisst sich daran, wie übersichtlich die Oberflächen aufgebaut sind und wie selbsterklärend die Bedienung ist. Zur objektiven Bewertung werden bei den wichtigsten Standardtransaktionen (siehe oben) folgende Kriterien berücksichtigt: Es müssen möglichst wenig Eingabemasken durchlaufen werden, um die Standardtransaktionen durchzuführen (idealerweise ist für jede Transaktion jeweils nur eine Eingabemaske notwendig). Es befinden sich möglichst wenig Datenfelder und andere Inhalte auf den Eingabemasken, die für die jeweilige Transaktion gar nicht benötigt werden. Für möglichst viele Eingabefelder werden Auswahlhilfen (z.B. "Drop-Down-Listen") oder Hilfetexte bereitgestellt. Eine Navigation durch die Eingabemasken und Eingabefelder ist per Tastatur möglich. Möglichst viele Eingabemasken haben ein "responsive Design" und passen sich an die jeweilige Bildschirmgröße an. Für jede der oben aufgezählten 8 Standardtransaktionen werden diese 5 Kriterien zur Benutzerfreundlichkeit bewertet. Pro Standardtransaktionen und pro Kriterium werden maximal 0,15 Wertungspunkte nach folgender Logik vergeben 0 Wertungspunkte: Das Kriterium ist in der jeweiligen Standardtransaktion nicht erfüllt 0,07 Das Kriterium ist in der jeweiligen Standardtransaktion teilweise erfüllt 0,15 Wertungspunkte: Das Kriterium ist in der jeweiligen Standardtransaktion vollständig erfüllt Mithin können maximal 8 x 5 x 0,15 = 6 Wertungspunkte für die Benutzerfreundlichkeit erreicht werden.

Die Wertung dieses Kriteriums erfolgt ausgehend vom ausgereichten Mustervertrag und seinen Anlagen (Anlagen F01 ff. der Vergabeunterlagen). Die darin enthaltenen Musterregelungen sind auf die jeweils relevanten Zielvorstellungen des Auftraggebers ausgerichtet, ohne Mindestvorgaben zu sein. Die Bieter können damit von den dortigen Regelungen abweichen. Gewertet werden die durch die Bieter vorgeschlagenen materiell-rechtlichen Abweichungen zu den Musterregelungen in Ansehung der nachfolgend aufgeführten Zielvorstellungen des Auftraggebers. Es erfolgt eine absolute Bewertung der Angebote, sodass auch zwei Angebote, die sich im direkten Vergleich qualitativ unterscheiden, dieselbe Bewertung erhalten können. Gegenstand der Wertung sind allein die nachfolgend dargestellten Regelungen des EVB-IT-Vertrages, die als Unterkriterien behandelt werden: 1. Abweichung bei den Zahlungsbedingungen (maximal 2 Wertungspunkte): Die Zielvorstellung des Auftraggebers ist der Ziff. 16 der EVB-IT Cloud-AGB und für die Initiale Leistungsphase der Anlage D02 Preisblatt zu entnehmen. 2. Abweichung bei den Lizenzbedingungen (maximal 2 Wertungspunkte): Die Zielvorstellung des Auftraggebers zu den Vertragsbestandteilen und zu der Rangfolge der Vertragsbestandteile ist der Ziffer 1.2. des EVB-IT-Cloud-Vertrages zu entnehmen. 3. Abweichung bei der Gewährleistung (maximal 2 Wertungspunkte) Die Zielvorstellung des Auftraggebers ist der Ziff. 18 der EVB-IT Cloud-AGB zu entnehmen. 4. Abweichung bei den Haftungsregelungen (maximal 2 Wertungspunkte): Die Zielvorstellung des Auftraggebers ist den Ziff. 6 und 8.6 der Anlage F01 (EVB-IT-Cloudvertrag) zu entnehmen. 5. Abweichung bei den Vertragsstrafenregelungen (maximal 2 Wertungspunkte): Die Zielvorstellung des Auftraggebers ist der Ziff. 20 (Gutschrift bei Nichtverfügbarkeit) der Anlage F04 (Kriterienkatalog für Cloudleistungen) in Verbindung mit den Regelungen der Ziff. 19 (Verfügbarkeit) und Ziff. 21 (Reaktions- und Wiederherstellungszeiten) in der Anlage F04 (Kriterienkatalog für Cloudleistungen) zu entnehmen. Im Rahmen der Angebotswertung werden in den Unterkriterien jeweils 0 bis 2 Punkte nach dem folgenden Schema vergeben: 2 Punkte: Mehr als geringfügige positive Abweichung vom EVB-IT-Vertrag und seinen Anlagen 1,6 Punkte: Geringfügige positive Abweichung vom EVB-IT-Vertrag und seinen Anlagen 1,2 Punkte: Unveränderte Übernahme der vorgeschlagenen Regelungen 0,8 Punkte: Geringfügige negative Abweichung vom EVB-IT-Vertrag und seinen Anlagen 0,4 Punkte: Mittlere negative Abweichung vom EVB-IT-Vertrag und seinen Anlagen 0 Punkte: Starke negative Abweichung vom EVB-IT-Vertrag und seinen Anlagen