Rahmenvereinbarung zur Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen für das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet), soweit die Eintragung für den jeweiligen Leistungserbringer nach den jeweils einschlägigen Rechtsnormen vorgeschrieben ist (Auszug in Kopie beizufügen) (Angabe im Bieterbogen Ziffer VI).

Erklärung darüber, dass der Bieter spätestens bei Beginn der Leistung über eine marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Gesamthaftungssumme im jeweiligen Versicherungsjahr in Höhe von mindestens 3.000.000,00 Euro (netto) verfügt und dem Auftraggeber entsprechende Nachweise der Versicherung nach Zuschlag unverzüglich vorlegt (Angabe im Bieterbogen Ziffer VII.2). Dabei muss die Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung die folgenden Mindestdeckungssummen für die genannten Fälle aufweisen: • Deckungssumme von mind. 2.000.000 Euro (netto) je Schadensereignis für Personenschäden, • Deckungssumme von mind. 1.000.000 Euro (netto) je Schadensereignis für Sachschäden, • Deckungssumme von mind. 1.000.000 Euro (netto) je Schadensereignis für Vermögensschäden.

Es wird ein Mindestumsatz von 3.000.000 Euro (netto) pro Jahr im Schnitt der letzten drei Jahre gefordert. Dies ist nachzuweisen durch Angabe unter Ziffer VII des Bieterbogens. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind (Angabe im Bieterbogen Ziffer VII.1). Sollte ein Unternehmen erst seit weniger als drei Jahren bestehen, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit Unternehmensgründung zu machen. Es ist zudem gesondert und unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass das betreffende Unternehmen seit weniger als drei Jahren besteht.

Erklärung zu möglichen Interessenkonflikten gemäß § 46 Abs. 2 VgV (Angabe im Bieterbogen Ziffer VIII.1).

Angaben zu den Qualifikationen und den fachbezogenen Erfahrungen der zum Einsatz gelangenden verantwortlichen bzw. leitenden Mitarbeiter/innen (Angaben im Bieterbogen Ziffer VIII.4 / Qualifikationsprofil). Ausführliche Darstellung der Qualifikationen und fachbezogenen Erfahrungen der für die Leistungserbringung vorgesehenen verantwortlichen bzw. leitenden Mitarbeiter/innen des Bieters. Für die vorgesehenen verantwortlichen bzw. leitenden Mitarbeiter/innen müssen folgende Qualifikationen anhand der Qualifikationsprofile jeder bzw. jedes einzelnen der einzusetzenden Mitarbeiter/innen nachgewiesen werden, wobei für jede der im Folgenden genannten Qualifikationen Referenzen vorzulegen sind: • Für einen leitenden Mitarbeiter bzw. eine leitende Mitarbeiterin der Nachweis über jeweils mindestens 2 Jahre Berufserfahrung bei der strategischen Leitung der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. Die Berufserfahrung ist für mindestens einen Mitarbeiter bzw. für eine Mitarbeiterin mit mindestens einer Referenz nachzuweisen. • Für einen leitenden Mitarbeiter bzw. eine leitende Mitarbeiterin der Nachweis über jeweils mindestens 2 Jahre Berufserfahrung bei der strategischen Leitung der Planung und Umsetzung von Messen. Die Berufserfahrung ist für mindestens einen Mitarbeiter bzw. für eine Mitarbeiterin mit mindestens einer Referenz nachzuweisen.

Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge innerhalb der letzten drei Jahre (maßgeblich für die Berechnung ist der Tag, an dem die Angebotsfrist endet) mit Angabe des Kunden, des Auftragsgegenstandes, des Auftragswerts und des Zeitraums der Leistungserbringung (Angaben im Bieterbogen Ziffer VIII.3). Geeignet sind Referenzen, die folgende Gesichtspunkte nachweisen: • Es ist mind. ein Messestand (200–350 m2) als Referenz nachzuweisen. Die Referenz soll abbilden, dass der Bieter oder die Bietergemeinschaft Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Durchführung von großen Messeständen hat. Hierzu gehört auch die Koordination und gegebenenfalls Beauftragung aller für die Erstellung der Messestände notwendigen Gewerke (u. a. Messebau, Licht, Ton, Statik, Medientechnik) und die technische und logistische Betreuung von Mitausstellern auf dem Messestand (mind. drei Aussteller pro Messestand). Aus der Referenz müssen mindestens drei Aussteller pro Messestand eindeutig hervorgehen. Der Messestand sollte zwischen 200m2 und 350m2 groß (exklusive Servicefläche) und für eine Messe innerhalb Deutschlands erstellt worden sein. Es handelt es sich dabei um einen Individualstand. Die Referenz soll insbesondere auch darüber Auskunft geben, mit welchen Dienstleistern der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft im Rahmen der Konzeption, Organisation und Durchführung der Messe zusammengearbeitet hat. Auch soll die Referenz darüber Aufschluss geben, in welchem Zeitraum der Messestand realisiert wurde. • Es ist mind. ein (System-)Messestand (bis 100m²) als Referenz nachzuweisen. Die Referenz soll abbilden, dass der Bieter oder die Bietergemeinschaft Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Durchführung von kleinen Messeständen hat. Hierzu gehört auch die Koordination und gegebenenfalls Beauftragung aller für die Erstellung der Messestände notwendigen Gewerke (u. a. Messebau, Licht, Ton, Statik, Medientechnik). Die Messestände sollten maximal 100 m2 groß (exklusive Servicefläche) und für eine Messe innerhalb Deutschlands erstellt worden sein. Die Referenz soll insbesondere auch darüber Auskunft geben, mit welchen Dienstleistern der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft im Rahmen der Konzeption, Organisation und Durchführung der Messe zusammengearbeitet hat. Auch soll die Referenz darüber Aufschluss geben, in welchem Zeitraum der Messestand realisiert wurde. • Es ist mind. eine Präsenzveranstaltung als Referenz nachzuweisen. Die Referenz soll abbilden, dass der Bieter oder die Bietergemeinschaft Erfahrungen in der Konzeption und Durchführung einer Veranstaltung hat. Eine Referenz ist nur gültig, wenn der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft die maßgeblich für die Konzeption und Durchführung der Veranstaltung verantwortliche Agentur war. Die Veranstaltung soll mindestens zwei Tage gedauert haben, wobei ein Tag erst dann als Veranstaltungstag gilt, wenn mindestens für drei Stunden Programm angeboten wurden. Die Veranstaltung soll für mindestens 250 Teilnehmende ausgelegt gewesen sein. • Es ist mind. eine digitale oder hybride Veranstaltung als Referenz nachzuweisen. Die Referenz soll abbilden, dass der Bieter oder die Bietergemeinschaft Erfahrungen in der Konzeption und Durchführung einer digitalen oder hybriden Veranstaltung hat. Eine Veranstaltung gilt dann als digital, wenn alle Zuschauenden das Programm nur digital verfolgen konnten und maximal die aktiv am Programm beteiligten (Aktive) vor Ort (bspw. in einem Studio) waren. Eine Veranstaltung gilt dann als hybrid, wenn Zuschauende das Programm bzw. einzelne Programmpunkte sowohl live digital als auch vor Ort verfolgen konnten. Eine Referenz ist nur gültig, wenn der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft die maßgeblich für die Konzeption und Durchführung der Veranstaltung verantwortliche Agentur war. Die Veranstaltung soll mindestens ein Programm von drei Stunden Länge umfassen. Eine Referenz kann mehrere Erfahrungsbereiche abdecken. Es sind jedoch insgesamt mindestens zwei verschiedene Referenzen zu benennen.

Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob sie dem Unternehmen angehören oder nicht (Angaben im Bieterbogen Ziffer VIII.5 / Qualifikationsprofil). Ausführliche Darstellung der Qualifikationen der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen. Für die Erbringung des Auftrags müssen mindestens Mitarbeiter/innen mit den folgenden Qualifikationen verfügbar sein und die Qualifikation muss anhand der Qualifikationsprofile jeder bzw. jedes einzelnen der einzusetzenden Mitarbeiter/innen nachgewiesen werden: • Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Projektmanagement von Veranstaltungen der Nachweis über mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Projektmanagement in diesem Bereich. Die Berufserfahrung ist für mindestens zwei Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen nachzuweisen. • Für Mitarbeiter im Bereich Projektmanagement von Messen der Nachweis über mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Projektmanagement in diesem Bereich. Die Berufserfahrung ist für mindestens zwei Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen nachzuweisen. • Für Mitarbeiter/innen im Bereich Erfahrung Buchführung und Controlling in einem Unternehmen der Nachweis über mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in diesem Bereich. Die Berufserfahrung ist für mindestens einen Mitarbeiter bzw. für eine Mitarbeiterin nachzuweisen. • Für Mitarbeiter/innen im Bereich Grafikgestaltung als Mediengestalter/Grafiker der Nachweis einer abgeschlossenen Ausbildung und/oder Studium in diesem Bereich. Die Qualifikation ist für mindestens zwei Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen nachzuweisen.

Es wird eine Mindestmitarbeiterzahl von 20 Mitarbeitern gefordert. Dies ist nachzuweisen durch: Erklärung, aus der die Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Beschäftigtenzahl im projektrelevanten Umfeld hervorgehen (Angabe im Bieterbogen Ziffer VIII.2)