Ausschreibung einer externen Projektsteuerung für ein Projekt zur Beschaffung und Implementierung einer neuen Finanzsoftwarelösung (ERP) für die Hansestadt Lübeck

III. Zuschlagskriterium Leistung: Die Leistung wird auf der Basis von Konzepten bewertet. Für jedes Konzept kann der/die Bieter/-in maximal 10 Punkte erhalten. Die Bieter/-innen müssen im Rahmen ihrer konzeptionellen Darstellung berücksichtigen, dass die mit dem Angebot einzureichenden Konzepte auf die konkret ausgeschriebene Leistung abstellen und nicht nur allgemein die Organisation ihres Hauses in ähnlich gelagerten Fällen beschreiben. In vergaberechtlicher Hinsicht ist es essentiell, dass die Konzepte die konkrete Durchführung des Auftrages abbilden. Folgende Konzepte sind einzureichen: (1) Projektdurchführungskonzept: Das Projektdurchführungskonzept soll unter Berücksichtigung der ausgeschriebenen Leistung die folgende Frage beantworten: Wie werden die Anforderungen des Leistungsverzeichnisses organisatorisch, inhaltlich und zeitlich umgesetzt? Hierzu soll der/die Bieter/-in im Rahmen seines/ihres Konzepts darstellen, welche besonderen Anforderungen sich aus seiner/ihrer Sicht bei der Beschaffung einer externen Projektbegleitung zur Beschaffung und Implementierung einer neuen Finanzsoftware ergeben und wie er/sie diese problemorientiert zu lösen gedenkt. Daneben erwartet die Auftraggeberin Darlegungen zur Projektorganisation für das Gesamtprojekt sowie den Ausblick auf eine genauere Darlegung der Schwerpunkte sowie des methodischen Vorgehens, die für die Leistungserfüllung notwendig sind. Zudem soll der/die Bieter/-in darlegen, welche wesentlichen Leistungsinhalte sein/ihr Angebot beinhaltet und wie er/sie den fachlich spezifischen Anforderungen der Auftraggeberin, die im Leistungsverzeichnis näher definiert sind, umsetzen möchte. Wichtig ist hierbei, dass der/die Bieter/-in sein/ihr Vorgehen bei der Systemerstellung verständlich und zielorientiert dargelegt. Positiv wird bewertet, wenn der/die Bieter/-in die Arbeitsprozesse im Rahmen der Erstellung genau darlegt und die Hauptaufgaben zielorientiert erläutert. Honoriert wird außerdem, wenn der Bieter einen schlüssigen Vorschlag zur Organisation der Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Hansestadt Lübeck (Vgl. hierzu Anlage 3, Leistungsverzeichnis, Kap.2.1) vorlegt. Einzureichen ist mit dem Konzept ebenfalls ein realistischer Zeitplan für die Durchführung des Projekts unter Berücksichtigung des Go-Live der neuen Lösung spätestens am 1.1.2027, welcher mit Beauftragung verbindlich wird. Hierbei ist auch die Anzahl der kalkulierten Personentage darzulegen. Positiv bewerte wird hierbei auch eine überzeugende Darstellung, wie der Bieter nach seiner Erfahrung mit den vorhandenen Zeitrisiken im Projekt umgehen wird. (2) Konzept über die Organisation des Projektteams: Im Rahmen dieses Konzeptes wird die Organisation und Zusammensetzung des Projektteams bewertet und inwieweit das Projektteam den besonderen Anforderungen an das Projekt entspricht. Der/Die Bieter/-in hat hier die Vertretungsregelungen im Projektteam bei krankheitsbedingten oder sonstigen personellen Ausfällen darzulegen und sicherzustellen, dass ein fachlich gleichwertiger Ersatz besteht. Positiv wird bewertet, soweit der Bieter eine sinnvolle Vertretungsregelung bei Ausfall von Teammitgliedern anbietet, die eine reibungslose weitere Leistungserbringung gewährleistet. Positiv wird berücksichtigt, wenn die Zusammenstellung des Projektteams darauf schließen lässt, dass vielfältige fachliche Kompetenz bei der Beschaffung und Implementierung gewährleistet wird. Zudem wird positiv berücksichtigt, wenn das Projektteam für die Auftraggeberin eine gute Erreichbarkeit und ausreichend Vor-Ort-Präsenz erkennen lässt. Der Auftraggeberin kommt es darauf an, ein fachkundiges Projektteam zu beauftragen, das sie bei der Verwaltung zielführend unterstützt und eine reibungslose Leistungsdurchführung gewährleistet. _______________________________________________________________________________________________________________ Die pro Konzept erzielbaren Punkte hängen davon ab, wie überzeugend es dem/der Bieter/-in aus Sicht der Auftraggeberin gelingt, den aufgezeigten Maßstab zu erfüllen: 0 Punkte erhält das Konzept, wenn Ausführungen gänzlich fehlen, die jeweiligen Ausführungen nicht vollständig, schlüssig oder wenig plausibel sind. Geht der/die Bieter/-in nur äußerst knapp auf die Herausforderungen ein; mangelt es dem Konzept an innerer Logik oder bleiben nicht unerhebliche Zweifel hinsichtlich der praktischen Umsetzbarkeit oder der Effektivität des vorgeschlagenen Weges, erhält er/sie 3 Punkte. Jeder der genannten Mängel wiegt gleich schwer. 5 Punkte ergeben sich hingegen dann, wenn der/die Bieter/-in auf einige der als bewertungsrelevant benannten Aspekte nachvollziehbar eingeht und seine/ihre Ausführungen sinnvolle und im Hinblick auf das ausgeschriebene Projekt umsetzbare Ideen erkennen lassen. Das Konzept erhält 7 Punkte, falls zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig Stellung genommen wird. Zudem müssen die Ausführungen erkennen lassen, dass der/die Bieter/-in mögliche besondere Herausforderungen verinnerlicht und konzeptionell gut bewertet hat. Sind die Ausführungen zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig, besonders ausführlich und lassen ein qualitativ besonders hochwertiges konzeptionelles Vorgehen im Rahmen der Umstellung erkennen, wird das Konzept mit 10 Punkten bewertet. Je Konzept kann ein Angebot max. 10 Punkte erhalten, insgesamt bei der Konzeptwertung also 20 Punkte erzielen.