Digitalisierung physische Archive

Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens (Handelsregisterauszug) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):

Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung muss ein Nachweis vorgelegt werden, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug, nicht älter als 1 Jahr) falls das Unternehmen des Bieters bei einem Registergericht eingetragen wurde.
Mindestanforderung: Berufs- oder Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Registereintrag) nicht älter als 12 Monate.

Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflicht-Versicherungsdeckung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):

Nachweis einer Betriebshaftpflicht-Versicherung mit den geforderten Deckungssummen - Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit muss ein Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für das Leistungsbild des ausgeschriebenen Auftrages (bei Bewerbergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied) durch Vorlage einer Bestätigung der Versicherung zumindest in Kopie (nicht älter als 12 Monate) vorgelegt werden.
Mindestanforderung: Mindestdeckungssummen der Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden in Höhe von 5,0 Mio. Euro und Vermögensschäden in Höhe von 1 Mio. Euro (mindestens zweifach maximiert pro Jahr).

Nachweis einer IT-Haftpflicht / Cyberversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):

Nachweis einer IT-Haftpflicht / Cyberversicherung - Nachweis einer IT-Haftpflicht / Cyberversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1.000.000 EUR je Vorfall nach, die Risiken im Zusammenhang mit Datenpannen, unbefugten Zugriffen sowie Malware-Befall bei der Verarbeitung umfassen.

Nachweis einer Transportversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):

Nachweis einer Transportversicherung - Nachweis einer Transportversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1.000.000 EUR je Fahrt die Risiken gegen Verlust, Diebstahl und Beschädigung wäh-rend des Transports umfasst und ausdrücklich auch Drittunterlagen mit hohem Schutzbedarf umfasst.

oder Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Versicherungs-Deckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Bonitätsnachweis (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):

Bonitätsnachweis - Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit muss ein Nachweis der Bonität anhand eines Bonitätsnachweises zum Beispiel mittels Zeugnisses einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel, o.ä.) oder eines gleichwertigen Nachweises einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist (nicht älter als 6 Monate), aus welchem eine Risikoklasse/Ausfallwahrscheinlichkeit zweifelsfrei ablesbar ist, vorgelegt werden.
Mindestanforderung:
Nachweis einer Ausfallwahrscheinlichkeit von maximal 1,5 % (entspricht in der unten beispielhaft dargestellten Tabelle einer Risikoklasse nicht höher als III)

Hinweis:
Eigenerklärungen oder Auskünfte der Hausbank erfüllen diese Anforderung nicht und führen zum Ausschluss des Bieters.

Beschreibung der Ausstattung der technischen Geräte - Der Bieter hat für die Leistungserbringung vorgesehene Ausstattung der technischen Geräte auf maximal 2 Seiten zu beschreiben. Dabei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen: Scanleistung der eingesetzten Geräte (Seiten pro Minute, Duplexfähigkeit), Unterstützung verschiedener Dokumententypen (Normalpapier, dünnes und dickes Papier, Karteikarten) sowie Funktionen zur automatisierten Qualitätssicherung (z.B. Leerseitenerkennung, Schräglagenkorrektur, automatischer Bildzuschnitt). Bewertet wird nach den vorgegebenen Kriterien.

Beschreibung der Ausstattung der technischen Geräte (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Beschreibung der beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Bewertung der beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement bezogen auf die Digitalisierung von Dokumenten - Der Bieter hat die beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement bezogen auf die Digitalisierung von Dokumenten auf maximal 2 Seiten zu beschreiben.

Anlage 11 - Referenzangaben (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Vorlage von drei geeigneten Referenzen - Der Bieter hat (ausschließlich) drei geeignete Referenzen vorzulegen und in Anlage 11 auf maximal 3 Seiten pro Referenz zu beschreiben. Die Referenzen müssen innerhalb der letzten drei Jahre abgeschlossen sein. Die Referenzen müssen Leistungen zur Digitalisierung physischer Dokumentenbestände umfassen und hinsichtlich Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sein (als vergleichbar gelten Projekte zur Digitalisierung physischer Dokumentenbeständen, die hinsichtlich Umfangs (z.B. Menge oder Komplexität der Dokumente) und Art der Leistung (z.B. Digitalisierung, OCR, Indexierung) der ausgeschriebenen Leistung entsprechen).
Bewertet wird je Referenzprojekt, anschließend werden die Punkte addiert.