Auftragsänderung: Programmierung eines ressortweiten Fachverfahrens Forschungsprojektmanagement

Beschreibung

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   Modifikation aufgrund unvorhersehbarer Umstände

   1 Veröffentlichung

   • 22.12.2025 Vom 17.04.2023 bis 01.06.2023 wurde der Stand der Entwicklung durch Pilotanwender im Rahmen einer freiwilligen Pilotphase getestet. Sowohl aus der Evaluierung als auch aus der Pilotphase haben sich neue Anforderungen an die Software ergeben. Dabei handelte es sich insbesondere um die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Attribute zur Generierung von Controlling-Auswertungen und um Anpassungen der Erfassung mit Rückmeldungen zum Stand des Vorhabens. Die dementsprechend notwendig gewordenen zusätzlichen Leistungen an der Software der Forschungsdatenbank wurden durch eine Auftragsänderung gem. § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB vom 09.08.2023 dokumentiert und im Anschluss beauftragt. Nach dieser Abnahme des Releases 2.0 mit den Erweiterungen des Programms am 06.03.2025 ergaben sich veränderte Rahmenbedingungen in Hinblick auf die Pflege- und Wartung der Entwicklungssoftware, die nachträglich eingetreten sind und der Auftraggeber sowohl zum Zeitpunkt des Abschlusses des Ursprungsverfahren als auch mit der ersten Änderung vom 09.08.2023 nicht vorhersehen konnten. Die Umsetzung der neuen fachlichen und funktionalen Anforderungen des Releases 2.0 bedingten nicht nur Anpassungen im Quellcode, sondern auch eine erweiterte Dokumentation, Tests und die Integration in die bestehende Datenstruktur sowie fortlaufende Betreuung im laufenden Betrieb. Aus diesem erweiterten Programmumfang ergab sich ein deutlich erhöhter Pflege- und Wartungsaufwand, der objektiv nicht vorhersehbar war und erst im Laufe der praktischen Anwendung, der die Funktionalität der Software betraf, an den Auftraggeber von der Firma herangetragen wurde, sodass es am 15.10.2025 zu einer Erläuterung und einem Änderungsantrag kam, der die oben genannten Bereiche im Rahmen der Pflege und Wartung implizierte. Die Software wurde über einen langen Zeitraum entwickelt und stellt sich als sehr komplex dar. Der Auftragnehmer hat die Software entwickelt und verfügt über ein tiefes Verständnis für die Architektur, Designentscheidungen und Implementierungsdetails. Insbesondere besteht der Bedarf der Anpassung aufgrund der erhöhten Cyber-Bedrohungslage und den damit verbundenen notwendigen Sicherheitsmaßnahmen. Die Bedrohungslage im Bereich der IT-Sicherheit hat sich seit Vertragsschluss erheblich verschärft. Insbesondere sind zunehmend neue Angriffsvektoren und Schwachstellen (z.B. Zero-Day-Exploits, Ransomware-Angriffe, kritische CVE-Meldungen) bekannt geworden, die eine kurzfristige Anpassung und Erweiterung der Wartungsleistungen erforderlich machen. Hieraus resultiert ein erhöhter Bedarf an sicherheitsrelevanten Updates, Penetrationstests, Codehärtungen und der laufenden Überprüfung sicherheitskritischer Komponenten. Diese Entwicklungen waren weder vorhersehbar noch zumutbar planbar. Zudem fand eine Änderung des Lizenzmodells einer eingebundenen technischen Komponente statt. Der Hersteller einer im System verwendeten technischen Komponente (hier: der Texteditor TinyMCE) hat ein neues Lizenzierungsmodell eingeführt, die eine kostenfreie Nutzung der bisher verwendeten Version ausschließt. Um den rechtskonformen und wirtschaftlichen Betrieb der Anwendung weiterhin zu gewährleisten, ist daher ein Austausch dieser Komponente erforderlich. Im Zuge des Austauschs muss das bisher genutzte Wordcount-Feature manuell nachimple-mentiert werden, da es in der neuen Lizenzform nicht mehr enthalten ist. Diese Änderung war nicht vorhersehbar, da die Lizenz- und Produktstrategie des Herstellers im Einflussbereich eines Dritten liegt und sich erst nach Vertragsbeginn geändert hat. Diese Veränderung führt ebenfalls zu einem erhöhten Mehraufwand. Zusammenfassend ist festzuhalten, dass im Rahmen des Pflege- und Wartungsverhältnisses als Dauerschuldverhältnis externe Umstände eingetreten sind, die eine Anpassung verlangen, welche ein sorgfältiger und umsichtiger Auftraggeber sowohl zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung als auch zum Zeitpunkt der ersten Änderung vom 09.08.2023 nicht vorhersehen konnte und die zur Zielerreichung des Projektes notwendig sind. Der Gesamtcharakter des Auftrags ändert sich dadurch nicht. aktuell

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