Beschaffung und Einführung eines Dokumenten- und Prozessmanagement-Systems (DMS/ECM) als Cloud-Lösung

Eigenerklärung, dass der Bewerber/das Mitglied einer Bewerbergemeinschaft in das Berufsregister (z. B. Handelsregister) oder ein vergleichbares Register des Herkunftslands eingetragen ist (ggf. Auszug aus dem Handelsregister).

Bestehen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (IT-Dienstleistungen) mit einer Deckungssumme von mindestens 1.000.000 EUR je Schadenfall für Vermögensschäden sowie mindestens 3.000.000 EUR je Schadenfall für Personen- und Sachschäden (alternativ 5.000.000 EUR Jahreshöchstleistung). Falls eine Versicherung mit der in den Bewerbungsbedingungen geforderten Deckungshöhe derzeit nicht besteht, erklärt das Unternehmen unbedingt und unwiderruflich, dass es bereit ist, eine entsprechende Versicherung vor Zuschlagserteilung auf gesondertes Anfordern des Auftraggebers für die gesamte Vertragslaufzeit abzuschließen und nachzuweisen.

Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.

a) mindestens zwei Referenzen, bei denen ein DMS-/ECM-Projekt als Cloud-Lösung umgesetzt wurde - das Hosting wird dabei ausschließlich in der EU betrieben - bei der Einführung wurde ein ISO/IEC 27001- und BSI C5-zertifiziertes System in Betrieb genommen b) mindestens eine Referenz, bei der ein Beschaffungsprozess im DMS/ECM abgebildet wurde - Genehmigungs- und Freigabeprozesse (mehrstufig, 4-Augen-Prinzip mindestens in kritischen Schritten) - Statusmanagement, Wiedervorlagen/Fälligkeiten inkl. Erinnerungen - formulargesteuerte Workflows - Implementierung einer Auftragsverwaltung inkl. Vorgangsdatenbank c) mindestens eine Referenz, in der automatische Prüfroutinen proaktiv im DMS/ECM genutzt werden - Abgleich Rechnungs- und Bestellpositionen (2-Way-Watch, sofern vorhanden) - Dublettenprüfung mit aktiver Benutzeranzeige - Stammdatenabgleich d) mindestens eine Referenz, in denen der Bewerber Schnittstellen zu Drittprogrammen selbst entwickelt und produktiv übergeben hat - DATEV-Anbindung mit automatisierten, mindestens stündlichem Austausch e) mindestens zwei Referenzen, bei der die Schulung selbst durchgeführt wurden

Als Nachweis der geeigneten personellen Befähigung hat der Bewerber zu erklären, dass das eingesetzte Personal für: • Projektleitung, Konzeption und Umsetzung von DMS- oder ECM-Systemen mindestens drei Jahre Erfahrung in dieser Funktion • Schulung mindestens drei Jahre in dieser Funktion und davon mindestens ein Jahr in der Einführung von DMS- oder ECM-Systemen • Support und Wartung einschlägige Berufserfahrung im technischen Support oder Systembetreuung für DMS- oder ECM-Systeme aufweist. Des Weiteren sind dafür Personale mit Deutschkenntnissen auf mindestens C1-Niveau einzusetzen.

Als Nachweis der angemessenen Informationssicherheit bei der Ausführung der Leistungen hat der Bewerber die Maßnahmen seines Unternehmens nachzuweisen. Der Nachweis kann durch eine ISO/IEC 27001-Zertifizierung oder durch eine vergleichbare Bescheinigung einer unabhängigen Stelle über anerkannte Informationssicherheitsnormen erfolgen.

Als Nachweis der angemessenen Qualität bei der Ausführung der Leistungen hat der Bewerber die Maßnahmen seines Unternehmens zur Qualitätssicherung nachzuweisen. Der Nachweis kann durch eine DIN EN ISO 9001-Zertifizierung oder durch eine vergleichbare Bescheinigung einer unabhängigen Stelle über anerkannte Qualitätssicherungsnormen erfolgen.