AusschreibungsRadar

Stammdaten

Auftraggeber: Helmholtz-Zentrum hereon GmbH, Geesthacht
Veröffentlicht: 29.08.2026
Frist (Submission): 29.09.2026
Notice-Typ: Ausschreibung
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
CPV-Code: 50000000 — Reparatur und Instandhaltung
Branche: IT & Digitalisierung
Rechtsgrundlage: EU-Oberschwelle
KMU-geeignet: Ja (laut Auftraggeber-Angabe)

Beschreibung

Hereon beabsichtigt die Einführung einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform (DMS), um die Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Informationen nachhaltig zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Im Rahmen einer bereichsübergreifenden Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Arbeitsweisen, Dokumentenprozesse und Informationsflüsse gemeinsam mit den Fachbereichen untersucht. Dabei zeigte sich, dass Dokumente und Informationen heute in unterschiedlichen Systemen, Laufwerksstrukturen, Fachanwendungen und persönli-chen Ablagen verwaltet werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche, Mehrfachablagen und unterschiedlichen Arbeitsweisen erschweren die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und führen zu erhöhtem Suchaufwand sowie zu Unsicherheiten hinsichtlich der Aktualität und Verbindlichkeit von Informationen. Gleichzeitig bestehen bereits zahlreiche etablierte Fachanwendungen und Informationssysteme, die auch zukünftig ihre jeweiligen Kernaufgaben erfüllen sollen. Ziel des Vorhabens ist daher nicht die Ablösung dieser Systeme, sondern deren sinnvolle Integration in eine gemeinsame Informationsplattform. Das vorliegende Leistungsverzeichnis beschreibt die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die zukünftige DMS-Plattform und dient als Grundlage für die Auswahl einer zukunftsfähigen, wirtschaftlichen und langfristig betreibbaren Lösung. Die zukünftige Lösung soll als zentrale Informationsplattform dienen und den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Informationen unterstützen - von der Erfassung über die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und regelkonformen Löschung. Dabei stehen nicht einzelne Dokumente oder technische Funktionen im Mittelpunkt, sondern die effiziente Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden. Informationen sollen unabhängig von ihrem Entstehungsort einheitlich verwaltet, schnell aufgefunden, sicher bereitgestellt und organisationsweit nutzbar gemacht werden. Die Einführung der DMS-Plattform verfolgt zugleich das Ziel, bestehende Insellösungen schrittweise zu reduzieren, einheitliche Standards für die Informationsverwaltung zu etablieren und eine technologische Grundlage für die weitere Digitalisierung administrativer Prozesse zu schaffen. Moderne Technologien, insbesondere KI-gestützte Funktionen, sollen die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die Qualität sowie Effizienz der Informationsverarbeitung weiter verbessern. Zusammenfassend kann man die Projektziele so beschreiben: - Einführung einer unternehmensweit einheitlichen Informationsplattform für die Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Informationen - Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit durch gemeinsame Informati-onsbestände und standardisierte Arbeitsweisen - Reduzierung von Doppelablagen sowie Sicherstellung einer eindeutigen und nachvollzieh-baren Informationsbasis - Beschleunigung des Auffindens von Informationen durch leistungsfähige Such- und Navigationsmöglichkeiten - Unterstützung standardisierter digitaler Geschäftsprozesse durch Workflows, Aufgaben-steuerung und nachvollziehbare Freigabeverfahren - Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen hinsichtlich Dokumentation, Aufbewahrung, Datenschutz und Informationssicherheit - Integration der bestehenden Fachanwendungen und Informationssysteme in eine gemeinsame Informationsarchitektur unter Vermeidung redundanter Datenhaltung - Schaffung einer skalierbaren und zukunftssicheren Plattform, die organisatorische Veränderungen sowie zukünftige Digitalisierungsprojekte unterstützt - Bereitstellung moderner Assistenzfunktionen, insbesondere KI-gestützter Such-, Analyse- und Klassifizierungsverfahren, zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden - Etablierung einer langfristig wirtschaftlichen und administrativ beherrschbaren Plattform für das unternehmensweite Informationsmanagement

Vergabe-Status

Vergabe-Status: Vergabeergebnis liegt uns nicht vor

Verfahrensverlauf — alle 3 Veröffentlichungen

Ausschreibung · Frist: 29.09.2026
Wertung
Vergabeergebnis

Zuständige Vergabekammer (laut Bekanntmachung)

Helmholtz-Zentrum hereon GmbH, Geesthacht

Angabe aus der TED-Bekanntmachung. Im Streitfall ist die tatsächlich zuständige Vergabekammer nach §§ 155 ff. GWB maßgeblich, nicht zwingend die hier genannte.

Hinweis zur Verwendung: Dieser Auszug fasst die zum Erstellungszeitpunkt verfügbaren Daten zur Vergabe zusammen. Quelle der Daten ist oeffentlichevergabe.de (Beschaffungsamt des BMI), vermittelt durch AusschreibungsRadar. Der Auszug ist eine unverbindliche Aufbereitung öffentlich zugänglicher Bekanntmachungen und keine Urkunde im Sinne der ZPO. Für rechtsverbindliche Zwecke ist immer die Original-Bekanntmachung unter dem oben angegebenen Permalink heranzuziehen. Daten können sich nach dem Erstellungszeitpunkt geändert haben (Folgeversionen, Stornierungen, Korrekturen).