Offenes Verfahren zur Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems

Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext) Ihre Ausführungen zur konzeptionellen Idee für die Projektumsetzung (gemäß der Leistungsbeschreibung dieser Vergabeunter-lagen). Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Die Anforderungen an das Konzept sind der Leistungsbeschreibung in dieser Unterlage zu entnehmen. Jedes Konzept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforderungserfüllung. Im Rahmen der konzeptionellen Idee muss mindestens schriftlich dargestellt werden: - Systemarchitektur - detaillierte Angaben zur Interoperabilität, Automatisierung und Nutzerzentrierung - gemäß dem Leistungsverzeichnis - Implementierungsstrategie - Angaben zum Aufbau und Konfiguration des Systems - gemäß dem Leistungsverzeichnis -Migrationskonzept - Angaben zum Transfer der Bestandsdaten und Prozesse - gemäß dem Leistungsverzeichnis - Integrationskonzept - Integration der bestehenden Schnittstellenlandschaft, Strategische Architektur - detaillierte Angaben gemäß dem Leistungsverzeichnis - Projektplan - Angaben zu Meilensteinen, Phasen inkl. Zeit- und Ressourcenplanung - gemäß dem Leistungsverzeichnis - Test- und Abnahmekonzept - detaillierte Angaben gemäß dem Leistungsverzeichnis - Rollback-Konzept - detaillierte Angaben gemäß dem Leistungsverzeichnis - Backup-Konzept - detaillierte Angaben gemäß dem Leistungsverzeichnis - Risikomanagementkonzept - Angaben zu Verantwortlichkeiten, Risikoidentifikation, Risikostreuung und Maßnahmen - gemäß dem Leistungsverzeichnis Die detaillierten schriftlichen Angaben sollten einen Mindestumfang von 5 DIN-A 4 Seiten haben. Darin sollte explizit beschrieben sein, wie und in welchem Umfang die o. g. Mindestanforderungen in der angebotenen Lösung Berücksichtigung finden. Auf die vorgenannten Punkte muss zwingend eingegangen werden. Eine bloße Bestätigung hinsichtlich der Einhaltung / Sicherstellung der o. g. Mindestanforderungen genügt insoweit ausdrücklich nicht. Mindestbedingung für dieses Kriterium (konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung): Angebote, die für diese konzeptionelle Bewerbung nicht mindestens 5 Punkten erhalten, werden im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt - auf sie kann deswegen kein Zuschlag erteilt werden, weil sie nicht als wirtschaftlich betrachtet werden. Die Dienstleistung ist für das CISPA enorm wichtig. Insoweit ist die Mindestanforderung an die Qualität der konzeptionellen Idee zur Projektumsetzung überaus wichtig. Bewertungsmatrix Konzeptionelle Idee Die konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung (gemäß Leistungsbeschreibung) wird wie folgt gewertet: Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium: Punkteskala Sehr gutes Konzept: Sehr gutes Konzept, da sehr gut auf die Vorgaben in Bezug auf die Leistungsbeschreibung eingegangen wurde. - 10 Punkte Gutes Konzept: Gutes Konzept, da gut auf die Vorgaben in Bezug auf die Leistungsbeschreibung eingegangen wurde - 8 Punkte Ausreichendes Konzept: Ausreichendes Konzept, da ausreichend auf die Vorgaben in Bezug auf die Leistungsbeschreibung eingegangen wurde - 5 Punkte Mangelhaftes Konzept: Mangelhafte Darstellung des Konzepts, da nicht ausreichend auf die Anforderungen an die Konzeptidee eingegangen wurde. -3 Punkte Ungenügendes Konzept: Ungenügende Darstellung des Konzepts, da nicht auf die Vorgaben zur konzeptionellen Idee eingehend. - 0 Punkte ? Zur Bewertung der konzeptionellen Idee zur Projektumsetzung (schriftliches Konzept mit Angebotsabgabe) Sehr gutes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Aspekte vollständig abgedeckt und hervorragend verständlich dargestellt und strukturiert Schlüssigkeit: Hervorragende und umfassende Argumentation mit klarer Wertung und Darstellung Anforderungserfüllung: Sehr gut nachvollziehbar, dass die Lösung die Anforderungen in allen Aspekten erfüllt Gutes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Aspekte vollständig abgedeckt und verständlich dargestellt und strukturiert Schlüssigkeit: Argumentation in den wichtigsten Aspekten mit klarer Wertung und Darstellung Anforderungserfüllung: Gut nachvollziehbar, dass die Lösung die Anforderungen in allen wichtigen Aspekten erfüllt Ausreichendes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Aspekte im Wesentlichen vollständig abgedeckt, verständlich dargestellt und strukturiert Schlüssigkeit: Argumentation ausreichend vollständig dargestellt, evtl. Schwächen in Wertung und Darstellung Anforderungserfüllung: Ausreichend nachvollziehbar, dass die Lösung die Anforderungen in wichtigen Aspekten erfüllt Mangelhaftes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Erhebliche Lücken in der Abdeckung der Themen oder mangelnde Verständlichkeit oder Strukturierung Schlüssigkeit: Lücken in der Argumentation oder Fehler in der Wertung und Darstellung Anforderungserfüllung: Lösung erfüllt Anforderungen nur teilweise oder Lücken/Fehler in der Darstellung Ungenügendes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Fehlende, unverständliche oder nicht auf das Thema bezogene Darstellung Schlüssigkeit: Fehlende, unverständliche oder nicht auf das Thema bezogene Darstellung Anforderungserfüllung: Fehlende, unverständliche oder nicht auf das Thema bezogene Darstellung

Der Auftraggeber (AG) versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung, die das schriftliche Angebot (sowie die konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert. Sie ist Bestandteil des Wertungsvorgangs und dient dazu, die Umsetzungskompetenz des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu evaluieren. Die Präsentation dient dem Auftraggeber dazu, über das schriftliche Angebot hinaus einen praxisnahen und inhaltlich fundierten Eindruck davon zu erhalten, wie die angebotene Lösung die technischen und funktionalen Mindestanforderungen erfüllt, wie gut der Bieter die Bedarfe und Ziele des Auftraggebers verstanden hat und inwieweit die Umsetzung der Lösung in der Praxis nachvollziehbar, effizient und nutzerfreundlich gestaltet ist. Es handelt sich somit nicht um eine reine Wiederholung des schriftlichen Angebots, sondern um eine fachlich-inhaltliche Darstellung und praktische Vorführung, die die Bewertung des Angebots ergänzt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können. Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeit-raum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann. Die Präsentation erfolgt im Zoom-Format. Die Dauer der Präsentation wird auf mindestens 45 Minuten und höchstens 1 Stunde festgelegt Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen. Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich) Der Auftraggeber erwartet, dass die Präsentation anschaulich, strukturiert und adressatengerecht erfolgt. Eigene Anwendungsbeispiele, eine Demo-Umgebung oder vorbereitete Screenshots sind ausdrücklich erwünscht, sofern sie zur Erläuterung der Funktionalitäten beitragen. Im Rahmen der (wertenden) Präsentation müssen die Bieter ihr schriftliches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können. Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Leistungsinhalte und Mindestanforderungen eingegangen werden: Themenfeld / Erwarteter Inhalt Systemarchitektur - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung der - gemäß dem Leistungsverzeichnis Implementierungsstrategie - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis Migrationskonzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis Integrationskonzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis Projektplan - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis Test- und Abnahmekonzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis Rollback-Konzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis Backup-Konzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis Risikomanagementkonzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis Hinweis Die Präsentation ist Bestandteil der Angebotsbewertung. Es wird darauf hingewiesen, dass wesentliche neue Inhalte, die nicht im schriftlichen Angebot benannt wurden, nicht berücksichtigt werden dürfen. Die Präsentation dient der Vertiefung und Erläuterung des bereits eingereichten Angebots, nicht der nachträglichen Ergänzung desselben. Zur Jury der wertenden Präsentation Die Präsentation wird durch ein interdisziplinäres Gremium bewertet. Diese Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern. Bewertet wird insbesondere: - der Nachweis der Umsetzbarkeit der Anforderungen, - die Plausibilität und Praxisnähe der Lösung, - die Benutzerfreundlichkeit und technische Verständlichkeit, - sowie die Kohärenz zwischen schriftlichem Angebot und Präsentationsinhalten. Die Bewertung fließt gemäß den Vergabeunterlagen in die Gesamtwertung des Angebots ein. Für die Wertung der Themenfelder wird jeweils eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. Jedes Jurymitglied vergibt pro Themenfeld eine Punktzahl von 0 bis 10 Punkte. Die einzelnen Punktzahlen der jeweiligen Jurymitglieder werden unmittelbar nach Beendigung der Präsentation, ohne Anwesenheit des Bieters, mündlich verlesen und dann verschriftet. Die Gesamtpunktzahl aller fünf Jurymitglieder wird dann durch fünf dividiert, die Wertungspunktzahl sodann in die Wertungsmatrix übertragen. Mindestbedingung für dieses Kriterium (Wertende Präsentation): Angebote, die für diese Wertende Präsentation nicht mindestens 5 Punkten er-halten, werden im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt - auf sie kann deswegen kein Zuschlag erteilt werden, weil sie nicht als wirtschaftlich betrachtet werden. Die fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung im Rahmen der Wertenden Präsentation wird wie folgt gewertet: Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium: Punkteskala Sehr gute Angebots- und Konzeptvorstellung, weil sehr gut auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 10 Punkte Gute Angebots- und Konzeptvorstellung, weil gut auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 8 Punkte Ausreichende Angebots- und Konzeptvorstellung, weil ausreichend auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 5 Punkte Mangelhafte Angebots- und Konzeptvorstellung, weil nicht ausreichend auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 3 Punkte Ungenügende Angebots- und Konzeptvorstellung, weil ungenügend auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 0 Punkte Zur inhaltlichen