Bereitstellung von Medientechnik für Großveranstaltungen

Zur Feststellung der Angebotsqualität hatte jeder Bieter ein Konzept zur Auftragsorganisation zu erstellen. Dafür war der Vordruck 09 Konzept Auftragsorganisation zu verwenden. Die jeweils an die Unterkriterien bestehenden Anforderungen wurden wie folgt konkretisiert: - Personalplanung: Erwartet wird eine konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der Personaleinsatzplanung der Auftragnehmerin. Anforderung ist eine im Hinblick auf den Auftragsgegenstand spezifisch ausgerichtete Personalplanung mit festen Ansprechpartnern und eingewiesenen Vertretern im Urlaubs- und Krankheitsfall oder bei sonstigen Personalausfällen. - Organisation: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der internen Organisation der Leistungserbringung, insbesondere im Hinblick auf die Gewährleistung einer jederzeitigen Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten und möglichst kurzen Reaktionszeiten.

1. Zur Feststellung der Angebotsqualität hatte jeder Bieter ein Konzept Musterveranstaltung zu erstellen. Dafür war der Vordruck 10 Konzept Musterveranstaltung zu verwenden. Es war eine Musterveranstaltung unter Veranschlagung der nachfolgenden Parameter zu beschrieben: - 230 Gäste vor Ort - 150 Teilnehmende über MS Teams zugeschaltet - Moderation durch eine Person - 3 Begrüßungsreden - 2 Vorträge mit Power Point-Präsentationen, eine davon mit eingebundenem Video - anschließende Diskussionsrunde mit 5 Gästen + Moderation - Workshopraum im Obergeschoss des Konferenzwürfels mit Bühne, Ton- und Bildtechnik der Raumgröße angemessen (ein Vortragender mit einer Power Point-Präsentation) - während der Diskussionsrunde besteht für Gäste vor Ort und online die Möglichkeit Fragen zu stellen - Raumgröße: Foyer EG der NRW.BANK (vergleiche Raumdokumentation, 7m Raumhöhe) In dem Konzept wurden zu den nachfolgend (mit Gewichtung) angegebenen Unterkriterien jeweils auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Leistungszusagen für den ausgeschriebenen Auftrag erwartet: - Veranstaltungsgestaltung 3 % (= 3 Punkte) - Bühnensetting 3 % (= 3 Punkte) - Digitale Tonübertragung 3 % (= 3 Punkte) - Reaktionsfähigkeit 3 % (= 3 Punkte) - Lautstärkenregelung 3 % (= 3 Punkte) - Verkabelung 3 % (= 3 Punkte) - Auf- und Abbau 3 % (= 3 Punkte) - Equipment 3 % (= 3 Punkte) - Veranstaltungsgestaltung: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der visuellen Gestaltung der Veranstaltung. Anforderung ist ein im Hinblick auf den Auftragsgegenstand spezifisch ausgerichtetes Erscheinungsbild der Veranstaltung, welches die Corporate Identity der NRW.BANK als Förderbank des Landes Nordrhein-Westfalen wiedergibt. - Bühnensetting: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung des Bühnensettings. Anforderung ist insofern, dass die Gäste die Vortragenden von ihren Sitzplätzen aus uneingeschränkt sehen und gleichermaßen akustisch verstehen können. - Digitale Tonübertragung: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der digitalen Tonübertragung. Anforderung ist insofern, dass die online zugeschalteten Teilnehmer der Veranstaltung den jeweiligen Vortragenden einwandfrei akustisch vernehmen können. - Reaktionsfähigkeit: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der Fähigkeit auf etwaige technische Probleme (beispielsweise fehlendes oder defektes Equipment) ad-hoc reagieren und lösen zu können (z.B. durch Ersatzlieferung von technischem Equipment). - Lautstärkenregelung: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der Möglichkeit, die Lautstärkeregelung für jeden Vortragenden unabhängig von seiner Stimmlautstärke einzustellen zu können. - Verkabelung: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der Verkabelung des technischen Equipments. Anforderung ist eine möglichst dezente und stolperfreie Kabelführung unter Berücksichtigung aller Flucht- und Rettungswege. - Auf- und Abbau: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der Organisation des Auf- und Abbaus des technischen Equipments, insbesondere ohne Störung des laufenden Bankbetriebs (Kernarbeitszeit montags bis freitags 8:00 - 16:00 Uhr). - Equipment: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung des eingesetzten Equipments unter besonderer Berücksichtigung der Energieeffizienz sowie von Nachhaltigkeitserwägungen.