Sitzungsservice

Der Auftragnehmer haftet für alle Personen, Sach- und Vermögensschäden, die er oder seine Einsatzkräfte im Zusammenhang mit der Ausführung der Leistung schuldhaft verursachen.
Der Auftragnehmer hat von seinen Arbeitskräften verursachte Schäden unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen.
Der Auftraggeber darf aufgrund des abzuschließenden Vertrages Dritten gegenüber nicht verpflichtet werden. Jede Haftung des Auftraggebers gegenüber Dritten für Schäden aller Art aus der Durchführung des abzuschließenden Vertrages ist ausgeschlossen. Wird der Auftraggeber von Dritten dennoch in Anspruch genommen, stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber von diesen Ansprüchen frei. Begehrt der Auftraggeber die Freistellung, zeigt er es dem Auftragnehmer unter Angabe des Namens und der Bezeichnung des Anspruchs an.
Der Auftragnehmer unterhält eine ausreichende Haftpflichtversicherung entsprechend dem Gefährdungspotenzial für Personen- und Sachschäden für die Dauer des Vertragsverhältnisses.
Sofern der Auftraggeber durch Dritte für Personen-, Sach- und/oder sonstigen Schäden aus der Tätigkeit des Auftragnehmers in Anspruch genommen wird, haftet der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber maximal in Höhe der Deckungssumme aus der Haftpflichtversicherung.
Ein Schadensersatzanspruch des Auftraggebers ist ausgeschlossen, soweit der Auftraggeber einen Anspruch aus einem Versicherungsvertrag hat oder hätte, zu dessen Abschluss er verpflichtet ist.
Der Versicherungsschutz ist spätestens beim Abschluss des Vertrages durch Vorlage einer Kopie des Versicherungsscheines dem Auftraggeber nachzuweisen.

Aufgrund der in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten Anforderungen an die ausgeschriebene Dienstleistung ist es erforderlich, dass der Bieter über nachweisbare Erfahrungen mit vergleichbaren Leistungen verfügt und diese mittels des Formulars 2.10 für mindestens drei Referenzen nachweist. Das ausgefüllte Formular 2.10 ist mit dem Angebot einzureichen.
Die Forderung von mindestens drei Referenzen ermöglicht eine belastbare Beurteilung der Erfahrung und Leistungsfähigkeit des Bieters. Damit kann insbesondere die Kontinuität der Leistungserbringung und die Erfahrung mit unterschiedlichen Sitzungsformaten unter unterschiedlichen Rahmenbedingungen sowie die Fähigkeit zur zuverlässigen Organisation und Durchführung vergleichbarer Leistungen ausreichend nachvollzogen werden.
Die Referenzen müssen mit der ausgeschriebenen Dienstleistung vergleichbar sein. Vergleichbar ist eine Referenz, wenn die Referenz der ausgeschriebenen Dienstleistung hinsichtlich Art, Umfang und organisatorischer Anforderungen einen hinreichenden Bezug zur ausgeschriebenen Leistung aufweist, so dass ein tragfähiger Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters genommen werden kann (ggf. Begründung seitens des Bieters warum aus seiner Sicht vergleichbar). Die Referenz muss jedoch bezüglich der Anforderungen einen gleich hohen und höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen, wie die hier ausgeschriebene Dienstleistung.
Sollten mehr als drei Referenzen mitgeteilt werden, dann werden die drei Referenzen im Vergabeverfahren für den Bieter verwendet, welche am besten den Anforderungen entsprechen. Werden weniger als drei geeignete Referenzen eingereicht oder erfüllen die eingereichten Referenzen die vorstehenden Anforderungen nicht, gilt der Nachweis der erforderlichen Erfahrung als nicht erbracht und das Angebot des Bieters wird aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen.

An das eingesetzte Personal des Auftragnehmers werden keine besonderen Qualifikationsabschlüsse gestellt. Wünschenswert sind Praxis-Erfahrungen beispielsweise im Service-/Dienstleistungsbereich mit direktem Kundenkontakt, im Besucherdienst, im Hotel- sowie Gaststättengewerbe, im Einzelhandel, im Tourismusbereich oder als Flugbegleitung.
Das eingesetzte Personal des Auftragnehmers muss über ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenzen verfügen. Insbesondere wird erwartet, dass das Personal

Die Erbringung der hier ausgeschriebenen Dienstleistung durch den Auftragnehmer findet im laufenden parlamentarischen Betrieb statt. Störungen, Ausfälle oder eine nicht den vereinbarten Anforderungen entsprechende Leistungserbringung wirken sich daher unmittelbar auf die Abläufe im parlamentarischen Betrieb aus und werden von der Öffentlichkeit wahrgenommen. Die ordnungsgemäße Leistungserbringung erfordert aufgrund dessen ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit und standardisierten Qualitätsprozessen.
Von besonderer Bedeutung sind dabei insbesondere die strukturierte Planung und Vorbereitung der Sitzungen und Tagungen, die eindeutige Festlegung von Verantwortlichkeiten und Abläufen, die Koordination des eingesetzten Personals, die zuverlässige Kommunikation mit dem Auftraggeber sowie der professionelle Umgang mit Abweichungen, kurzfristigen Änderungen und unvorhergesehenen Ereignissen.
Die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder DIN EN ISO 9001:2026 dient in diesem Zusammenhang als objektiver Nachweis, dass der Auftragnehmer über ein systematisches Qualitätsmanagement verfügt und seine für die Leistungserbringung relevanten Prozesse regelmäßig überwacht, dokumentiert und kontinuierlich verbessert
Die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015, DIN EN ISO 9001:2026 oder gleichwertiger Nachweis eines entsprechenden Qualitätsmanagementsystems ist dem Angebot in geeigneter Weise beizufügen.
Können Bieter aus Gründen, die sie nicht zu vertreten haben, die Zertifizierung nicht innerhalb der Angebotsfrist mit dem Angebot einreichen, kann der Bieter gleichwertige Qualitätssicherungsmaßnahmen mit dem Angebot einreichen, soweit er nachweisen kann, dass die vorgeschlagenen Qualitätssicherungsmaßnahmen den geforderten Qualitätsnormen entsprechen. Gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten werden anerkannt.