Post- und Hybrid-Postdienstleistungen

Zur Bewertung der Qualität der angebotenen Leistungen muss jeder Bieter mit seinem Angebot drei Konzepte zu den unter Punkt 11.1 Konzepte aufgeführten Kriterien vorlegen. Das Konzept darf insgesamt höchstens 12 DIN A4 Seiten (einseitig, Schriftgröße 11) zzgl. Anlagen umfassen und muss Ausführungen zu den unter Punkt 11.1 Konzepte im Einzelnen aufgeführten Aspekten aufweisen. Die Bieter müssen diese Höchstbegrenzung jedoch nicht zwingend ausschöpfen, um eine bessere Bewertung in dem betreffenden Wertungskriterium zu erhalten. Angebote, die die drei geforderten Konzepte nicht enthalten, werden ausgeschlossen. 11.1 Konzepte Soweit ein Bieter die Inanspruchnahme von Teilleistungen der Deutschen Post AG im Sinne des § 16 Abs. 1 Nr. 1 und § 54 Abs. 1 PostG beabsichtigt, sind diese Leistungen mitsamt entstehenden Schnittstellen aus den dem Bieter zugänglichen Quellen bestmöglich zu beschreiben. Die Konzepte sind neben dem Preis Grundlage für die Wertung der Angebote (vgl. Ziff. ??ff.). Das Konzept des Angebots, das den Zuschlag erhält, wird bindender Bestandteil des geschlossenen Vertrages. a. Qualitätskonzept: Darin stellt der Bieter seine konkreten Abläufe bei der Ausführung der Leistungen dar, insbesondere: 1. den konkreten Brieflauf (auch Abläufe hinsichtlich nachweispflichtiger Briefe, wie Einschreiben) 2. den Ort und Zeitpunkt der Übergabe der Sendungsmengen je Produktart an Dritte und die Tätigkeiten der beteiligten Unternehmen sowie 3. die Sortier- und Frankiertätigkeiten unter Berücksichtigung der dabei ineinandergreifenden Prozessschritte. Der Bieter geht weiter darauf ein, wie eine dauerhaft hohe Qualität der Leistungserbringung unter Minimierung von Fehlerquellen und Schnittstellenrisiken gewährleistet ist. Dabei soll auf Qualitätssicherungsmaßnahmen im laufenden Betrieb (zum Beispiel die Durchführung von Testsendungen, Laufzeitmessungen, Kundenbefragungen, interne Evaluationen etc.) eingegangen und deren Umsetzung dargestellt werden. b. Reklamationskompetenz: Hierin muss der Bieter darstellen, inwieweit der Auftraggeberin aufgrund der Kommunikationswege und des Beschwerdemanagements bei auftretenden Schwierigkeiten stets zeitnah Ansprechpartner (ggf. auftragsbezogene feste Kontaktpersonen) bei dem Auftragnehmer zur Verfügung stehen, die für eine zügige Problembehebung sorgen. In diesem Zusammenhang hat der Bieter darzustellen, welche Maßnahmen im Falle einer wiederholten Schlechtleistung durch Nachunternehmer getroffen werden und dies letztlich zur Auflösung des Nachunternehmerverhältnisses führen kann. c. Nachhaltigkeitskonzept: Der Bieter hat ein Konzept vorzulegen, aus dem nachvollziehbar hervorgeht, wie die Anforderungen an Nachhaltigkeit, Klimaschutz und Klimaneutralität während der gesamten Vertragslaufzeit umgesetzt werden. Das Konzept muss mindestens die nachfolgenden Inhalte enthalten: 1. Einsatz emissionsfreier und emissionsarmer Fahrzeuge • welche Fahrzeuge zur Leistungserbringung eingesetzt werden, • in welchem Umfang die eingesetzten Fahrzeuge emissionsfrei (z.B. batterieelektrisch, Wasserstoff) oder emissionsarm sind, • welche Maßnahmen zur Reduzierung von Emissionen im Fuhrpark umgesetzt werden, • wie der Anteil emissionsfreier bzw. emissionsarmer Fahrzeuge während der Vertragslaufzeit erhöht oder gesichert wird, • welche Verfahren zur Überwachung und Dokumentation der Umweltschutzanforderungen vorgesehen sind. Hinweis: Die Anforderungen an emissionsfreie und emissionsarme Fahrzeuge orientieren sich an den Definitionen des Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetzes (§ 2 Nr. 4 und 6 SaubFahrzeugBeschG), werden jedoch als freiwillige Bewertungskriterien und nicht als verbindliche Gesetzesanforderungen gestellt. 2. CO₂-neutraler Versand • wie sichergestellt wird, dass sämtliche Sendungen im Rahmen der Leistungserbringung CO₂-neutral versendet werden, • welche organisatorischen und technischen Maßnahmen hierfür eingesetzt werden, • welche Nachweise über die CO₂-Neutralität erbracht werden können, • wie gegebenenfalls eingesetzte Unterauftragnehmer in die Maßnahmen eingebunden werden. 3. CO₂-Bilanzierung • wie die CO₂-Emissionen der gesamten Leistungserbringung ermittelt werden, • welche Bilanzierungsmethodik angewendet wird, • wie Transportleistungen von Unterauftragnehmern berücksichtigt werden, • welches unabhängige Institut mit der Bilanzierung beauftragt wird bzw. welche Anforderungen an dieses Institut gestellt werden, • in welchen Intervallen die Bilanzierung erfolgt. 4. Kompensation von CO₂-Emissionen • wie sämtliche im Rahmen der Leistungserbringung entstehenden CO₂-Emissionen kompensiert werden, • welche Arten von Klimaschutzprojekten genutzt werden, • welche Zertifizierungsstandards der Kompensationsprojekte erfüllt werden (z. B. Gold Standard, Verified Carbon Standard oder vergleichbar), • wie die Vollständigkeit der Kompensation sichergestellt wird. 5. Nachweisführung und Berichterstattung • wie die Auftraggeberin über die erreichten Klimaschutzmaßnahmen informiert wird, • wie die Vorlage der CO₂-Bilanzen und Kompensationsnachweise erfolgt, • welche Inhalte die Berichte enthalten, • wie die jährliche Berichterstattung organisiert wird. 6. Unabhängige Überprüfung und Zertifizierung Das Konzept muss darstellen, • wie die Maßnahmen zur CO₂-Bilanzierung und CO₂-Kompensation unabhängig überprüft werden, • welche Zertifizierungs- oder Prüfverfahren angewendet werden, • welche unabhängigen Stellen eingebunden werden, • wie die kontinuierliche Qualitätssicherung während der Vertragslaufzeit gewährleistet wird. Die Bewertung erfolgt anhand der Konkretheit, Nachvollziehbarkeit, Verbindlichkeit und Überprüfbarkeit der dargestellten Maßnahmen. Je detaillierter und belastbarer die Umsetzung beschrieben wird, desto höher kann die Bewertung ausfallen. Gewichtung 60%.