Je nach Leistungsgegenstand (s. jeweilige LB) einzureichende fachliche Unterlagen:
3.1 Nachweisdokumente
Ein Teil der Anforderungen muss über Dokumente nachgewiesen werden.
Welche Nachweisdokumente zu welchem Zeitpunkt vorgehalten und vorgelegt werden müssen, ist den nachfolgenden Punkten zu entnehmen.
3.1.1 Bieterangaben
Damit geprüft werden kann, ob die Anforderungen erfüllt werden, müssen die Bieter im Punkt "Bieterangaben" der möbelspezifischen Leistungsbeschreibung Angaben zur konkreten Umsetzung machen, wenn diese gefordert werden.
Zu diesem Zweck ist eine bearbeitbare Word-Fassung dieser Leistungsbeschreibung Teil der Ausschreibungsunterlagen.
In der Tabellenspalte "Geforderte Angabe" ist aufgeführt, wozu eine Angabe gemacht werden muss.
In der Spalte "Angabe des Bieters" muss diese Angabe elektronisch und in deutscher Sprache eingetragen werden. In den Zellen sind teilweise Beispielantworten aufgeführt. Diese müssen durch den Bieter so angepasst werden, dass sie der Umsetzung durch den Bieter entsprechen. Die Bieterangaben müssen eindeutig sein. Steht in der Spalte "Angabe des Bieters" das Wort "BESCHREIBUNG", muss eine ausführlichere Angabe in Stichpunkten oder in Fließtext erfolgen.
Bei längeren Texten vergrößert sich die Zeilenhöhe automatisch und es kommt zu einer Verschiebung der Seitenumbrüche. Das Layout des Dokumentes darf ansonsten nicht verändert werden.
Das Dokument ist gemäß Punkt 3.1.3.1 der allgemeinen Leistungsbeschreibung vorzulegen.
3.1.2 Eigenerklärung des Bieters
Zur Bestätigung, dass alle Angaben gültig sind und die Anforderungen aus der allgemeinen und der möbelspezifischen Leistungsbeschreibung eingehalten werden, muss der Bieter eine Eigenerklärung abgeben.
Die Vorlage im letzten Unterpunkt der möbelspezifischen Leistungsbeschreibung ist durch den Bieter auszufüllen, zu unterzeichnen und zu stempeln.
Die Signatur muss analog oder elektronisch erfolgen.
Das Dokument ist gemäß Punkt 3.1.3.1 der allgemeinen Leistungsbeschreibung vorzulegen.
3.1.3 Weitere Nachweisdokumente
Zusätzlich zu den Bieterangaben und der Eigenerklärung müssen durch den Bieter ergänzende Nachweisdokumente vorgehalten und zu einem definierten Zeitpunkt oder auf Anforderung vorgelegt werden.
Welche Nachweisdokumente zu welchem Zeitpunkt vorgehalten und vorgelegt werden müssen, ist den nachfolgenden Punkten zu entnehmen.
3.1.3.1 Nachweisdokumente, die mit Abgabe des Angebots vorzulegen sind
Die folgenden Nachweisdokumente sind unaufgefordert mit Abgabe des Angebots vorzulegen:
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- Mit Bieterangaben ausgefüllte möbelspezifische Leistungsbeschreibung (siehe Punkt 3.1.1), inklusive der ausgefüllten, unterzeichneten und gestempelten Eigenerklärung (siehe Punkt 3.1.2) gemäß allgemeiner Leistungsbeschreibung.
- Zusätzlich ist ein ausführliches technisches Datenblatt einzureichen (inkl. einer bemaßten Zeichnung/Skizze und mind. einer Abbildung des konkreten Möbels). Das Datenblatt muss konkrete Informationen zu allen technischen Anforderungen enthalten. Zudem muss das Datenblatt konkrete Angaben (Firma, Adresse, Produktionsort) zum Hersteller des Möbels enthalten.
3.1.3.2 Nachweisdokumente, die ab Abgabe des Angebots vorzuhalten sind
Die folgenden Nachweisdokumente sind ab Abgabe des Angebots vorzuhalten, und auf Anforderung des Auftraggebers innerhalb von 3 Werktagen vorzulegen:
- Dokumente, die die in den Leistungsbeschreibungen geforderten technischen Daten zu allen zugekauften Materialien und Bauteilen bestätigen, z. B. technische Datenblätter, Katalogangaben, Prüfberichte, Zertifikate oder vergleichbare Dokumente
- Dokumente, die die Schadstofffreiheit aller zugekauften Materialien und Bauteile bestätigen, z. B. Prüfberichte, Zertifikate, Eigenerklärungen des Zulieferers oder vergleichbare Dokumente
- Dokumente, die die Holzherkunft für die genutzten Hölzer und Holzwerkstoffe bestätigen, z. B. PEFC-Zertifikat, FSC-Zertifikat, Zertifikat nach DIN ISO 38200 oder vergleichbare Dokumente
Wird der Zuschlag bei der Ausschreibung nicht erteilt, müssen die Dokumente ab der Zuschlagserteilung nicht mehr vorgehalten werden.
-ausführliche technische Datenblätter (inkl. mehrerer, aussagekräftiger Abbildungen) Datenblätter müssen Informationen zu allen technischen Anforderungen enthalten.
Weitere Informationen: s. Leistungsbeschreibungen
Die Erfüllung der entsprechenden Kriterien hat Einfluss auf das Bewertungsergebnis (siehe Anlagen "Bewertungsbögen".)