Rahmenvereinbarung Bildredaktion und Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs

Stammdaten

Auftraggeber

Deutsches Rotes Kreuz e.V. Generalsekretariat, Berlin

Veröffentlicht

24.03.2026

Frist (Submission)

07.05.2026

Notice-Typ

Ausschreibung

Verfahrensart

Offenes Verfahren

CPV-Code

72320000 — IT-Dienstleistungen

Branche

IT & Digitalisierung

Geschätztes Rahmen-Volumen

550.000 € (frühestes Los — abweichende Werte je Los siehe „Lose im Detail")

Rahmen-Maximum

800.000 €

Rechtsgrundlage

EU-Oberschwelle

Beschreibung

Leistungsbeschreibung Punkt 3.4. Leistungsumfang einzelner Komponenten LOS 1 - Fixleistungen: Bildredaktion: Beschaffung und Prüfung von Bildern, Videos und Rohfilmmaterial, Verschlagwortung und Einpflegen des Materials in die Datenbank. Die Beschaffung erfolgt z.T. über die Mitgliedsverbände des DRK als auch über Dritte (externe Bilddatenbanken/Bilddienste). Recherche und Rechteklärung sind Teil dieser Aufgabe. Beantwortung von Anfragen aus dem Verband und von Dritten (z.B. Schulbuchverlage, Filmproduktionen), das Bild- oder Filmmaterial vom bzw. über das Rote Kreuz benötigen. Kundenbetreuung und Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs, Erteilung von Freigaben in Abstimmung mit der Fachabteilung. Administration der Mediendatenbank: Systempflege, Benutzerverwaltung, Schulungen und Anwendersupport (inklusive Hotline), Pflege des Datenbestandes, Beratung zur konzeptionellen Weiterentwicklung des Systems im Hinblick auf weitere Pools. >> Aktuell genutzte Datenbank: Easydb Version 5.93.3. Erfahrung mit der Datenbank Easy DB sind gewünscht. Übergang und Migration auf ein neues Datenbanksystem in 2026 wird erwogen. Begleitung des Prozesses und Erfahrung mit neuen DAM-Systemen sind wünschenswert. Bildrechte und Medienverwaltung: Klärung von Rechten und Lizenzen, Überarbeitung von Verträgen und Nutzungsbedingungen, Kooperation mit Agenturen, Verlagen und Produktionsgesellschaften. LOS 1 - Optionale Leistungen: Zusätzliche und größere Aufträge, die nicht über das monatliche Stundenkontingent geleistet werden können und im Auftragsfall separat vergütet werden: - Organisation und Durchführung von Fotoshootings - Stetige Erweiterung des Bestands durch aktuelles und neues Bildmaterial zu den unterschiedlichen Themen- und Arbeitsbereichen des DRK - Planung und komplette Organisation von Fotoshootings (Briefings, Fotograf, Location, Modelle, Maske), Rechteeinholung, Model Release, finale Bildbearbeitung und Einpflegen in die Mediendatenbank - Begleitung der Shootings und Sicherstellung aller erscheinungsbildlichen Vorgaben zu Fotoqualität und Branding des DRK - Spezielle Bildbearbeitung (Retusche / Bildmontage) - Reise- und Übernachtungskosten auf Nachweis und Basis des Bundesreisekostengesetzes — Das 1922 gegründete DRK-Bildarchiv dokumentiert mit rund 60.000 Fotografien die Geschichte des Deutschen Roten Kreuzes - von der Weimarer Republik über beide Weltkriege und die NS-Zeit bis zu den vielfältigen Aufgaben des DRK nach 1945 sowie internationalen Einsätzen. Der Bestand umfasst Schwarzweiß- und Farbfotos, Negative, Dias, Alben und digitale Medien. Seit 2010 wird das analoge Material systematisch digitalisiert. Etwa 9.000 Bilder sowie Plakate, historische Film- und Tondokumente und Beiträge des DRK-Zeitzeugenarchivs sind in der DRK-Mediendatenbank verfügbar. Nicht mehr benötigte visuelle, auditive und audio-visuelle Medien der aktuellen Mediendatenbank werden bewertet und ins digitale Medienarchiv überführt. Dieses umfasst derzeit rund 14.800 Einheiten aus verschiedenen Beständen und Sammlungen. Das Ziel ist, die visuelle, auditive und audio-visuelle Medien zur Geschichte des DRK dauerhaft zu sichern und für die Nutzung bereitzustellen. Der Auftrag umfasst alle Aufgaben zur Erreichung dieses Ziels. Zu diesen Aufgaben gehören: - Ordnung, Sichtung und Bewertung des analogen und digitalen Bild- und Medienbestands - Konservatorische Betreuung und Langzeitarchivierung der visuelle, auditive und audio-visuelle Bestände - Erschließung (inhaltliche Beschreibung und Verschlagwortung) nach einheitlichen und in der Bildbranche üblichen Standards und dem vorhandenen DRK-Regelwerk - Klärung von Urheber- und Nutzungsrechten - Recherche in eigenen Beständen sowie in externen Bildarchiven und Datenbanken - Benutzerbetreuung: Bearbeitung von internen und externen Anfragen und Unterstützung von Nutzern bei der Recherche (vor Ort und im digitalen Bestand) - Digitalisierung von analogem Bildmaterial und Bildbearbeitung - Kooperation mit anderen Bildarchiven und Bildagenturen - Pflege und Weiterentwicklung der relevanten Internetseiten, u.a. zum DRK-Bildarchiv und zum Zeitzeugen-Archiv - Systempflege, Benutzerverwaltung etc. - Mitarbeit bei der strategischen Weiterentwicklung des DRK-Bildarchivs

Lose

2 Lose (max. 2 pro Bieter).

Lose im Detail

Dieses Verfahren ist in 2 Lose unterteilt — mit unterschiedlichen Auftragswerten je Los. Maßgeblich ist jeweils das Los, das Sie bearbeiten.

Los 1 — Bildredaktion

Geschätzter Wert

400.000 €

Los 2 — Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs

Geschätzter Wert

150.000 €

Vertragslaufzeit

Periode

12 Monate

Verlängerungsoption

bis zu 3× verlängerbar

Verfahrens-Bedingungen

Bindefrist

2 Monate

Vergabe-Status

Vergabe-Status

Vergabeergebnis liegt uns nicht vor

Verfahrensverlauf — alle 3 Veröffentlichungen

• Ausschreibung · Frist: 07.05.2026
• Wertung
• Vergabeergebnis

Zuständige Vergabekammer (laut Bekanntmachung)

Deutsches Rotes Kreuz e.V. Generalsekretariat, Berlin

Angabe aus der TED-Bekanntmachung. Im Streitfall ist die tatsächlich zuständige Vergabekammer nach §§ 155 ff. GWB maßgeblich, nicht zwingend die hier genannte.