Rahmenvertrag Mediaagentur

Stammdaten

Auftraggeber

Berlin Tourismus & Kongress GmbH, Berlin

Veröffentlicht

16.01.2025

Frist (Submission)

18.02.2025

Notice-Typ

Ausschreibung

Verfahrensart

Offenes Verfahren

CPV-Code

79341400 — Unternehmensberatung und -dienstleistungen

Branche

Beratung & Dienstleistungen

Geschätztes Rahmen-Volumen

20.000.000 €

Rechtsgrundlage

EU-Oberschwelle

Beschreibung

I Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung, -einkauf und Abwicklung inkl. Social Media- und SEA-Kampagnen sowie Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung und Projektmanagement. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen können mündliche Briefings und/oder Briefings in Textform vorhergehen. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Mediaeinkaufsleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden: Konzeption und strategische Mediaplanung - Mediaberatung und strategische Mediaplanung; national und international - Media- und Marktanalyse - Zielgruppendefinition und Beschreibung - Entwicklung innovativer Mediakonzepte (On - und Offline-Medien sowie Live-Kommunikation), inklusive Formatvorschlägen und Kanalempfehlungen - Entwicklung starker Kampagnenmechaniken in Zusammenarbeit mit der Kreativagentur - Gegebenenfalls Abstimmung mit weiteren externen Agenturpartnern von visitBerlin und/oder direkt mit MA von visitBerlin im Rahmen der Kampagnenplanung und Abstimmung mit der zuständigen Kreativagentur - Mediaselektion unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen Kriterien, basierend auf dem neuesten Stand der Werbeträger- und Werbemittelforschung Mediaeinkauf und -abwicklung - Lokale, nationale und internationale Planung, Einkauf und Koordination - Erstellung von Streu- und Kostenplänen - Erstellung von Produktionsplänen für die Kreativagenturen - Strategische und operative Abstimmung mit externen Agenturpartnern von visitBerlin (SEA-, Kreativ-Agenturen Social Media, usw.) oder/und mit den MA aus den jeweiligen visitBerlin Fachbereichen - Verhandlung und Abschluss von Mediapartnerschaften sowie Sicherstellung von günstigen Konditionen und exklusiven Platzierungen. - Prüfung von gelieferten Werbemitteln und Koordination mit den Medien - Erteilung von Buchungsaufträgen an die Medien - Rechnungslegung Social Media und SEA_Ad-Kampagnen - Umsetzung und Optimierung von Social Media- und SEA-Kampagnen - Erstellung und Management von Social Media-Kampagnen (z. B. auf Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok) , d.h.Verbreitung, Monitoring, Anpassung sowie das Abschlussreporting von Social-Media-Anzeigen unter Berücksichtigung aller Social-Media-Kanäle der Auftraggeberin - Planung und Umsetzung von SEA-Kampagnen (z. B. Google Ads, Bing Ads) zur Generierung von Traffic und Conversion. - Kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Kampagnenleistung auf Basis von KPIs wie CTR, CPC, Conversion Rate und ROAS. - Anpassung und A/B-Testing von Anzeigenformaten, Zielgruppen und Creatives zur Steigerung der Kampagneneffektivität. Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung - Strategische Beratungsleistung und Handlungsempfehlung hinsichtlich der Kampagnenkonzeption, der Erstellung von Werbemitteln sowie Definition von Erfolgsfaktoren basierend auf den Zielvorgaben der Auftraggeberin - Kontinuierliche Optimierung der Kampagnen-Performance während der Kampagnen-Laufzeit sowie Bereitstellung von Learnings für künftige Kampagnen. - Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern - Monitoring und Reporting der Maßnahmen während der Kampagnen-Laufzeit - Kontrolle der festgelegten PIs und KPIs der Kampagne - Erstellen wöchentlicher Reportings und Protokollierung der umgesetzten Maßnahmen - Bereitstellung strukturierter Daten, idealerweise in einem geeigneten Dashbord mit Bereitstellung eines Zugangs für visitBerlin - Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation - Kampagnenauswertung, Einschalt-, Belegkontrolle - Projektmanagement für oben genannten Maßnahmen - Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager) - Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin Abstimmungen/Beratung Für das Handling der verschiedenen Kampagnen sind regelmäßige Abstimmungen, Beratungen und ggf. Workshops vor Ort in Berlin und ggf. zusätzlich telefonisch gewünscht. Evtl. damit verbundene Reisekosten sind in der angebotenen Agenturprovision enthalten und werden nicht zusätzlich von visitBerlin übernommen.

Vertragslaufzeit

Beginn

12.03.2025

Ende

11.03.2026

Verlängerungsoption

bis zu 3× verlängerbar

Verfahrens-Bedingungen

Bindefrist

1 Monat

Verfahrensverlauf — alle 2 Veröffentlichungen

• Ausschreibung · Frist: 18.02.2025
• Vergabeergebnis

Zuständige Vergabekammer (laut Bekanntmachung)

Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung, Berlin

Angabe aus der TED-Bekanntmachung. Im Streitfall ist die tatsächlich zuständige Vergabekammer nach §§ 155 ff. GWB maßgeblich, nicht zwingend die hier genannte.