Migration SAP S/4HANA - Angebotsphase

Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium (Liefergegenstände & Scope) wird mit Punkten von 0 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet. Die Punkte werden nach den folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind: 0 Punkte: Grobe Lücken Mehr als 20 % der geforderten Liefergegenstände fehlen oder weichen stark ab; keine Modul-Details; Scope unklar; die im Leistungsverzeichnis via SAP Activate vorgegebenen Abnahmekriterien ("Do Releases") sind zwar genannt, aber der Bieter erbringt keine Testfälle oder Metriken. 1 Punkt: Teilweise unvollständig 15-20 % Abweichung bei den Liefergegenständen; rudimentäre Modulübersicht ohne technische Tiefe; SAP Activate Akzeptanzkriterien - im LV genannt, der Bieter legt jedoch keine Testfälle oder Metriken vor; Modulübersicht ohne technische Spezifikation; Scope nur allgemein genannt. 2 Punkte: Grundlegende Abdeckung 10 - 15 % Abweichung bei den Liefergegenständen; Modulbeschreibungen ungleichmäßig detailliert; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis für Hauptmodule vorhanden, Bieter skizziert Testverfahren aber nur grob und ohne konkrete Messwerte. 3 Punkte: Befriedigende Vollständigkeit 5 - 10 % Abweichung bei den Liefergegenständen; zentrale Module (z. B. RE-FX & FI-CO/Finance) gut beschrieben; aber einzelne Punkte nicht plausibel belegt; Scope überwiegend vollständig; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis definiert, einzelne Prüfszenarien fehlen; der Bieter bestätigt die Kriterien, liefert aber nur Teilnachweise. 4 Punkte: Nahezu vollständig Unter 5 % Abweichung bei den Liefergegenständen; alle Module benannt und technisch beschrieben; kleinere Unschärfen im Scope; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis vollständig für > 90 % der Liefergegenstände mit klaren Metriken; der Bieter legt Testwerkzeuge, Testskripte und Abnahmeprotokolle für diese 90 % vor. 5 Punkte: Vollständige Dokumentation 100 % Abdeckung aller Liefergegenstände; Modul-Details für RE-FX & FI-CO/Finance vollständig dargestellt; Scope klar strukturiert Abweichungen unwesentlich technische Spezifikationen inklusive Schnittstellen- und Datenmodell; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis für alle Liefergegenstände definiert; der Bieter liefert einen detaillierten Testplan, reproduzierbare Testläufe und vollständige Abnahmeprotokolle gemäß "Do Releases". 6 Punkte: Exzellente Spezifikation Wie bei 5 Punkten, plus zusätzliche Testskripte und Prüfkriterien im Leistungsverzeichnis ("Do Releases" erweitert); automatisierte Abnahmeprozesse beschrieben und in die Tool-Kette integriert; der Bieter liefert Muster-Abnahmebericht und Änderungsmanagement-Workflow gemäß SAP Activate-Vorgaben.

Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium ("Projektteam") wird mit Punkten von 0 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet. Die Punkte werden nach folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind: 0 Punkte: Unerfahrenes Personal Keine Nachweise; alle Rollen < 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; Projektleiter (PL) nicht vertraglich zugesichert, Kommunikation in der Angebotspräsentation fehlt oder bleibt unstrukturiert. 1 Punkt: Schwache Expertise PL > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung, aber ohne Brownfield-Migrations-Projekt; weitere Schlüsselressourcen des Kernteams sind unerfahren mit < 3 Jahre SAP-Erfahrung; vertragliche Pönalregelung nur für PL; Kommunikation in der Angebotspräsentation überwiegend reaktiv; keine Adressierung von Risiken in der Präsentation. 2 Punkte: Basisqualifikation PL mit 1 Brownfield-Migrations-Projekt und > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; 2 Key-Ressourcen > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale für nicht gerechtfertigten Austausch des Projektleiters, aber kein Notfall-Ersatzplan zum Austausch von Ressourcen skizziert; Kommunikation in der Angebotspräsentation Kommunikation überwiegend reaktiv; keine Adressierung von Risiken in der Präsentation. 3 Punkte: Solides Kernteam PL > 1 Brownfield-Migrations-Projekte und > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; drei Schlüssel-Ressourcen des Kernteams > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale für PL + eine weitere Ressource angeboten; Es gibt einen Notfall-Ersatzplan für Ressource aus dem Kernteam; die Kommunikation in der Präsentation war klar, aber nicht immer proaktiv. 4 Punkte: Erfahrenes Kernteam PL > 2 Brownfield-Migrations-Projekte und > 7 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vier Key-Ressourcen > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale & Ersatzplan für PL und zwei Schlüssel-Ressourcen; Kernteam hat Expertise über SAP-Zertifikate nachgewiesen; sehr gute Kommunikation mit sachlicher, adressatengerechter Präsentation. 5 Punkte: Hochqualifiziertes Team PL > 7 Jahre S/4HANA-Erfahrung mit > 2 Brownfield-Migrations-Projekten; alle Key-Ressourcen > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale angeboten & Ersatzplan für gesamtes Kernteam aufgestellt; proaktive Risiko-Kommunikation; herausragende Kommunikation in der Angebotspräsentation (klare Antworten, proaktive Adressierung von Projektrisiken, stets adressatengerecht). 6 Punkte: Spitzenbesetzung PL > 10 Jahre S/4HANA-Erfahrung mit > 3 Brownfield-Migrations-Projekten; alle Kernteam-Mitglieder > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vollständige vertragliche Pönal- & Ersatzregelungen; unabhängiger Prüfbericht Bericht über erfolgreiches Roll-Out; exzellente Angebotskommunikation mit überzeugenden, risikoorientierten Antworten und perfekter Zielgruppenansprache.

Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium ("Projektvorgehen, Methodik & Migrationsstrategie ") wird mit Punkten von 0 bis 6 wie dargestellt bewertet und gewichtet. Die Punkte werden nach den folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind: 0 Punkte: Fehlende Grundlage Kein Projektplan, keine Phasendefinition, kein Go-Live-Termin und keine Risikobewertung. 1 Punkt: Fragile Planung Grobe Phasenübersicht ohne klare Meilensteine (Quality Gates), Aufwandsschätzung ungenau bzw. unvollständig (geschätzte Varianz +/- 30 %), Puffer unter einer Arbeitswoche und Risiken nicht quantifiziert; Go-Live-Termin nur erwähnt. 2 Punkte: Rudimentäre Struktur Activate-Phasen skizziert, aber mindestens zwei Abweichungen, Migrationskonzept mit Lücken, Aufwandsschätzung teils unplausibel (geschätzte Varianz +/- 20 %), Puffer ein bis zwei Arbeitswochen und unvollständiges Risikoregister. 3 Punkte: Solide Basis Activate-Methodik weitgehend eingehalten (Maximal eine Abweichung von den Activate-Phasen), strukturiertes Migrationskonzept mit vereinzelt unklaren Stellen, Zeitstrahl in einem Abschnitt unvollständig, geschätzte Aufwandsvarianz +/- 15 %, Go-Live-Termin mit Puffer zwei bis drei Arbeitswochen und mindestens fünf Risiken im Register. 4 Punkte: Fundierte Umsetzung Keine Abweichungen von den Activate-Phasen, Meilensteine klar definiert; Zeitstrahl durchgängig, geringe Lücken in Detailtiefe; geschätzte Aufwandsvarianz +/- 10 % belegt durch Vergleichswerte, Go-Live-Termin plausibel mit Puffer > 4 Arbeitswochen; Risikoregister > 10 Risiken mit Maßnahmenplänen. 5 Punkte: Sehr gute Methodik Lückenlose Activate-Umsetzung; kohärentes, plausibles Migrationskonzept mit detaillierter Aufwandsschätzung; KPI-basiertes Reporting z.B. für Meilensteine, Kostenabweichung als Verhältnis von geplantem zu tatsächlichem Budgetverbrauch, Aufwandstreue, Anzahl kritischer Defects pro Lieferpaket (Soll-Ist-Abweichung < 5 %), Go-Live-Termin sicher erreichbar mit Puffer > 6 Wochen, automatisierte Risikowarnungen und Go-Live-Plan durch Simulation validiert; alle Risiken bewertet und mitigiert. 6 Punkte: Best-Practice-Umsetzung Wie 5 Punkte und zusätzlich umfassende SAP-Activate-System-Conversion mit KPIs, Tools und Risikomanagement; präzise Ressourcen- und Zeitplanung, Alle Phasen vollumfänglich dokumentiert; Aufwandsschätzung mit Benchmarks; Go-Live 31.12.2026 mit Puffer > 8 Wochen; Risikomanagement mit Eskalationsprozessen; automatisierte Fortschritts- und Qualitätssicherung.

Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium ("Mitwirkungsleistungen, OCM & Know-How Transfer") wird mit Punkten von 0 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet. Die Punkte werden nach folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind: 0 Punkte: Untragbarer Aufwand Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um über 150 MD (man days = Mann-Tage = 8h) überschrittten; kein OCM-Plan (Organisational Change Management); kein Konzept für Wissenstransfer; hohes Abhängigkeitsrisiko. 1 Punkt: Überlastung erkennbar Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um 100-150 MD überschritten; OCM nur grob skizziert; Wissenstransfer theoretisch angedeutet; Risiken nicht quantifiziert. 2 Punkte: Teilweise brauchbar Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um 50-100 MD überschritten; OCM-Plan mit 1-2 Methoden, aber wenig Praxisbezug; Transferplan ohne Zeitplan; moderate Risiken bekannt, aber sie sind noch unstrukturiert. 3 Punkte: Befriedigend umsetzbar Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um 15-50 MD überschritten; OCM-Konzept mit > 3 Methoden aber nicht auf BHG-Rollen zugeschnitten; Transferplan mit Zeitplan für 3 Workshops; identifizierten Risiken sind systematisch in einem Dokument erfasst und mit entsprechenden Maßnahmen hinterlegt. 4 Punkte: Realistische Planung Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um < 15 MD überschritten; detailliertes und plausibles OCM-Konzept mit > 5 in der eigenen Praxis bewährten Methoden, angepasst an BHG-spezifische Risiken und Organisationsstruktur; Konzept für spezifischen Wissenstransfer zu BHG-Prozessen und -Modulen, exakt zugeschnitten auf BHG-Ressourcen und mit hoher Wahrscheinlichkeit für zügige und sichere Übernahme in den Eigenbetrieb (keine Basis-SAP S/4HANA-Schulung); klare Erfolgskriterien und Risikoanalyse. 5 Punkte: Sehr gute Transferstrategie Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um < 10 MD überschritten; OCM-KPIs (z. B. Adoptionsrate > 80 %); Transfer mit einem detaillierten Schulungsplan (> 5 Tage) plus Coaching, spezifisch für BHG-Rollen und Module; Lessons-Learned-Prozess; systematische Risikominderung. 6 Punkte: Exzellenter Wissenstransfer Leistbarer Mitwirkungsaufwand für IT und Fachbereich um < 5 MD überschritten; OCM-Dashboard mit Echtzeit-KPIs; Transferplan mit > 8 Trainingstagen und On-the-job-Coaching, maßgeschneidert für BHG; nachgewiesene Pilot-Schulung; Abhängigkeiten eliminiert; kompletter Roll-out-Nachweis durch unabhängige Prüfung.

Das unter Ziffer 12.3 in den Bewerbungsbedigungen detailliert dargestellte leistungsbezogene Kriterium "Qualität und Relevanz der im Angebot dargestellten strategische Partnerschaft" wird mit Punkten von 0 bis 6 wie dargestellt bewertet und gewichtet. Die Punkte werden nach den folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind: 0 Punkte Keine Nachweise Kein erkennbares Konzept für strategische Partnerschaft; keine oder rein generische Referenzen; keine konkreten Beispiele für Innovationen oder Mehrwerte. 1 Punkte Generische Aussagen Strategische Rolle nur vage umrissen; 1-2 allgemein gehaltene Projektbeispiele ohne Bezug zu Auftrag; Innovationen oder Mehrwerte nicht quantifiziert oder belegt. 2 Punkte Minimale Substanz Konzept liegt vor, aber weniger als 3 konkretisierte Referenzbeispiele; Innovationspotenziale bleiben abstrakt; keine messbaren Auswirkungen (z. B. KPIs, SLA-Verbesserung). 3 Punkte Solider Ansatz Konzept strukturiert beschrieben; 3-4 relevante Referenzprojekte benannt; vereinzelte KPIs oder Nutzenmetriken genannt; die Vorteile sind grundsätzlich nachvollziehbar, aber noch nicht durchgängig belegt. 4 Punkte Guter Bezug zu Anforderungen Konzept klar auf Auftrag ausgerichtet; 4 aussagekräftige Beispiele aus S/4HANA-Projekten; Innovationsbeiträge teils mit messbaren Effekten (z. B. Zeitreduktion >10 %). 5 Punkte Sehr gute Darstellung Mind. 5 strukturierte Referenzen für die Rolle als strategischer SAP Partner mit belegbaren Lessons Learned; Innovationswirkung klar beziffert (z. B. SLA-Verbesserung, Nutzereffizienz); überzeugende Mehrwertbeschreibung. 6 Punkte Best-Practice Strategisch exzellent >5 belegten Beispielen aus relevanten Partnerschaften mit Kennzahlen (z. B. TCO-Reduktion, Innovationszyklus < 6 Mon.); schlüssige Übertragung auf Auftrag; zukunftsweisende Synergien nachgewiesen.