Rahmenvereinbarung IT-Betrieb BEN GmbH

Zu Vertragsbeginn und Vertragsende ist eine Übernahme/ Übergabe erforderlich. Bieterseitig ist hier zu beschreiben, wie bei Vertragsbeginn eine Einarbeitung des vorgesehenen Personals erfolgen soll. Weiter ist zu beschreiben, wie bei Vertragsende die Einarbeitung und Übergabe an das Nachfolgeunternehmen vorgesehen ist. Wie sieht die Kommunikationsstruktur mit dem Vor- und Nachfolgeunternehmen sowie der BEN GmbH als Auftraggeberin aus? Welche Mitwirkungspflichten werden bei allen 3 Parteien identifiziert?

Zu Vertragsbeginn erfolgt eine Transitionsphase. Bieterseitig ist hier ein plausibler Zeit- und Meilensteinplan grob zu skizzieren. Auf welche Aspekte kommt es seitens des Bieters bei der Transition an? Wie wird die Transitionsphase (ausgehend von einem vollumfänglichen Mitwirken aller Parteien) zeitlich angesetzt?

Bieterseitig soll die Vorgehensweise in der Systembetreuung (insbesondere die organisatorischen, technischen und qualitätssichernden Maßnahmen) beschrieben werden. Hier kommt es auf folgende Aspekte an: Erkennen und Beheben aller Hard- und Software-Störungen bei den zentralen IT-, Netz- und Kommunikationskomponenten (z.B. Switche, Server, Router). Beschrieben werden soll außerdem, wie der bestmögliche Systembetrieb sichergestellt wird. Erwartet wird, dass durch die Systembetreuung der stabile IT-Betrieb sichergestellt wird. Ferner soll dargestellt werden, wie die Systemüberwachung sichergestellt wird. Wichtig ist hierbei auch eine proaktive Überwachung, so dass Probleme bzw. Vorfälle und Störungen unmittelbar auffallen, und nicht erst durch den Anwender gemeldet werden müssen.

Bieterseitig soll die Vorgehensweise in der Anwenderbetreuung (insbesondere die organisatorischen, technischen und qualitätssichernden Maßnahmen) beschrieben werden. Hier kommt es auf folgende Aspekte an: Annahme und Erfüllung der Anwenderanforderungen. Beschrieben werden soll außerdem, wie die bestmögliche Anwenderbetreuung sichergestellt wird. Erwartet wird, dass in der Anwenderbetreuung eine adressatengerechte und proaktive Kommunikation erfolgt. Beschrieben werden soll dabei auch, wie Anwender proaktiv über Probleme bzw. Vorfälle und Störungen informieren werden.

Das Ticketsystem ist vom Auftragnehmer bereitzustellen und zu betreiben. Bieterseitig ist ein Ticketsystem für den Auftrag vorzustellen und die Auswahl zu begründen. Hier kommt es auf folgende Aspekte an: Funktionalität und Nutzung (Einwahl über Webanwendung, VPN, etc.), einfache Benutzerfreundlichkeit, Darstellung, Auswertung und Übersichten, Bearbeitungsstatusverfolgung.

Bieterseitig ist das Vorgehen bei dem Betrieb und der Betreuung des Ticketsystems zu beschreiben. Insbesondere soll darauf eingegangen werden, wie der Ablauf einer Störung auf der Prioritäten-Skala 1 bis 4 gemäß der Leistungsbeschreibung ablaufen wird und wie das notwendige Fachpersonal gesteuert wird. Zu erläutern ist auch, wie sichergestellt wird, dass alle Tickets sach- und zeitgerecht abgearbeitet und dokumentiert werden.

Die System- und Anwenderbetreuung umfasst umfangreiche administrative Routinetätigkeiten. Bieterseitig ist die Vorgehensweise bei der Erbringung der administrativen Routinetätigkeiten und möglicher weiterer administrativer Aufgaben zu beschreiben. Wie wird die Erledigung und Dokumentation dieser Tätigkeiten sichergestellt?

Bieterseitg ist darzustellen, wie sichergestellt wird, dass die IT-Infrastruktur stets dem Stand der Technik entspricht.

Es kommt immer wieder vor, dass (kurzfristig) IT-Projekte umgesetzt werden müssen. Diese Projekte sind neben dem IT-Betrieb in enger Abstimmung mit der BEN GmbH umzusetzen. Bieterseitig ist darzustellen, wie der Personaleinsatz bei diesen Projekten geplant und realisiert wird. Wie werden derartige Projekte aufgesetzt und konzipiert (Organisation, Projektleitung, Qualitätskontrolle, usw.) sowie vollzogen, ohne den IT-Betrieb zu beeinträchtigen.

Ein wesentlicher Bestandteil eines SOC ist die Früherkennung von Sicherheitsvorfällen. Durch den Einsatz moderner Technologien und Algorithmen zur Bedrohungserkennung können potenzielle Gefahren bereits im Frühstadium identifiziert werden. Bieterseitig ist das Vorgehen zum Betrieb des SOC und wie dadurch die IT-Landschaft bestmöglich geschützt werden kann zu beschreiben. Eingegangen soll hierbei daruf, wie sach- und zeitgerecht auf Vorfälle reagiert und wie die Früherkennung von Sicherheitsvorfällen gewährleistet wird. Ferner sind mögliche plausible Sicherheitsvorfälle und Bedrohungslagen die aus Bietersicht eintreffen könnten kurz zu skizzieren.

Auftragnehmerseitig ist quartalsweise ein Sicherheitsbericht zu erstellen sowie der BEN GmbH vorzulegen. In diesem Bericht sollen Warnmeldungen zusammengefasst werden, die im jeweiligen Monat auf unserer Sicherheitsinfrastruktur aufgetreten sind. Ziel ist es, einen Überblick über die Art, Häufigkeit und Schwere der aufgenommenen Probleme zu geben. Bieterseitig ist darzustellen, wie ein solcher Bericht aufgebaut werden würde, sowie ein Beispielbericht kurz zu Skizzieren bzw. einen anonymisierten Ausschnitt aus einem vergangenen Bericht beizufügen.

Bieterseitig ist darzustellen, wie mit Novellierungen im Bereich IT-Security umgegangen wird, und ob diese (unentgeltlich) an die Auftraggeberin weitergegeben werden, und wenn ja, auf welchem Weg (Mailingliste, Newsletter, Round-Table-Treffen etc.).

Bieterseitig sind die vorgesehenen Vertretungsregelungen für die eingesetzten Personen bei geplantem Ausfall (z. B. Urlaub) sowie bei ungeplantem Ausfall (z. B. Krankheit) zu erläutern. Zudem ist darauf einzugehen, wie sichergestellt wird, dass stets ausreichend qualifiziertes und über die erforderlichen Projektkenntnisse verfügendes Personal zur Verfügung steht. Ferner ist zu erläutern, auf welche personellen Ressourcen (ad-hoc) zurückgegriffen werden kann.

Zur Bewertung der nachfolgenden Kriterien (N.1 bis N.8) sind Bieterseitig die in den Vergabeunterlagen vorhanden Qualifikationsprofile auszufüllen und die entsprechenden Nachweise beizufügen.