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Lieferauftrag EU-Oberschwelle

Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank

KfW Bankengruppe · Frankfurt am Main · Hessen · Anstalt des öffentlichen Rechts (Bund)

Teilnahme- bzw. Angebotsfrist
26.10.2026, 11:00 Uhr
abgelaufen
Auftragswert
nicht veröffentlicht
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Veröffentlicht
26.09.2026
Angebotsfrist abgelaufen — eine mögliche Verlängerung im Original-Portal prüfen →

Diese Frist ist vorbei — die nächste muss es nicht sein.

Wer KfW Bankengruppe beobachtet, bekommt neue Ausschreibungen dieser Vergabestelle per E-Mail — am Tag der Veröffentlichung statt Wochen später über eine Suchmaschine.

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Beschreibung

Einführung eines neuen cloudbasierten und zukunftssicheren Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungssystems in der KfW und IPEX. Die neue SaaS Lösung soll das aktuelle Reisekostenabrechnungstool (SAP HCM TRV) ablösen.

Wesentliche Funktionalitäten:

  • Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Kostenerstattungen
  • Genehmigungs- und Freigabeworkflows
  • Reporting und Transparenz
  • Belegmanagement und Automatisierung
  • Steuer- und Lohnsteuerrelevante Anforderungen
  • Betrugs- und Fehlererkennung
  • Rollen- und Berechtigungskonzept
  • Löschkonzept
  • App für den Einsatz auf mobilen Endgeräten

Das Tool soll die Abwicklung des gesamten Prozess der Reisekosten- und Spesenabrechnung digital, effizient und revisionssicher, von der Erfassung, über die Genehmigung, Prüfung und Freigabe der zu erstattenden Kosten umfassen. Zudem soll es das regulatorisch verpflichtende E Rechnungsformat und detailliertes Reporting bieten für mehr Transparenz sowie Einhaltung der Compliance.

⚡

KI-Kurzfassung der Anforderungen

KI-generiert

Branche: IT & Digitalisierung

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Beschafft wird eine cloudbasierte SaaS-Lösung für Erfassung, Genehmigung, Prüfung und Freigabe von Reisekosten und Kostenerstattungen.
  • Die Lösung soll Funktionen für Belegmanagement, Automatisierung, steuer- und lohnsteuerrelevante Anforderungen, Betrugs- und Fehlererkennung, Rollen- und Berechtigungskonzept sowie Löschkonzept umfassen.
  • Verlangt werden zudem eine App für mobile Endgeräten, die Verarbeitung des verpflichtenden E-Rechnungsformats und detailliertes Reporting.
  • Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb; Angaben zu Losen und konkreten Eignungsnachweisen sind in der Bekanntmachung nicht enthalten.
  • Praktischer Hinweis: Für die Angebotserstellung sind Nachweise zu Datenschutz, Revisionssicherheit und Einhaltung der Compliance-Vorgaben voraussichtlich relevant, sollten aber anhand der Vergabeunterlagen geprüft werden.

Gegenstand ist die Einführung einer cloudbasierten SaaS-Lösung für Reisekostenabrechnung und Kostenerstattung bei der KfW und der KfW IPEX-Bank, die das bestehende System SAP HCM TRV ablösen soll.

Der geschätzte Auftragswert ist nicht angegeben; zu Eignungsanforderungen im Detail enthält die Bekanntmachung nur die Angaben zum Verfahren, weitere Nachweise sind voraussichtlich üblich, werden aber nicht genannt. Erfüllungsort ist Frankfurt am Main.

Weitere Eignungskriterien: Details in der vollständigen Analyse.

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Diese Kurzanalyse ist ausschließlich ein Hilfsmittel zur schnellen Orientierung und keine Eignungs- oder Rechtsberatung. Die verbindlichen Angaben entnehmen Sie bitte der Original-Bekanntmachung (oeffentlichevergabe.de). Details zu unserer KI-Nutzung: KI-Transparenz.

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Weitere Pflichtangaben aus der Bekanntmachung

Soziale Kriterien
  • Gleichstellung der Geschlechter
Zweistufiges Verfahren (Bewerberlimitierung)

3–5 Bewerber zugelassen · sukzessive Reduktion möglich · Zuschlag ohne Verhandlung möglich

Zuschlagskriterien

Wonach der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.

Los 1 · Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank
  • Preis 60 %
  • Kann-Kriterien, Live-Demo von Use Cases 40 %
    Qualität

    Leistung: Qualität (Kann-Kriterien, Live-Demo von Use Cases)

Quelle: Bekanntmachung (eForms) — Gewichtung wie vom Auftraggeber veröffentlicht.

Anforderungen an Bieter (Eignung)

Was Sie zur Teilnahme nachweisen müssen — wie vom Auftraggeber gefordert.

Wirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit

  • Durchschnittlicher Jahresumsatz

    Mindestanforderung: Nettojahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages.

    Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/f1e2dd8d-a7f8-48d2-9653-7f01d67a3bdb/suitabilitycriteria

Technische & berufliche Leistungsfähigkeit

  • Umweltmanagement-Maßnahmen

    ESG-Kriterien/ Auswahlkriterien (Punkte, vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb)

  • Referenzen (vergleichbare Lieferungen)

    Auswahlkriterien (Punkte): Inhaltliche Bewertung einer einzelnen - durch den Bieter ausgewählten - vergleichbaren Referenz (vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb)

  • Referenzen (vergleichbare Lieferungen)

    Mindestanforderungen: 3 vergleichbare Referenzen, die die Mindestanforderungen an
    die Eignung erfüllen/ Auswahlkriterien (Punkte): Erfüllung einzelner Anforderungen
    innerhalb der Referenzen (vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb).

    Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/f1e2dd8d-a7f8-48d2-9653-7f01d67a3bdb/suitabilitycriteria

  • Durchschnittliche Personalstärke

    Mindestanforderungen:

    • Anzahl Mitarbeiter
    • Qualifizierte Fachkräfte für die Leistungserbringung (Senioritätsstufe "Expert" und Senioritätsstufe "Senior")

    Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/f1e2dd8d-a7f8-48d2-9653-7f01d67a3bdb/suitabilitycriteria

Quelle: Bekanntmachung (eForms). Maßgeblich sind die vollständigen Vergabeunterlagen.

Solche Anforderungen kommen wieder

Hier wurden Nachweise zu Wirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit, Technische & berufliche Leistungsfähigkeit verlangt. Für diese Ausschreibung ist die Frist vorbei — mit einem kostenlosen Suchprofil bekommen Sie vergleichbare Ausschreibungen am Tag der Veröffentlichung per E-Mail, statt sie Wochen später über eine Suchmaschine zu finden.

Vergabe- & Vertragsbedingungen

Wichtige Bedingungen für Angebot und Ausführung — wie vom Auftraggeber bekannt gemacht.

  • Nachforderung fehlender Unterlagen möglich

    Der Auftraggeber darf fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern (§ 56 VgV).

  • Elektronische Rechnung (eRechnung) verpflichtend
  • Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung

    Der Auftrag ist an zusätzliche Ausführungsbedingungen geknüpft (§ 128 GWB) — Details in den Vergabeunterlagen.

Hinweise zur Nachprüfung & Rügepflicht

§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen ist.

Quelle: Bekanntmachung (eForms). Maßgeblich sind die vollständigen Vergabeunterlagen.

Verfahrensverlauf

📅 .ics

Vollständige Historie dieses Vergabeverfahrens — alle Phasen und Veröffentlichungen.

  1. Ausschreibung Sie sind hier

    Angebote werden eingeholt

    1 Veröffentlichung

    • Frist 26.10.2026 Original-Veröffentlichung · in TED EU + oev aktuell
  2. Wertung

    Angebote werden geprüft

  3. Vergabeergebnis

    Vergabeergebnis liegt uns nicht vor — beim Auftraggeber direkt erfragen

Preiseinschätzung

Basierend auf 1.733 vergleichbaren Vergabeergebnissen:

Unteres Quartil 221.000 €
Median 379.964 €
Oberes Quartil 866.355 €

Statistische Auswertung öffentlicher Zuschlagswerte. Keine Preisempfehlung.

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Vergabeunterlagen

Beim Original-Portal — die Angebotsfrist ist abgelaufen, die Unterlagen sind dort ggf. nicht mehr hinterlegt.

Stammdaten
Angebotsfrist 26.10.2026, 11:00 Uhr (abgelaufen)
Vergabenummer KfW-2026-0034
Verfahrensart Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Auftragsart Lieferauftrag
Schwierigkeit Hoch KI
Auftraggeber KfW Bankengruppe
Standort Frankfurt am Main, Hessen
Veröffentlicht 26.09.2026
CPV-Codes (5) 48000000 · Software
72260000 · IT-Dienstleistungen
72212440 · IT-Dienstleistungen
72212450 · IT-Dienstleistungen
72212451 · IT-Dienstleistungen
(Was ist das?)
Erfüllungsort Frankfurt am Main
Laufzeit 4 Jahre
Frist für Rückfragen 14.10.2026
Bieterkommunikation ansehen Fragen & Antworten zum Verfahren im Vergabeportal (oeffentlichevergabe.de) · ggf. archiviert
Nebenangebote nicht zugelassen

Alert für ähnliche Ausschreibungen
CSV Export →
Vergabe-Status (?)
Vergabeergebnis liegt uns nicht vor
Bei Unterschwellenvergaben ist die TED-Veröffentlichung des Ergebnisses nicht zwingend — direkt beim Auftraggeber nachfragen.

ⓘ Zuschlag noch nicht publiziert. Bei EU-Oberschwelle ist das nach §39 VgV meldepflichtig (Nachreichung möglich). Bei UVgO-Unterschwelle nicht meldepflichtig — Gewinner wird ggf. nie öffentlich.

Alert bei Zuschlag + Folgeausschreibungen →

Ø Bieter in der Branche 2.5
Methodik & Datenbasis

Historischer Durchschnitt aus 6.297 vergleichbaren Vergaben — keine Prognose für diese Ausschreibung.


Erfasste Abschluss-Meldungen 90%
Methodik & Datenbasis

Anteil der erfassten Verfahren in IT & Digitalisierung mit veröffentlichter Zuschlag-Bekanntmachung. Basis: 20.246 Verfahren. Die tatsächliche Zuschlagsquote liegt typischerweise höher, weil viele Vergabestellen Ergebnisse verspätet oder gar nicht melden.


Markt-Insights

Ø Zuschlagsdauer 20 Tage
Schätzwert-Abweichung -3%
KMU-Bieteranteil 21%

Preis-Kalkulator

Historische Preisdaten für diese Branche in Hessen
Preis-Kalkulator freischalten →


Vergabeunterlagen erhalten Sie über die in der Bekanntmachung angegebene Vergabeplattform des Auftraggebers KfW Bankengruppe. Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist die elektronische Einreichung über eVergabe-Plattformen (z. B. Vergabe.NRW, DTVP, evergabe-online.de, HAD) Pflicht.

Vergabekammer (laut Bekanntmachung)

Vergabekammer des Bundes, Bonn

Hinweis zur Zuständigkeit

Angabe aus der TED-Bekanntmachung. Im Streitfall ist die tatsächlich zuständige Vergabekammer nach §§ 155 ff. GWB maßgeblich, nicht unbedingt die hier genannte.

Erweiterte Daten

Quelle: oeffentlichevergabe.de · 4/5 Kernfelder

Nicht in der Bekanntmachung: Auftragswert

Zuletzt geprüft am 24.10.2026

Daten korrigieren →

Quelle: oeffentlichevergabe.de

Diese Ausschreibung ist abgeschlossen (Frist abgelaufen). Der ursprüngliche Eintrag im Vergabeportal der Vergabestelle ist nach Verfahrensende oft nicht mehr abrufbar — die dauerhafte Fassung finden Sie auf oeffentlichevergabe.de:

Original-Bekanntmachung

Diese Vergabe ist auch auf TED EU veröffentlicht — mit Originaldokumenten und allen Sprachfassungen:

Vergabestelle

KfW Bankengruppe · Frankfurt am Main

✉ vergabestelle@kfw.de
☎ +49 6974310