E-Rechnung

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist im öffentlichen Auftragswesen seit November 2020 verpflichtend. Auftragnehmer öffentlicher Auftraggeber des Bundes müssen ihre Rechnungen elektronisch im strukturierten Format einreichen — ein einfaches PDF genügt nicht.

Format

E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind die Formate XRechnung (XML-basiert, bevorzugtes Format der Bundesverwaltung) und ZUGFeRD 2.0 (Hybrid aus PDF und eingebetteten XML-Daten) verbreitet. Beide Formate sind maschinenlesbar und automatisch verarbeitbar.

Übermittlung

Für Bundesbehörden erfolgt die Übermittlung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder das Onlinezugangsgesetz-konforme Portal (OZG-RE). Für Landes- und Kommunalauftraggeber gelten je nach Bundesland unterschiedliche Plattformen und Fristen.

Pflichten für Auftragnehmer

Unternehmen, die öffentliche Aufträge ausführen, müssen die für den jeweiligen Auftraggeber geltende E-Rechnungspflicht beachten (für Bundesauftraggeber seit 27.11.2020 verbindlich, in den Ländern je nach Landesrecht unterschiedlich). Rechnungen, die nicht im korrekten elektronischen Format eingehen, können abgewiesen werden, was zu Zahlungsverzögerungen führt. Eine frühzeitige Einrichtung der technischen Voraussetzungen ist empfehlenswert.