Angebot auf eine Ausschreibung schreiben — Schritt für Schritt

Bevor Sie anfangen: Die Bid/No-Bid-Entscheidung

Nicht jede Ausschreibung lohnt sich. Bevor Sie Zeit in ein Angebot investieren, prüfen Sie systematisch, ob der Auftrag zu Ihrem Unternehmen passt. Stellen Sie sich diese Fragen:

• Erfüllen Sie alle Eignungskriterien (Umsatz, Referenzen, Zertifizierungen)?
• Können Sie die Leistung fachlich und kapazitativ erbringen?
• Ist der Auftragswert wirtschaftlich attraktiv?
• Reicht die Zeit bis zur Abgabefrist für ein fundiertes Angebot?
• Kennen Sie den Auftraggeber und seine Anforderungen?

Eine ehrliche Bid/No-Bid-Analyse spart Ressourcen und erhöht die Erfolgsquote bei den Ausschreibungen, auf die Sie sich konzentrieren.

Schritt 1: Vergabeunterlagen gründlich lesen

Lesen Sie alle Dokumente vollständig und sorgfältig. Dazu gehören die Leistungsbeschreibung, die Bewerbungsbedingungen, die Vertragsbedingungen (oft auf Basis der VOL/B oder VOB/B) und die Zuschlagskriterien. Markieren Sie alle Anforderungen, die Sie im Angebot explizit adressieren müssen. Notieren Sie offene Fragen und stellen Sie diese fristgerecht über die Vergabeplattform — Bieterfragen und die Antworten darauf werden allen Teilnehmern zugänglich gemacht.

Schritt 2: Zuschlagskriterien analysieren

Die Zuschlagskriterien bestimmen, wie Ihr Angebot bewertet wird. Häufige Kriterien sind:

• Preis — oft mit 40-60 % gewichtet.
• Qualität des Konzepts — Ihre Herangehensweise, Methodik, Innovation.
• Personal — Qualifikation und Erfahrung der eingesetzten Mitarbeiter.
• Referenzen — vergleichbare Projekte der letzten Jahre.

Richten Sie Ihr Angebot gezielt auf die Kriterien aus. Wenn das Konzept mit 40 % gewichtet wird, investieren Sie entsprechend viel Sorgfalt in diesen Teil.

Schritt 3: Angebotsstruktur aufbauen

Ein professionelles Angebot ist klar strukturiert und orientiert sich an den Vorgaben der Vergabeunterlagen. Typische Bestandteile:

• Anschreiben: Kurz, förmlich, mit Bezug auf die Bekanntmachung.
• Eignungsnachweise: Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Referenzen, Umsatzzahlen.
• Leistungsbeschreibung / Konzept: Wie setzen Sie den Auftrag um? Methodik, Zeitplan, Meilensteine.
• Preisblatt: Exakt in der vom Auftraggeber vorgegebenen Form. Keine Abweichungen, keine Nachlässe, keine Sonderkonditionen außerhalb des Preisblatts.
• Erklärungen: Unterschriebene Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen, Mindestlohn, Scientology-Schutzerklärung (je nach Auftraggeber).

Schritt 4: Preiskalkulation

Kalkulieren Sie Ihren Preis sorgfältig. Im öffentlichen Vergaberecht gibt es die Pflicht zur Auskömmlichkeit: Ein Angebot, dessen Preis ungewöhnlich niedrig erscheint, kann vom Auftraggeber aufgeklärt und gegebenenfalls ausgeschlossen werden. Berücksichtigen Sie alle Kostenfaktoren: Personal, Material, Reisekosten, Overhead, Gewinnmarge und Risikozuschlag.

Schritt 5: Formale Anforderungen prüfen

Formfehler können zum Ausschluss führen. Prüfen Sie vor der Abgabe:

• Sind alle geforderten Dokumente enthalten?
• Sind alle Erklärungen unterschrieben (elektronische Signatur oder handschriftlich)?
• Entspricht das Preisblatt dem vorgegebenen Format?
• Sind alle Pflichtfelder im Vergabeportal ausgefüllt?
• Wird die Frist eingehalten? Planen Sie einen Puffer ein — technische Probleme beim Upload sind nicht selten.

Schritt 6: Abgabe und Nachbereitung

Reichen Sie Ihr Angebot über die vorgeschriebene Vergabeplattform ein. Nach Abgabe können Sie in der Regel keine Änderungen mehr vornehmen. Dokumentieren Sie den Eingang (Eingangsbestätigung sichern). Nach der Zuschlagsentscheidung haben Sie das Recht auf eine Absagemitteilung mit Begründung. Nutzen Sie diese Information, um Ihre Angebote kontinuierlich zu verbessern.

Typische Fehler vermeiden

• Unvollständige Unterlagen: Der häufigste Ausschlussgrund. Arbeiten Sie mit einer Checkliste.
• Abweichungen vom Leistungsverzeichnis: Änderungen an den Vergabeunterlagen (sogenannte Nebenangebote) sind nur zulässig, wenn der Auftraggeber sie ausdrücklich erlaubt.
• Fristversäumnis: Zu spät eingegangene Angebote werden zwingend ausgeschlossen. Es gibt keine Ausnahmen.
• Kopieren aus alten Angeboten: Passen Sie jedes Angebot individuell an die Ausschreibung an. Auftraggeber erkennen generische Texte sofort.