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Veranstaltungsmanagement des BMZ - Eventagentur
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Vergabe-Ergebnis
mediapool Veranstaltungsgesellschaft mbH
Auftragnehmer
Das Wichtigste auf einen Blick
KI-generiert- Veranstaltungsmanagement für Konferenzen, Tagungen, Messen und Ausstellungen im Inland.
- Umfassende Leistungen von Konzeption bis Dokumentation sind gefordert.
- Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von bis zu 6 Jahren (4 Jahre + 2x 1 Jahr Option).
- Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 5.000.000,00 Euro netto.
- Offenes Vergabeverfahren mit der Möglichkeit zur Teilnahme für alle interessierten Bieter.
KI-generierte Zusammenfassung der Bekanntmachung (KI-Transparenz) — maßgeblich ist die Original-Bekanntmachung.
Beschreibung
Im Rahmen eines vollumfänglichen Veranstaltungsmanagements sind Konzeptionierung, Planung, Organisation, Durchführung, Nachbereitung, Evaluierung und Dokumentation von Konferenzen, Tagungen, Messen und Ausstellungen, die inhouse oder an externen Orten in- und/oder outdoor im Inland stattfinden, als zentrale Leistungen zu erbringen. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung über die maximale Laufzeit von vier Jahren (inkl. der Option einer zweimaligen Verlängerung jeweils um ein Jahr) beträgt 5.000.000,00 Euro netto. Durch den Abschluss dieser Rahmenvereinbarung wird weder ein Anspruch der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers auf Abruf eines bestimmten Auftragsvolumens und des Höchstwerts noch auf die Erteilung einer bestimmten Zahl von Einzelaufträgen begründet. Die Entscheidung über den jeweiligen Umfang der zu beauftragenden Leistungen liegt allein im Ermessen der Auftraggeberin.
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📅 Laufzeit endet am 12.06.2028
Laut Bekanntmachung läuft dieser Auftrag bis zum genannten Datum. Er kann laut Bekanntmachung bis zu 2× verlängert werden — das Laufzeitende ist dann nicht das Vertragsende. Ob der Auftraggeber danach erneut vergibt, entscheidet allein er; die Angabe ist ein Anhaltspunkt für Ihre Vorbereitung, keine angekündigte Ausschreibung.
Zuschlagskriterien
Wonach der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot ermittelt hat — bekanntgegeben in der Ausschreibung zu diesem Verfahren.
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Qualität 60 Pkt.
Arbeitsprobe (Gewichtung 60 % = 600 Punkte) Im Rahmen der inhaltlichen Prüfung wird die Qualität Ihres Angebots wie folgt bewertet: Die beigefügten Vergabeunterlagen, insbesondere die Rahmenvereinbarung (Anlage 3a) und Leistungsbeschreibung (Anlage 3b), geben den geforderten Leistungsinhalt wieder. Mit Abgabe eines Angebots stimmen Sie grundsätzlich allen Mindestanforderungen in den oben genannten Anlagen zu. Darüber hinaus ermittelt die Auftraggeberin die Qualität der Arbeitsprobe hinsichtlich der in der Leistungsbewertungsmatrix (Anlage 1c) aufgeführten Kriterien, deren Erfüllungsgrad jeweils skalierbar bewertet und – auch aufgrund der in Anlage 1c angegebenen Untergewichtung – bepunktet wird. Dazu bittet die Auftraggeberin Sie, die Aufgabe entsprechend den Vorgaben der Aufgabenstellung für die Arbeitsprobe (Anlage 1b) umzusetzen und mit dem Angebot abzugeben. Die Auftraggeberin legt für die Frage 1 (Unterkriterium 2.1) eine Mindestleistungsgrenze in Höhe von 180 Leistungspunkten fest. Angebote, deren Leistungswert unterhalb dieser Grenze liegen, werden als nicht ausreichend betrachtet und aus der Prüfung und Wertung ausgeschlossen. Dabei bewertet ein Gremium, das sich aus drei Kolleginnen/Kollegen des Fachbereichs der Auftraggeberin zusammensetzt, die Qualität der Arbeitsprobe dahingehend, ob die Bewertungsmaßstäbe (siehe Leistungsbewertungsmatrix, Anlage 1c) erreicht werden. Jedes Gremiumsmitglied führt eine unabhängige Bewertung durch. Aus den drei unabhängigen Bewertungen wird das arithmetische Mittel der Punktzahl ermittelt. Dabei wird mit drei Stellen nach dem Komma gerechnet und kaufmännisch gerundet. Die Bewertungsmaßstäbe ergeben sich aus Anlage 1c (Leistungsbewertungsmatrix). Die Summe der von jeder Bieterin/jedem Bieter erzielten Leistungspunkte gemäß Anlage 1c bildet deren Leistungswert.
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Preis 40 Pkt.
Preis (Gewichtung: 40 % = 400 Punkte) Bitte geben Sie in Ihrem Angebot die abgefragten Einzelpreise an. Bitte nutzen Sie dabei ausschließlich das Preisblatt (Anlage 4) und richten Sie sich dabei nach dessen Vorgaben. Fehlende Einzelpreise führen zu einem Ausschluss des betreffenden Angebots. Bitte geben Sie jeweils Nettopreise an. Nebenkosten wie beispielsweise allgemeine Geschäfts- oder Materialkosten, die im Preisblatt nicht gesondert ausgewiesen werden, sind in diese Einzelpreise einzukalkulieren. Reisekosten werden gem. § 6 Abs. 4 der Rahmenvereinbarung (Anlage 3a) erstattet. Die Auftraggeberin bewertet jede dieser abgefragten Preispositionen mittels folgender Bewertungsmethode: Der im Preisblatt (Anlage 4) in Zelle „G40“ ermittelte Gesamtpreis für 12 Monate (netto) – im weiteren Vergleichspreis genannt – wird mittels der folgenden Formel in Preispunkte umgerechnet: Der niedrigste Vergleichspreis erhält den maximal möglichen Punktwert. Für einen fiktiven Vergleichspreis in Höhe des Zweifachen dieses Vergleichspreis werden null Punkte vergeben. Alle zwischen diesen Beträgen liegenden angebotenen Vergleichspreise werden mit diesen Eckwerten mittels linearer Interpolation bewertet. Alle Vergleichspreise, die höher ausfallen als das Zweifache des jeweils niedrigsten Vergleichspreises, werden ebenfalls mit „Null“ bewertet. Die Ergebnisse der Interpolation werden mit bis zu drei Stellen hinter dem Komma gerundet, und zwar gem. den Grundsätzen des kaufmännischen Rundens. Die Auftraggeberin legt eine Preisobergrenze in Höhe von 5.000.000,00 Euro netto für eine maximal mögliche Laufzeit von vier Jahren fest. Angebote, deren Vergleichspreis, hochgerechnet auf vier Jahre, oberhalb dieser Grenze liegen, werden als wirtschaftlich nicht angemessen betrachtet und aus der Prüfung und Wertung ausgeschlossen.
Quelle: Bekanntmachung (eForms) — Gewichtung wie vom Auftraggeber veröffentlicht.
Verfahrensverlauf
📅 .icsVollständige Historie dieses Vergabeverfahrens — alle Phasen und Veröffentlichungen.
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Ausschreibung oev
Angebote werden eingeholt
1 Veröffentlichung
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Auftrag wurde zugeschlagen · 88 Tage nach Fristende
Auftragnehmer mediapool Veranstaltungsgesellschaft mbHAuftragsvolumen (Rahmen) 5.000.000 €1 Veröffentlichung
- 29.06.2026 Original-Veröffentlichung · in TED EU + oev aktuell
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