ITV.SH Software für hybride Sitzungen (Software-as-a-Service)

Betriebshaftpflichtversicherung: Es wird eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen verlangt: • 3 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 1 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle. Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten. Der Bieter erklärt mit Abgabe des Angebots in der eVergabe (dort im Abschnitt „Eignung“ unter Ziffer 2.2.1.2.3.1), diesen Nachweis fristgerecht und unaufgefordert vorzulegen. Der gültige Nachweis ist spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag vorzulegen. Bei Bietergemeinschaften muss Versicherungsschutz für jedes Mitglied bestehen. Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bietergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bietergemeinschaft einzureichen. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung nicht der geforderten und zugesagten Höhe entsprechen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftli-chen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend, ggf. auch rückwirkend, vom Verfahren auszuschließen.

Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags: Die Angaben zum Mindestjahresumsatz (eVergabe Kriterium 2.2.1.2.1.2) werden daraufhin überprüft, ob der Umsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im Bereich IT-/SaaS-Lösungen mindestens 1.500.000 Euro beträgt. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die Umsatzkennzahlen der Bietergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bieters addiert. Sollte diese Angabe den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.

Referenzen: Es sind mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte, welche in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurden, anzugeben. Hierzu ist die ANLAGE Referenzbeschreibung vollständig ausgefüllt (mehrfach für Benennung mehrerer Referenzprojekte) mit dem Angebot einzureichen. Ein Referenzprojekt ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn es den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht (Einführung und/oder Betrieb einer Softwarelösung für Gremienarbeit/Sitzungsmanagement oder Videokonferenz-/Hybridlösungen). Ferner müssen folgende Mindestanforderungen an die Vergleichbarkeit erfüllt werden: • Mindestens ein Referenzprojekt wurde für einen öffentlichen Auftraggeber (z. B. Kommune, Land, öffentlicher Verband) erbracht. • In mindestens einem Referenzprojekt muss eine parallele Nutzung durch mindestens 30 aktive Nutzende oder eine Nutzung durch mindestens 5 Organisationseinheiten (z. B. Gemeinden) nachgewiesen werden. Ein Referenzprojekt gilt als erfolgreich abgeschlossen, wenn es nach dem o. g. Stichtag begonnen wurde und seit mindestens drei Monaten eine produktive Nutzung erfolgt. Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin: Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit eine Betrachtung von 2-3 vergleichbaren Referenzen grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 3 Referenzen keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 2-3 vergleichbare Referenzen einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen. Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch ausdrücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde. Der Auftraggeber und die Vergabestelle werden ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpartner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemessener Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Referenzen insgesamt betrachtet.

Qualifikation des Personals: Im Kriterium Qualifikation des Personals wertet der Auftraggeber die Angaben zu den Personalprofilen 1 – 3 aus. Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob für ein Projektteam mit den Rollen „Projektleitung“, „Technische Verantwortlichkeit“ und „Support Verantwortlichkeit“ qualifiziertes Personal nachgewiesen werden kann. Das Personal gilt als qualifiziert, wenn drei Personen mit folgenden Erfahrungen im Unternehmen beschäftigt werden (die parallele Abdeckung mehrerer Rollen durch eine Person ist nicht zulässig!): • Rolle „Projektleitung“: mindestens drei Jahre Erfahrung in IT-Einführungsprojekten • Rolle „Technische Verantwortlichkeit“: Erfahrung im Betrieb von SaaS-Systemen • Rolle „Support Verantwortlichkeit“: Erfahrung im Anwendersupport Sollte durch die Angaben der Nachweis der Besetzung der Rollen mit qualifiziertem Personal nicht erbracht werden, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen technischen und beruflichen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die Nachweise in einer Gesamtbetrachtung bewertet.