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Es wird eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen verlangt: • 5 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 5 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2,5 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle. Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten. Der Bieter erklärt mit Abgabe des Angebots im Vergabemanagementsystem (VMS) (dort im Abschnitt „Eignung“ unter Ziffer 2.2.1.1.1.1), diesen Nachweis fristgerecht und unaufgefordert vorzulegen. Der gültige Nachweis ist spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag vorzulegen. Bei Bietergemeinschaften muss Versicherungsschutz für jedes Mitglied bestehen. Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bietergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bietergemeinschaft einzureichen. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung nicht der geforderten und zugesagten Höhe entsprechen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend, ggf. auch rückwirkend, vom Verfahren auszuschließen.

Im Kriterium Qualitätsmanagement ist die erforderliche Eigenerklärung abzugeben. Die Angabe zum „Qualitätsmanagement“ wird daraufhin überprüft, ob das Unternehmen im auftragsbezogenen Tätigkeitsbereich (gemäß EVB-IT Dienstvertrag 3.1) geeignete Qualitätsmanagementmaßnahmen getroffen und durch Eigenerklärung bestätigt hat. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Eigenerklärung von den Unternehmen einzureichen, welche die betreffenden Leistungsteile, für die das Qualitätsmanagement erforderlich ist, ausführen werden. Sollte/n die geforderte/n Eigenerklärung/en nicht vorliegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.

Es ist mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt, welches in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurde, anzugeben. Hierzu ist die ANLAGE Referenzbeschreibung vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach für Benennung mehrerer Referenzprojekte) mit dem Angebot einzureichen. Ein Referenzprojekt ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, 1.wenn es den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht, 2. Leistungen im Bereich Linux für einen öffentlichen Auftraggeber erbracht wurden (hierzu zählen alle öffentlichen Auftraggeber gem. § 99 GWB, Projekte für ausländische Referenzgeber werden berücksichtigt, sofern diese in ihrem Land als öffentliche Auftraggeber gelten), 3. Leistungen für Linux-basierte Clients in angemessenem Umfang erbracht wurden. Dabei ist es nicht erforderlich alle Kriterien in einer einzigen Referenz nachweisen zu können. Ausreichende Erfahrungen mit dem Beschaffungsgegenstand können auch durch zwei oder mehr Referenzprojekte belegt werden. Dazu muss in jeder Referenz das Kriterium 1 erfüllt werden und die Kriterien 2 und 3 mit jeweils einer Referenz erfolgreich abgedeckt werden. Es ist somit mindestens eine Referenz einzureichen, die die Kriterien 1, 2 und 3 abdeckt oder zwei Referenzen, die die Kriterien 1 + 2 sowie 1 + 3 abdecken. Ein Referenzprojekt gilt als erfolgreich abgeschlossen, wenn es nach dem o. g. Stichtag begonnen wurde und im Betrachtungszeitraum von drei Jahren mindestens sechs Monate Leistungen erbracht wurden. Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz, die den Auftragsgegenstand in außergewöhnlichem Maße widerspiegelt, erreicht werden. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bieter allerdings, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsgegenstandes zu erleichtern. Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin: Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit eine Betrachtung von 1-3 vergleichbaren Referenzen grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 3 Referenzen keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 1-3 vergleichbare Referenzen einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen. Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch ausdrücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde. Der Auftraggeber wird ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpartner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemessener Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Referenzen insgesamt betrachtet.

Im Kriterium Personalkennzahlen sind die erforderlichen Angaben zu den aktuellen Beschäftigtenzahlen in den relevanten Tätigkeitsbereichen (gemäß EVB-IT Dienstvertrag 3.1) zu machen. Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob die Beschäftigtenzahl aktuell mindestens 10 Vollzeitkräfte beträgt, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet werden. Sollte diese Angabe den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen technischen und beruflichen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die Personalkennzahlen der Bietergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bieters addiert. In einem solchen Fall sind im VMS im Abschnitt Eignungskriterien unter der Position 2.2.2.2.2.1 „Personalkennzahlen“ die entsprechenden Angaben für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft bzw. – im Fall einer Eignungsleihe – für den Bieter und den privilegierten Unterauftragnehmer separat anzugeben. Den jeweiligen Kennzahlen ist für eine exakte Zuordnung die Bezeichnung des jeweiligen Unternehmens jeweils voranzustellen.

Zum Nachweis des IT-Sicherheitsmanagementsystems muss eines der folgenden Zertifikate, das auf den Leistungsgegenstand anwendbar ist, nachgewiesen werden: • ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz oder • ISO 27001. Das Zertifikat, das mit dem Angebot einzureichen ist, muss mindestens bis zum Ablauf der Bindefrist der Angebote (30.09.2026) gültig sein. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer gilt der stärkste Einzelnachweis als maßgeblich für die Bewertung. Sollte das geforderte Zertifikat nicht nachgewiesen werden, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.