Deutschland – Lizenzverwaltungssoftwarepaket – Mietlizenzen DMS

Das in der Zentralen Universitätsverwaltung seit 2016 eingesetzte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents wird bislang auf Basis von Kauflizenzen betrieben. Die seinerzeit erworbenen Lizenzen sind bis zum Jahr 2027 gültig und verlieren danach den Anspruch auf Wartung und Support durch den Hersteller. Für den weiteren Betrieb sowie für die geplante Integration zusätzlicher Module (z. B. Vertragsmanagement, Aussonderungstool, Process Studio) ist ein Wechsel auf das durch den Hersteller angebotene Mietlizenzmodell erforderlich. Die benötigten Mietlizenzen können ausschließlich über den bisherigen Systemlieferanten bezogen werden. Eine Lizenzierung durch Drittanbieter ist herstellerseitig ausgeschlossen. Technischer Alleinauftragnehmer: Die für den Weiterbetrieb erforderlichen Mietlizenzen sind proprietär und ausschließlich über den bisherigen Anbieter verfügbar. Ein Bezug über andere Wirtschaftsteilnehmer ist ausgeschlossen, da Dritte nicht über die Berechtigungen zur Lizenzvergabe verfügen. Damit liegt ein technischer Ausschluss des Wettbewerbs vor (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV). Unverhältnismäßiger Aufwand bei einem Systemwechsel: Ein Anbieterwechsel würde den vollständigen Ersatz des bestehenden Systems erfordern. Dies schließt die Migration sämtlicher Bestandsdaten, die Re-Integration in bestehende Fachverfahren und Prozesse sowie umfangreiche Schulungen der Mitarbeitenden ein. Der damit verbundene finanzielle, personelle und organisatorische Aufwand stünde in keinem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zum möglichen Nutzen eines Systemwechsels. Die im Rahmen der Markterkundung vorliegende Analyse bestätigt, dass ein funktional gleichwertiges System nicht ohne erheblichen Mehraufwand eingeführt werden könnte. Wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit: Der Umstieg auf Mietlizenzen beim bestehenden Anbieter ermöglicht eine wirtschaftliche Fortführung des Systems. Ein vorzeitiger Wechsel ist sinnvoll, da dadurch geplante Erweiterungen ohne zusätzliche Lizenzkosten integrier