Frist abgelaufen IT & Digitalisierung
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Dienstleistungsauftrag EU-Oberschwelle KMU-geeignet

Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems bei der Stadt Mannheim

Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie · Mannheim · Baden-Württemberg · Kommunaler Auftraggeber

Teilnahme- bzw. Angebotsfrist
08.09.2025, 10:15 Uhr
abgelaufen
Auftragswert
nicht veröffentlicht
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Veröffentlicht
08.08.2025
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Beschreibung

Im Laufe der Produkteinführung wird die Zahl der User und damit die Höhe der Lizenzgebühren sukzessive steigen: Im 1. Einführungsjahr (2026) werden 750 User angegliedert, im 2. Jahr sind es insgesamt 2.750 User. Eine Aufstellung der wachsenden Userzahlen ist unten abgebildet. Bis 2030 soll die Einführung der e-Akte zum Abschluss gebracht werden und das Produkt in der kompletten Stadtverwaltung im Einsatz sein, was ca. 6.000 Nutzungslizenzen entspricht. Diese Einschätzung orientiert sich an der aktuellen Zahl der PC-Arbeitsplätze in der Stadt, wobei berücksichtigt wurde, dass ein gewisser Anteil nicht an das e-Akten-System angeschlossen werden muss. Hinzu kommen Aufwendungen für Schulungen (10 Schulungstage), die Migration von Altdaten aus dem alten DMS in das neue Produkt (80 Personentage) sowie eine Reserve für Nachprogrammierungen, insbesondere von Schnittstellen zu in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren (100 Personentage). Zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft zählen: - Implementierung des Systems bis zur vollständigen Inbetriebnahme; - Übernahme der Transaktionsdaten; - inkl. Wartungen, Updates und Releases; Anfang 2026: Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (Konfigurationen), Abrechnung als Pauschale 2026: Schulungen für Administratoren und Multiplikatoren (10 Schulungstage) 2026-2028: Migration Altdaten, ca. 80 Personentage 2026: 750 User 2027: 2.750 User 2028: 4.000 User 2029: 5.000 User 2030: 6.000 User 2031: 6.000 User 2032: 6.000 User 2033: 6.000 User 2034: 6.000 User 2035: 6.000 User

Änderungen am Verfahren

1 Aktualisierung

Der Auftraggeber hat dieses Verfahren nach der Veröffentlichung angepasst.

  1. 📄 Unterlagen

    Bitte beachten Sie folgende neuen Fristen und Termine: Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 16.09.2025, 10:15 Uhr Außerdem wurde auf der Vergabeplattform mit Datum vom 04.09.2025 eine neue Version der Teilnahmewettbewerbsunterlagen zur Verfügung gestellt. Die Änderungen in den Teilnahmewettbewerbsunterlagen können zusätzlich der Bewerberinformation Nr. 7 entnommen werden, welche ebenfalls auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellt wurde.

Maßgeblich ist stets die Original-Bekanntmachung beim Auftraggeber. Vollständiger Verfahrensverlauf →

⚡

KI-Kurzfassung der Anforderungen

KI-generiert

Branche: IT & Digitalisierung

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (e-Akte) für die Stadt Mannheim mit bis zu 6.000 Nutzerlizenzen bis 2030.
  • Leistungsumfang beinhaltet Systemimplementierung, Altdatenmigration, Schulungen und Wartung.
  • Die schrittweise Einführung der Userzahlen beginnt 2026 mit 750 Usern und steigt bis 2030 auf 6.000 User an.
  • Erforderlich sind Erfahrung in der Implementierung von DMS-Lösungen und der Migration von Altdaten.
  • Angebote sollten die Kosten für Lizenzen, Schulungen und Migration detailliert aufschlüsseln.

Die Stadt Mannheim sucht einen Anbieter für die Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (e-Akte) mit sukzessiver User-Anzahl bis zu 6.000 Lizenzen bis 2030.

Der Auftrag umfasst Systemimplementierung, Altdatenmigration (ca. 80 PT), Schulungen (10 PT) und Nachprogrammierungen (ca.

Weitere Eignungskriterien: Die Leistungserbringung beginnt Anfang 2026 mit der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft.

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Diese Kurzanalyse ist ausschließlich ein Hilfsmittel zur schnellen Orientierung und keine Eignungs- oder Rechtsberatung. Die verbindlichen Angaben entnehmen Sie bitte der Original-Bekanntmachung (oeffentlichevergabe.de). Details zu unserer KI-Nutzung: KI-Transparenz.

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📅 Laufzeit endet am 28.02.2037

Diese Ausschreibung ist abgeschlossen. Laut der Zuschlags-Bekanntmachung zu diesem Verfahren läuft der vergebene Auftrag bis zum genannten Datum. Ob der Auftraggeber danach erneut vergibt, entscheidet allein er; die Angabe ist ein Anhaltspunkt für Ihre Vorbereitung, keine angekündigte Ausschreibung.

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Weitere Pflichtangaben aus der Bekanntmachung

Soziale Kriterien
  • ILO-Kernarbeitsnormen
Zweistufiges Verfahren (Bewerberlimitierung)

Mindestens 3 Bewerber

Zuschlagskriterien

Wonach der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.

  • Leistung 50 %
    Qualität

    Die Bewertungskriterien für die Qualität der Leistung sind in "Anlage 2_Kriterienkatalog und Bewertungsmatrix" beschrieben.

  • Preis 50 %

    Der Gesamtpreis (P) des Angebots ergibt sich aus der Summe der im Leistungsverzeichnis im Vergabemanagementsystem vom Bieter einzutragenden Preisangaben.

Quelle: Bekanntmachung (eForms) — Gewichtung wie vom Auftraggeber veröffentlicht.

Verfahrensverlauf

📅 .ics

Vollständige Historie dieses Vergabeverfahrens — alle Phasen und Veröffentlichungen.

  1. Ausschreibung Sie sind hier

    Angebote werden eingeholt

    4 Veröffentlichungen

  2. Vergabeergebnis

    Auftrag wurde zugeschlagen · 171 Tage nach Fristende

    Auftragnehmer D Velop AG

    1 Veröffentlichung

Preiseinschätzung

Basierend auf 19 vergleichbaren Vergabeergebnissen:

Unteres Quartil 217.159 €
Median 282.000 €
Oberes Quartil 387.817 €

Statistische Auswertung öffentlicher Zuschlagswerte. Keine Preisempfehlung.

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Vergabeunterlagen

Beim Original-Portal — die Angebotsfrist ist abgelaufen, die Unterlagen sind dort ggf. nicht mehr hinterlegt.

Stammdaten
Angebotsfrist 08.09.2025, 10:15 Uhr (abgelaufen)
Vergabenummer 16-41-001846300-170
Verfahrensart Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Auftragsart Dienstleistungsauftrag
Schwierigkeit Hoch KI
Auftraggeber Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie
Standort Mannheim, Baden-Württemberg
Veröffentlicht 08.08.2025
CPV-Code 72512000
IT-Dienstleistungen (Was ist das?)
Erfüllungsort Mannheim
Laufzeit 01.01.2026 – 31.12.2035
Bieterkommunikation ansehen Fragen & Antworten zum Verfahren im Vergabeportal (oeffentlichevergabe.de) · ggf. archiviert
Nebenangebote nicht zugelassen
Alert für ähnliche Ausschreibungen
CSV Export →
Ø Bieter in der Branche 4.5
Methodik & Datenbasis

Historischer Durchschnitt aus 8.868 vergleichbaren Vergaben — keine Prognose für diese Ausschreibung.

Erfasste Abschluss-Meldungen 90%
Methodik & Datenbasis

Anteil der erfassten Verfahren in IT & Digitalisierung mit veröffentlichter Zuschlag-Bekanntmachung. Basis: 20.246 Verfahren. Die tatsächliche Zuschlagsquote liegt typischerweise höher, weil viele Vergabestellen Ergebnisse verspätet oder gar nicht melden.

Markt-Insights

Schätzwert-Abweichung -2%
KMU-Bieteranteil 19%
Preis-Kalkulator

Historische Preisdaten für diese Branche in Baden-Württemberg
Preis-Kalkulator freischalten →

Vergabeunterlagen erhalten Sie über die in der Bekanntmachung angegebene Vergabeplattform des Auftraggebers Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie. Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist die elektronische Einreichung über eVergabe-Plattformen (z. B. Vergabe.NRW, DTVP, evergabe-online.de, HAD) Pflicht.

Vergabekammer (laut Bekanntmachung)

Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Karlsruhe

Hinweis zur Zuständigkeit

Angabe aus der TED-Bekanntmachung. Im Streitfall ist die tatsächlich zuständige Vergabekammer nach §§ 155 ff. GWB maßgeblich, nicht unbedingt die hier genannte.

Erweiterte Daten

Quelle: oeffentlichevergabe.de · 4/5 Kernfelder

Nicht in der Bekanntmachung: Auftragswert

Zuletzt geprüft am 02.06.2026

Daten korrigieren →

Quelle: oeffentlichevergabe.de

Diese Ausschreibung ist abgeschlossen (Frist abgelaufen). Der ursprüngliche Eintrag im Vergabeportal der Vergabestelle ist nach Verfahrensende oft nicht mehr abrufbar — die dauerhafte Fassung finden Sie auf oeffentlichevergabe.de:

Auf oeffentlichevergabe.de ansehen → Portal-Deeplink (ggf. archiviert) →

Original-Bekanntmachung

Diese Vergabe ist auch auf TED EU veröffentlicht — mit Originaldokumenten und allen Sprachfassungen:

Zur Bekanntmachung → PDF ↓

Vergabestelle

Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie · Mannheim

✉ 60.ausschreibung@mannheim.de
☎ +496212935387

Website → Vergabe-Profil →