Es sind mindestens 3 vergleichbare Referenzaufträge, welche in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurden, anzugeben. Hierzu ist je Referenz eine ANLAGE Referenzbeschreibung vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen (für Benennung von drei Referenzaufträgen insgesamt also dreimal).
Ein Referenzauftrag ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn er den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art und Umfang der Leistung, Vertragsdauer, technische Komplexität, Auftraggeberstruktur) im Wesentlichen entspricht. Dies trifft zu, wenn
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- Beratungsleistungen hinsichtlich geeigneten Einsatzes von Medientechnik in öffentlichen Sitzungsräumen, Rats- oder Kreistagssälen, Verwaltungsgebäuden, Bildungseinrichtungen oder vergleichbaren Einrichtungen oder Räumen erbracht worden sind.
Ein Referenzauftrag gilt als erfolgreich abgeschlossen,
- wenn er nach dem o.g. Stichtag begonnen wurde und seitdem für mindestens 6 Monate Leistungen erbracht worden sind und
- wenn der Auftrag planmäßig verlaufen und insbesondere nicht vorzeitig beendet worden ist.
Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen.
Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin:
Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit eine Betrachtung von 3 vergleichbaren Referenzen grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 3 Referenzen keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 3 vergleichbare Referenzen einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen.
Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht aus-führen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch ausdrücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde.
Die Auftraggeberin und die Vergabestelle werden ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpartner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemessener Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen wer-den, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen.
Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Referenzen insgesamt betrachtet.