GAEB-Datei öffnen und ausfüllen — Anleitung für Bieter (.d83 / .x83)

Was ist eine GAEB-Datei?

GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Eine GAEB-Datei ist das standardisierte Austauschformat für Leistungsverzeichnisse (LV) im Bauwesen. Statt ein LV als reines PDF zu verschicken, stellen öffentliche Auftraggeber es strukturiert bereit — so können Bieter ihre Preise direkt eintragen und die Datei wieder zurückgeben, ohne Positionen abzutippen.

Die wichtigsten Dateiendungen

• .d81 / .x81 — Leistungsverzeichnis mit Langtexten, ohne Preise (zur Ansicht).
• .d83 / .x83 — Angebotsaufforderung: das LV zur Preiseingabe. Diese Datei erhalten Sie als Bieter am häufigsten.
• .d84 / .x84 — Angebotsabgabe: das von Ihnen ausgepreiste LV, das Sie an den Auftraggeber zurückgeben.
• .d86 / .x86 — Nebenangebot bzw. Auftragserteilung.

Die d-Endungen (GAEB DA83) sind das ältere Format, die x-Endungen (GAEB DA XML 3.x) die aktuelle XML-Generation. Inhaltlich erfüllen sie denselben Zweck.

Womit öffne ich eine GAEB-Datei?

Eine GAEB-Datei lässt sich nicht sinnvoll im normalen Texteditor öffnen — sie ist strukturiert codiert. Sie brauchen ein Programm, das das Format versteht:

• AVA-/Kalkulationssoftware (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung): Die meisten Branchenlösungen importieren GAEB-Dateien direkt und führen Sie durch die Preiseingabe.
• Kostenlose GAEB-Viewer: Mehrere Anbieter stellen kostenlose Viewer bereit, mit denen sich das LV anzeigen und teilweise auch auspreisen lässt. Suchen Sie nach „GAEB Viewer" oder „GAEB Konverter".
• Tabellenkalkulation über Umweg: Manche Viewer exportieren das LV nach Excel. Achtung: Für die Rückgabe brauchen Sie wieder das gültige GAEB-Format (.d84/.x84) — ein reiner Excel-Export wird in der Regel nicht akzeptiert.

Schritt für Schritt: Angebot in einer .d83-Datei abgeben

1. Datei herunterladen: Laden Sie die GAEB-Datei aus den Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform herunter.
2. In Ihrer Software importieren: Öffnen Sie die .d83/.x83-Datei. Das LV erscheint mit allen Positionen, Mengen und Langtexten.
3. Preise eintragen: Tragen Sie zu jeder Position den Einheitspreis ein. Die Software rechnet die Gesamtsummen automatisch. Prüfen Sie, ob alle Positionen ausgepreist sind — Lücken können zum Ausschluss führen.
4. Als .d84/.x84 exportieren: Erzeugen Sie die Angebotsdatei im richtigen Format. Der Dateiname und das Format sind oft in den Bewerbungsbedingungen vorgegeben.
5. Hochladen: Reichen Sie die Datei fristgerecht über die Vergabeplattform ein. Im EU-Oberschwellenbereich ist die elektronische Abgabe der Regelfall.

Häufige Fehler

• Falsches Rückgabeformat: Das ausgepreiste LV muss in der Regel als GAEB-Datei (.d84/.x84) zurück, nicht als PDF oder Excel — sofern die Unterlagen nichts anderes zulassen.
• Unvollständige Preise: Fehlende oder mit „0" gefüllte Positionen können als unvollständiges Angebot gewertet werden. Prüfen Sie die Vorgaben in den Bewerbungsbedingungen.
• Bedarfs- und Eventualpositionen übersehen: Diese sind besonders zu kennzeichnen — klären Sie im Zweifel über die Bieterfragen-Funktion.

Maßgeblich sind immer die konkreten Vorgaben in den jeweiligen Vergabeunterlagen. Welche Datei in welchem Format gefordert ist, steht dort verbindlich.

Fazit

GAEB-Dateien sparen beim Bauangebot viel Zeit, weil Positionen nicht abgetippt werden müssen. Wichtig ist, das richtige Programm zu nutzen und das Angebot im geforderten Format (.d84/.x84) fristgerecht zurückzugeben. Mit AusschreibungsRadar finden Sie Bauausschreibungen Ihrer Region und behalten über das Fristen-Dashboard alle Abgabetermine im Blick. Mehr zum Format im Glossar-Eintrag GAEB-Datenaustausch.