Projektsteuerung "Sanierung der Dinter-Oberschule Borna"

Konzeptionelle und organisatorische Herangehensweise: Schriftliche Darstellung zu Organisation und Ablauf im Auftragsfall und zum Umgang mit dem Steuerungs- und Koordinationsaufwand für die spezielle Projektsteuerungsaufgabe inkl. der besonderen Leistungen, Umgang mit den Planungsbeteiligten Der Auftraggeber möchte sich im Rahmen des Verfahrens einen Eindruck von der Steuerungsphilosophie des Bieters verschaffen. Erwartet wird eine Konzeptbeschreibung, in welcher die Organisation und Herangehensweise sowie der Umgang mit dem Steuerungs- und Koordinationsaufwand für die spezielle Projektsteuerungsaufgabe inkl. der besonderen Leistungen sowie der Umgang mit den Planungsbeteiligten plausibel und nachvollziehbar dargestellt werden. Zu berücksichtigen sind folgende Aspekte: • Herangehensweise • Erreichbarkeit, • Kommunikation, • Berichtswesen, • Steuerungselemente zum reibungslosen Projektablauf, • externe Schnittstellen Erwartet wird eine Konzeptbeschreibung, in welcher die o.g. Punkte plausibel und nachvollziehbar dargestellt werden. Der Bieter soll darstellen, wie er die Abarbeitung der vertraglich geschuldeten Leistungen unter Berücksichtigung der zugrunde liegenden Anforderungen, Vorgaben, Besonderheiten, Projektzielen und Projektrisiken beabsichtigt. max. 30 %. Die Darstellung soll auf max. 4 DIN A4 Seiten erfolgen. Weiterführende Erläuterungen zu den Zuschlagskriterien Bei den einzureichenden Unterlagen soll es sich nur um eine Angebotsunterlage im Sinne des § 77 Abs. 1 VgV handeln. Eine solche Angebotsunterlage besteht aus Beschreibungen und/oder Darstellungen, die darlegen oder visualisieren, wie der Bieter den Auftrag im Falle einer Zuschlagserteilung auszuführen beabsichtigt (so die Definition der Vergabekammer Sachsen, Beschluss vom 05.02.2019, 1/SVK/038-18). Der Auftraggeber verlangt keine Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen für die gestellte Steuerungsaufgabe im Sinne des § 77 Abs. 2 VgV. Aufbau, Umfang, Form usw. der Beschreibung sind dem Bieter nach seiner freien Wahl überlassen. Bitte denken Sie an § 76 Abs. 2 S. 3 VgV, wonach unaufgefordert eingereichte Ausarbeitungen unberücksichtigt bleiben. Bewertung des Wertungskriteriums „Konzeptionelle und organisatorische Herangehensweise" Für die Bewertung der konzeptionellen Zuschlagskriterien stellt die Stadt die jeweils positiven und negativen Angebotsinhalte je Bieter des jeweiligen Zuschlagskriteriums gegenüber. Auf dieser Grundlage erfolgt sodann die Bewertung der eingereichten Angebote für das jeweilige Zuschlagskriterium durch Punktevergabe wie folgt: Bei den qualitativen Wertungskriterien ist zu beachten, dass das im Vergleich mit anderen Angeboten jeweils beste Angebot in einem Zuschlagskriterium nicht automatisch die maximale Punktzahl erhält. Eine Bewertung als nur in Teilen überzeugende Lösung hat also immer auch eine Bewertung mit 50 % der maximal zu erreichenden Punkte zur Folge, auch wenn alle anderen Lösungen in diesem Kriterium zum Beispiel nur als nicht überzeugend bewertet werden. Hinweis zum Kriterium 2.3: Bieter, die einen derartigen Online-Zugang anbieten, erhalten 20 Punkte. Bieter, die dies nicht anbieten, erhalten 0 Punkte. Teilleistungen werden entsprechend der Tabelle gewertet, die sich auf der vorletzten Seite der sich in den Vergabeunterlagen befindlichen PDF-Datei Verfahrensleitfaden_Aufgabenstellung_PS_Dinterschule_Borna befindet. Bieter die kein Konzept vorlegen, werden auf Grundlage des § 57 Abs. 1 VgV ohne weitere Nachforderung ausgeschlossen. Für die Wertung bildet der Auftraggeber ein Wertungsgremium. Das Bewertungsgremium des Auftraggebers wird sich im Zuge der Diskussion bei den nichtmonetären Zuschlagskriterien auf jeweils einen gemeinsamen Punktwert je Zuschlagskriterium einigen.

Personaleinsatzplan, Personelle Besetzung Das Bauvorhaben ist einem engen Zeitplan unterworfen. Deshalb ist dem Auftraggeber die Betrachtung der internen Organisation und Struktur innerhalb des Projektteams zur reibungslosen Durchführung besonders wichtig. Zu diesem Zweck ist der Bieter aufgefordert, mit seinem Angebot einen Personaleinsatzplan mit folgenden Aspekten in die Darstellung aufzunehmen: Erwartet werden Angaben zum Projektleiter und Stlv. Projektleiter mit Darstellung der persönlichen Erfahrungen von Projektsteuerungsaufgaben in Hoch- und Tiefbau sowie Ausbildung/Zusatzausbildung. Darüber hinaus sind Angaben zum Personaleinsatzplan mit folgenden Aspekten in die Darstellung aufzunehmen: • Vertretungsregelung, • Aufgabenverteilung, Organisation • interdisziplinäres Fachwissen (Schwerpunkte: Planungs- und Bauwesen, Baurecht, Vergaberecht, Fördermittelwesen) Darzustellen sind darüber hinaus Methoden des Qualitätsmanagements /ISO Zertifizierungsstandard. Erwartet wird ein vollständiges und nachvollziehbares Personalkonzept zu den o.g. Aspekten auf max. 6 Seiten DIN A4. Weiterführende Erläuterungen zu den Zuschlagskriterien Bei den einzureichenden Unterlagen soll es sich nur um eine Angebotsunterlage im Sinne des § 77 Abs. 1 VgV handeln. Eine solche Angebotsunterlage besteht aus Beschreibungen und/oder Darstellungen, die darlegen oder visualisieren, wie der Bieter den Auftrag im Falle einer Zuschlagserteilung auszuführen beabsichtigt (so die Definition der Vergabekammer Sachsen, Beschluss vom 05.02.2019, 1/SVK/038-18). Der Auftraggeber verlangt keine Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen für die gestellte Steuerungsaufgabe im Sinne des § 77 Abs. 2 VgV. Aufbau, Umfang, Form usw. der Beschreibung sind dem Bieter nach seiner freien Wahl überlassen. Bitte denken Sie an § 76 Abs. 2 S. 3 VgV, wonach unaufgefordert eingereichte Ausarbeitungen unberücksichtigt bleiben.

Kostenverfolgung Der Auftraggeber möchte sich ein Bild von der Vorgehensweise des Bieters hinsichtlich der Budgetverfolgung und der Kosteneinhaltung bzw. explizit bei auftretenden Kostenänderungen verschaffen. Dafür soll der Bieter darlegen, wie die Kostenkontrolle/-verfolgung und die Kostensteuerung im Unternehmen durchgeführt werden. Die Stadt Borna strebt im Rahmen der Vertragsabwicklung aufgrund der Fördermittelbeteiligung ein möglichst großes Maß an Verfahrenstransparenz und einen hohen Informationsgrad an. Vor diesem Hintergrund wird positiv bewertet, ob der Bieter der Stadt für die gesamte Dauer der Auftragserbringung einen passwortgeschützten Online-Zugang zur Fördermittel- und auftragsbezogenen Buchhaltungs-Datenbank des Auftragnehmers einräumen wird. Durch diesen Online-Zugang muss der Auftraggeber einen transparenten und tagesaktuellen Überblick über den jeweils aktuellen Stand der Kostenprognose, die Auftragswerte und die Ausgaben sowie die Verwendung von Fördermitteln haben. Zusätzlich muss der Zugriff auf digitalisierte Vertrags-, Rechnungs-, und Bescheiddokumente gewährleistet sein. Alle Buchungsinformationen müssen sowohl als Bildschirmansicht zur bloßen Informationsdarstellung als auch als Datenbankauswertung inkl. Download-Möglichkeit von bearbeitbaren Datensätzen im Dateiformat .xlsx zugänglich sein. Der vorgesehene Online-Zugang ist durch den Bieter in seinem Angebot plausibel zu beschreiben bzw. zu belegen. Der Einsatz des Online-Zugangs ist im Auftragsfalle ab dem ersten Tag der Leistungserbringung sicherzustellen. Die vom Bieter eingereichte Darstellung soll zudem Aussagen zu folgenden Fragen enthalten: • Zu welchem Zeitpunkt wird der Auftraggeber über Kostenveränderung informiert? • Wie erfolgt die Aufbereitung der Konfliktsituation gegenüber dem Auftraggeber? • Welche lösungsorientierten Methoden oder Ansätze kommen zum Einsatz? • Erörterung möglicher Probleme, die durch die von Seiten des Auftraggebers angestrebte Budgetgröße zu erwarten sind sowie Erläuterung, wie der Umgang mit diesen Problemen (Projektrisiken) erfolgt. Der Bieter wird um eine schriftliche Erläuterung und Darstellung zum Vorgehen gebeten. Die Form ist frei wählbar, jedoch auf maximal vier Seiten DIN A4 einzuschränken. Weiterführende Erläuterungen zu den Zuschlagskriterien Bei den einzureichenden Unterlagen soll es sich nur um eine Angebotsunterlage im Sinne des § 77 Abs. 1 VgV handeln. Eine solche Angebotsunterlage besteht aus Beschreibungen und/oder Darstellungen, die darlegen oder visualisieren, wie der Bieter den Auftrag im Falle einer Zuschlagserteilung auszuführen beabsichtigt (so die Definition der Vergabekammer Sachsen, Beschluss vom 05.02.2019, 1/SVK/038-18). Der Auftraggeber verlangt keine Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen für die gestellte Steuerungsaufgabe im Sinne des § 77 Abs. 2 VgV. Aufbau, Umfang, Form usw. der Beschreibung sind dem Bieter nach seiner freien Wahl überlassen. Bitte denken Sie an § 76 Abs. 2 S. 3 VgV, wonach unaufgefordert eingereichte Ausarbeitungen unberücksichtigt bleiben.