Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

Eintragung im Handels- oder Berufsregister - Sie müssen nachweisen, dass Sie ordnungsgemäß im Handelsregister (oder einem vergleichbaren Berufs- bzw. Partnerregister Ihres Herkunftslandes) eingetragen sind. Die Eintragung muss den aktuellen und tatsächlichen rechtlichen Status Ihres Unternehmens widerspiegeln. Für Bietergemeinschaften gilt: Dieser Nachweis muss von jedem einzelnen Mitglied der Bietergemeinschaft separat erbracht werden. Mit dem Teilnahmeantrag einzureichende Unterlagen und Nachweise: Reichen Sie bitte einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister (z. B. in Deutschland ein aktueller Ausdruck aus dem Handelsregister - HR-Auszug) bzw. dem vergleichbaren Berufs- oder Gewerberegister Ihres Herkunftslandes ein. Der Auszug darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als 6 Monate sein. Alternativ können Sie diesen Nachweis durch die entsprechenden Angaben in Ihrer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbringen. Die Vergabestelle behält sich jedoch vor, den tatsächlichen Auszug im weiteren Verfahrensverlauf anzufordern. Tritt ein Bewerber als Bietergemeinschaft auf, ist für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft ein eigener Nachweis bzw. eine eigene EEE einzureichen. Hinweis für ausländische Bewerber: Sofern in Ihrem Herkunftsland keine Pflicht zur Eintragung in ein solches Register besteht, müssen Sie eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde oder eine entsprechende Eigenerklärung einreichen. Dies gilt gleichermaßen für ausländische Mitglieder einer Bietergemeinschaft. Bewertung des Kriteriums: Die Bewertung erfolgt binär (Erfüllt / Nicht erfüllt). Erfüllt: Wenn Sie den Registerauszug oder die entsprechenden Angaben in der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) vollständig und fristgerecht einreichen und die Eintragung gültig ist, gilt das Kriterium als erfüllt. Bei Bietergemeinschaften gilt das Kriterium nur dann als erfüllt, wenn jedes einzelne Mitglied den Nachweis oder die entsprechende EEE erfolgreich erbracht hat. Nicht erfüllt: Reichen Sie keinen Nachweis und keine ausreichenden Angaben in der EEE ein (oder einen Nachweis nach einer etwaigen Nachforderung durch die Vergabestelle nicht fristgerecht ein), oder ist Ihr Unternehmen nicht ordnungsgemäß registriert, führt dies zum zwingenden Ausschluss Ihres Teilnahmeantrags vom weiteren Verfahren. Fehlt der Nachweis bzw. die EEE auch nur für ein einziges Mitglied einer Bietergemeinschaft (und wird ggf. nach Nachforderung nicht fristgerecht vorgelegt), führt dies zum Ausschluss der gesamten Bietergemeinschaft.

Haftpflichtversicherung (Betriebs- und Verkehrshaftung) - Aufgrund der Sensibilität und des erheblichen Gesamtwerts des zu transportierenden Archiv- und Bibliotheksguts müssen Sie über einen ausreichenden Haftpflichtversicherungsschutz verfügen. Da der Transport rollierend und in logistischen Teilabschnitten erfolgt, wird die erforderliche Deckungssumme an das maximale Konzentrationsrisiko auf den Fahrzeugen angepasst. Der Sachwert einer einzelnen Fahrzeugladung (Lkw/Transporter) erreicht im Spitzenwert bei den wertvollsten Archivalien ein konkretes Transportrisiko von bis zu netto 5.000.000,- EUR. Zum Ausgleich dieses spezifischen Risikos sowie potenzieller Folgeschäden (z. B. aufwendige Wiederherstellungs-, Sortier- und Scankosten bei Teilverlust oder Beschädigung) müssen die Deckungssummen dieses Risiko vollumfänglich abbilden. Mindestanforderung: Es wird der Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung oder die verbindliche Zusage eines Versicherers zum Abschluss einer entsprechenden Projektversicherung für dieses Vorhaben gefordert. Der Versicherungsschutz muss bezogen auf den Gesamtauftrag mindestens folgende Deckungssummen aufweisen: Für Sach- und Vermögensschäden am Transportgut: mindestens netto 5.000.000,- EUR je Schadensfall (bzw. je Transportmittel/Lkw-Ladung). Für allgemeine Personenschäden: Mindestens netto 5.000.000,- EUR je Schadensfall. Die Maximierung der Ersatzleistung pro Versicherungsjahr muss mindestens das Zweifache der jeweiligen Deckungssumme betragen (2-fache Maximierung). Mit dem Teilnahmeantrag einzureichende Unterlagen und Nachweise: Reichen Sie bitte eine aktuelle Bestätigung Ihres Versicherungsunternehmens (nicht älter als 3 Monate) über das Bestehen einer entsprechenden Haftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen ein. Alternativ: Sollte Ihre aktuelle Betriebshaftpflicht diese Summen derzeit nicht abdecken, reicht eine unbedingte und unwiderrufliche Erklärung Ihres Versicherers aus. In dieser muss der Versicherer rechtsverbindlich bestätigen, dass er bereit ist, Ihren Versicherungsschutz im Fall der Zuschlagserteilung für die Dauer des Projekts auf die geforderten Summen aufzustocken (Projekthaftpflichtversicherung). Alternativ können Sie diesen Nachweis durch die entsprechenden Angaben in Ihrer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbringen. Die Vergabestelle macht von ihrem Recht gemäß § 50 Abs. 2 VgV Gebrauch und behält sich vor, die physische Bestätigung des Versicherers bzw. die verbindliche Erklärung des Versicherers im weiteren Verfahrensverlauf (vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe in Stufe 2) von den in die engere Auswahl genommenen Bewerbern anzufordern, um den ordnungsgemäßen und zügigen Verfahrensablauf zu gewährleisten. Besondere Bestimmungen für Bietergemeinschaften: Wird der Teilnahmeantrag von einer Bietergemeinschaft eingereicht, muss der geforderte Versicherungsschutz bezogen auf das Gesamtprojekt in voller Höhe lückenlos abgedeckt sein. Der Nachweis kann wie folgt erbracht werden: Entweder durch Vorlage einer gemeinsamen Haftpflichtpolice oder einer entsprechenden Versicherungszusage, die ausdrücklich auf die namentlich benannte Bietergemeinschaft (bzw. ARGE) ausgestellt ist und für die Tätigkeiten aller Mitglieder gesamtschuldnerisch haftet, oder durch Vorlage von Einzelpolicen/Einzelzusagen der jeweiligen Mitglieder der Bietergemeinschaft. In diesem Fall muss aus den Bescheinigungen der Versicherer zweifelsfrei hervorgehen, dass der Versicherungsschutz auch für die Beteiligung an einer Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft im Rahmen dieses konkreten Projekts vollumfänglich greift. Eine Addition von Einzelpolicen ist zulässig. Aus den Nachweisen muss für die Vergabestelle ersichtlich sein, dass im Schadensfall die Policen der Mitglieder das Haftungsrisiko für die jeweils von ihnen operativ übernommenen Leistungsteile lückenlos und in voller Höhe der geforderten Mindestdeckungssummen abdecken, sodass keine Deckungslücken durch die Aufteilung der Leistungserbringung entstehen. Bewertung des Kriteriums: Die Bewertung erfolgt binär (Erfüllt / Nicht erfüllt). Erfüllt: Wenn Sie den Nachweis über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung, die verbindliche Zusage des Versicherers zur Erhöhung/zum Abschluss einer Projekthaftpflichtversicherung oder die entsprechenden Angaben in der EEE mit den geforderten Mindestdeckungssummen vollständig und fristgerecht einreichen, gilt das Kriterium als erfüllt. Ihr Teilnahmeantrag verbleibt im weiteren Verfahren. Nicht erfüllt: Wenn kein ausreichender Nachweis, keine Bestätigung des Versicherers und keine ausreichenden Angaben in der EEE vorliegen (auch nach einer etwaigen Nachforderung durch die Vergabestelle), führt dies zum zwingenden Ausschluss Ihres Teilnahmeantrags.

Eigenerklärung über den Gesamtumsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Geforderter Mindestumsatz - Zum Nachweis einer stabilen wirtschaftlichen Basis für die Abwicklung des Archiv- und Bibliotheksumzugs müssen Sie Ihren Umsatz nachweisen. Sie müssen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren in Summe einen kumulierten Gesamtumsatz von mindestens netto 900.000,- EUR erzielt haben. Für Bietergemeinschaften gilt: Der Mindestumsatz muss nicht von jedem Mitglied einzeln erreicht werden. Die Umsätze der Mitglieder der Bietergemeinschaft werden addiert (kumuliert). In der Summe müssen alle Mitglieder gemeinsam den geforderten Mindestumsatz erreichen. Mit dem Teilnahmeantrag einzureichende Unterlagen und Nachweise: Reichen Sie bitte eine Eigenerklärung über den Gesamtumsatz Ihres Unternehmens bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ein, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. Falls Ihr Unternehmen noch nicht so lange am Markt tätig ist, reicht eine Umsatzangabe über den tatsächlichen Zeitraum der Geschäftstätigkeit aus. In diesem Fall wird der geforderte Mindestumsatz zeitanteilig (pro rata temporis) auf den Zeitraum des Bestehens des Unternehmens heruntergerechnet. Sofern Sie nicht von der nachfolgenden Option der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) Gebrauch machen, nutzen Sie hierfür bitte das in den Vergabeunterlagen bereitgestellte Formblatt "Eigenerklärung über den Gesamtumsatz", füllen Sie dieses vollständig aus und laden Sie es in Textform im System hoch. Tritt ein Bewerber als Bietergemeinschaft auf, ist das Formblatt von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft separat auszufüllen und einzureichen, damit die Vergabestelle die Summe der Umsätze prüfen kann. Alternativ können Sie diesen Nachweis durch die entsprechenden Angaben in Ihrer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbringen. Die Vergabestelle behält sich jedoch vor, den tatsächlichen Nachweis im weiteren Verfahrensverlauf anzufordern. Bei einer Bietergemeinschaft ist für jedes Mitglied eine eigene EEE einzureichen. Hinweise: Regelung für Bietergemeinschaften: Die Bildung von Bietergemeinschaften ist zugelassen. Bietergemeinschaften müssen mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abgeben, in der die Absicht erklärt wird, dass sich im Falle der Zuschlagserteilung zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, alle Mitglieder namentlich benannt werden, ein bevollmächtigter Vertreter bezeichnet wird und erklärt wird, dass alle Mitglieder gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung haften. Eignungsleihe (§ 47 VgV): Wenn Sie von der Eignungsleihe Gebrauch machen, reichen Sie bitte eine Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens ein. Dieses Unternehmen muss im Fall der Zuschlagserteilung gemeinsam mit Ihnen gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung im Umfang der in Anspruch genommenen Eignungsleihe haften. Dies gilt auch, wenn ein Mitglied einer Bietergemeinschaft die Eignungsleihe in Anspruch nimmt. Bewertung: Die Bewertung erfolgt binär (Erfüllt / Nicht erfüllt). Erfüllt (Ja): Wenn Sie den geforderten Mindestumsatz in voller Höhe nachweisen und die geforderten Unterlagen vollständig einreichen, gilt das Kriterium als erfüllt. Ihr Teilnahmeantrag verbleibt im weiteren Verfahren. Bei Bietergemeinschaften gilt das Kriterium als erfüllt, wenn die Summe der Umsätze aller Mitglieder den Mindestbetrag erreicht und alle Unterlagen vollständig vorliegen. Nicht erfüllt (Nein): Erreichen Sie den geforderten Mindestumsatz nicht oder reichen Sie die erforderlichen Nachweise (auch nach einer etwaigen Nachforderung durch die Vergabestelle) nicht fristgerecht ein, ist das Kriterium nicht erfüllt. Dies führt zwingend zum Ausschluss Ihres Teilnahmeantrags vom weiteren Verfahren. Bei Bietergemeinschaften führt es zum Ausschluss der gesamten Gemeinschaft, wenn die Umsätze in der Summe den Mindestbetrag nicht erreichen oder die Nachweise eines Mitglieds (auch nach Nachforderung) fehlen. Es findet keine graduelle Punktevergabe für Umsätze statt, die über den geforderten Mindestbetrag hinausgehen.

Eigenerklärung über die Kommunikations- und Lesekompetenz des Personals (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Kommunikations- und Lesekompetenz des einzusetzenden Personals - Anforderungen an die Qualifikation und Kompetenz des eingesetzten Personals: Aufgrund der außergewöhnlichen Komplexität des Umzugs (ca. 21,5 Kilometer Archiv- und Bibliotheksgut) und der Notwendigkeit einer lückenlosen Erhaltung der bestehenden Ordnungssystematik, werden an das gesamte eingesetzte Personal (ausnahmslos jedes einzelne Teammitglied vor Ort) strikte Mindestanforderungen bezüglich der Lese-, Zuordnungs- und Kommunikationskompetenz gestellt. Da die Mitarbeiter (Fachpacker, Transporteure) im Rahmen der Logistikkette eigenständig und räumlich getrennt in den Regalgängen agieren, ist eine permanente Anleitung oder Übersetzung durch Dritte organisatorisch ausgeschlossen. Ein systematischer oder individueller Fehler bei der alphanumerischen Zuordnung einzelner Medien führt zu irreparablen Ordnungsverlusten. Mindestanforderungen (ausnahmslos für jedes eingesetzte Teammitglied): Projektleitung / Stellvertretung / Vor-Ort-Verantwortliche: Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 (oder gleichwertig) nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).Die Projektleitung muss komplexe logistische Abläufe eigenständig mit dem Auftraggeber abstimmen und schriftliche Protokolle führen können. Operatives Vor-Ort-Team (ausnahmslos jedes einzelne Teammitglied, inklusive Fachpacker und Transporteure): Alphanumerische Lese- und Zuordnungskompetenz: Jedes einzelne eingesetzte Teammitglied (Fachpacker, Transporteure) muss in der Lage sein, gedruckte und geschriebene deutschsprachige Texte, komplexe Signaturen (inkl. lateinischer Zahlen, Sonderzeichen und indizierter Systematiken), Raumbeschriftungen sowie logistische Stellplatz- und Systematiktabellen selbstständig und fehlerfrei zu lesen, zu verstehen und den physischen Beständen zuzuordnen. Sprachverständnis (Prozessanweisungen): Jedes einzelne Teammitglied muss über ein Sprachverständnis verfügen, das mindestens dem Niveau A2 (GER) entspricht, um komplexe mündliche Arbeits- und Prozessanweisungen der Projektleitung vor Ort unmittelbar, fehlerfrei und ohne Verzögerung durch Übersetzung eigenständig zu verstehen und umzusetzen. Art des Nachweises: Die Erbringung des Nachweises erfolgt im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs durch eine verbindliche Absichts- und Verpflichtungserklärung, mit der der Bewerber rechtsverbindlich zusichert, im Auftragsfall ausschließlich Personal einzusetzen, welches die geforderten Mindestanforderungen vollumfänglich erfüllt. Sofern Sie nicht von der nachfolgenden Option der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) Gebrauch machen, nutzen Sie für diese Verpflichtungserklärung bitte das in den Vergabeunterlagen bereitgestellte Formblatt "Eigenerklärung über die Kommunikations- und Lesekompetenz des Personals", füllen Sie dieses vollständig aus und laden Sie es in Textform im System hoch. Alternativ: Entsprechende Angaben/Zusicherungen in der EEE. Hinweis zu Kontrollen während der Vertragslaufzeit: Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, während der Ausführungsphase des Projekts (nach Zuschlagserteilung) anlassbezogen oder im Rahmen von Stichproben vor Ort die tatsächliche Lese- und Zuordnungskompetenz des jeweils eingesetzten Personals anhand von praxisnahen Test-Abgleichen von Archivlisten zu überprüfen. Ein Verstoß gegen die zugesicherten Qualifikationen stellt einen wesentlichen Vertragsmangel dar. Besondere Bestimmungen für Bietergemeinschaften: Wird der Teilnahmeantrag von einer Bietergemeinschaft eingereicht, gilt die verbindliche Einhaltung dieser Mindestanforderungen für das gesamte von der Bietergemeinschaft eingesetzte Personal (kumulierte Betrachtung). Das bedeutet: Unabhängig davon, welches Mitglied der Bietergemeinschaft das Personal stellt oder anstellt, muss ausnahmslos jedes vor Ort tätige Teammitglied die geforderten Sprach- und Lesekompetenzen aufweisen. Der bevollmächtigte Federführer gibt diese Erklärung mit Wirkung für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft ab und haftet gesamtschuldnerisch für deren Einhaltung durch das gesamte eingesetzte Personal. Bewertung des Kriteriums: Die Bewertung erfolgt binär (Erfüllt / Nicht erfüllt). Erfüllt: Wenn die Verpflichtungserklärung über das geforderte Formblatt oder über die entsprechenden Angaben in der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) vollständig und fristgerecht eingereicht wird, gilt das Kriterium als erfüllt. Nicht erfüllt: Das Nichtvorliegen, die unvollständige Einreichung oder das Fehlen entsprechender Zusagen in der EEE führt - nach einer etwaigen erfolglosen Nachforderung durch die Vergabestelle - zum zwingenden Ausschluss des Teilnahmeantrags vom weiteren Verfahren.

Nachweis von Unternehmensreferenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Ergänzung zum Punkt 5.1.9. der Bekanntmachung: Auswahlverfahren, Mindestanforderung und Punktematrix zur Bewerberreduzierung (§ 51 VgV) Um für das Auswahlverfahren berücksichtigt zu werden, muss der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft) mindestens die Kriterien der Bewertungsstufe mit 3 Punkten (Absoluter Mindeststandard) erreichen. Bewerber, deren eingereichte Referenzen die Anforderungen für diese Mindestpunktzahl nicht erfüllen und somit 0 Punkte erzielen, verfügen nicht über die fachliche Mindesteignung für dieses sensible Projekt und werden vom weiteren Verfahren zwingend ausgeschlossen. Bewertungsmethode zur Bewerberauswahl: Definition der Mengeneinheit: Das Volumen wird ausnahmslos in Regalmetern (Rfm) gemessen. Ein Regalmeter entspricht der Menge an Archiv- und Bibliotheksgut, die nebeneinander aufgereiht auf einen Fachboden von genau einem Meter Länge passt. Allgemeine Büro-, Akten- oder Möbellogistikanteile (z. B. Lademeter auf dem Lkw) werden bei der Ermittlung der Regalmeter nicht angerechnet. 10 Punkte (Hervorragende Eignung) Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllen: Mindestens drei (3) erfolgreich durchgeführte Projekte mit einem Volumen von jeweils mindestens 10.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, ODER Mindestens ein (1) erfolgreich durchgeführtes Großprojekt mit einem Volumen von mindestens 21.500 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut. 9 Punkte (Exzellente Eignung) Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllen: Exakt zwei (2) erfolgreich durchgeführte Projekte mit einem Volumen von jeweils mindestens 10.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, ODER Mindestens ein (1) erfolgreich durchgeführtes Großprojekt mit einem Volumen von mindestens 15.000 Rfm bis unter 21.500 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut. 8 Punkte (Sehr gute Eignung - Stufe A) Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 21.500 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, wobei jedes dieser Einzelprojekte ein Mindestvolumen von mindestens 5.000 Rfm aufweisen muss. 7 Punkte (Sehr gute Eignung - Stufe B) Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 15.000 Rfm bis unter 21.500 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, wobei jedes dieser Einzelprojekte ein Mindestvolumen von mindestens 3.000 Rfm aufweisen muss. 6 Punkte (Sehr gute Eignung - Stufe C) Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 10.000 Rfm bis unter 15.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, wobei jedes dieser Einzelprojekte ein Mindestvolumen von mindestens 3.000 Rfm aufweisen muss. 5 Punkte (Zufriedenstellende Eignung - Erhöhter Mindeststandard) Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 5.000 Rfm bis unter 10.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut. Der Mindestumfang eines einzelnen Projekts ist hierbei unerheblich. 4 Punkte (Zufriedenstellende Eignung - Mittlerer Mindeststandard) Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 3.000 Rfm bis unter 5.000 Rfm Archivund Bibliotheksgut. Der Mindestumfang eines einzelnen Projekts ist hierbei unerheblich. 3 Punkte (Zufriedenstellende Eignung - Absoluter Mindeststandard) Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist folgende Referenz nach: Mindestens ein (1) erfolgreich durchgeführtes, vergleichbares Referenzprojekt mit einem Volumen von mindestens 1.000 Rfm bis unter 3.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut. 0 Punkte (Ungenügende Eignung - Führt zum Ausschluss) Das Angebot wird wegen Nichterfüllung der Mindesteignung zwingend ausgeschlossen, wenn: Die eingereichten Referenzen in der Summe ein Volumen von unter 1.000 Rfm reinem Archiv- und Bibliotheksgut aufweisen, ODER keine Referenzen eingereicht werden bzw. die Angaben trotz formeller Nachforderung unvollständig oder nicht nachprüfbar sind, ODER die eingereichten Projekte keinerlei inhaltlichen oder logistischen Bezug zu strukturierten Archiv- und Bibliotheksumzügen aufweisen. Regelung bei Punktgleichheit (Pattsituation) Sollten nach Abschluss der Punktevergabe mehr Bewerber die Mindestpunktzahl für die Zulassung zur Angebotsphase erreichen, als Plätze vorgesehen sind (maximal 5 Bewerber), und herrscht auf den entscheidenden Plätzen Punktgleichheit, wird folgendes sachliche Hilfskriterium herangezogen: Es erhält derjenige Bewerber den Vorzug, der das volumenmäßig größte Einzelreferenzprojekt (gemessen in Regalmetern [Rfm] nachgewiesenem Archiv- und Bibliotheksgut) innerhalb des 5-jährigen Betrachtungszeitraums durchgeführt hat. Besteht auch danach noch Punktgleichheit, entscheidet das Losverfahren über die Zulassung zur Phase der Angebotsau?orderung.Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100,00

Unternehmensreferenzen - Das Gesamtprojekt umfasst den Umzug von insgesamt etwa 21,5 Kilometern Archiv- und Bibliotheksgut. Davon entfällt ein hochsensibler Teilbestand von ca. 1,6 Kilometern auf hochsensible Fotomaterialien und historische Bildträger sowie ein weiterer Teilbestand von ca. 100 Metern auf historische und teils fragile, papiergebundene Dokumente (historische Bücher und Urkunden). Die Einhaltung eines hohen Wertsicherungsniveaus (insb. Erhalt der Signaturordnung, sensible/historische Bestände, Sicherheitsanforderungen) ist erforderlich. Zum Nachweis der fachlichen Erfahrung für dieses Projekt werden die vom Bewerber (bzw. der Bietergemeinschaft) ausgeführten Referenzprojekte bewertet. Maßgeblicher Betrachtungszeitraum: Berücksichtigt werden ausschließlich vergleichbare Referenzprojekte, die innerhalb der letzten fünf (5) Jahre (gerechnet bis zum Ablauf der Teilnahmefrist) erfolgreich abgeschlossen wurden. Auch noch nicht vollständig abgeschlossen Projekte (laufende Verträge) werden gewertet, sofern die bis zur Teilnahmefrist erbrachte Teilleistung bereits aussagekräftig und vergleichbar ist. Die Vergabestelle beabsichtigt, die Anzahl der qualifizierten Bewerber für die nachgelagerte Phase (Aufforderung zur Angebotsabgabe) gemäß § 51 VgV zu begrenzen. Es werden maximal 5 Bewerber mit der höchsten Punktzahl zur Angebotsabgabe aufgefordert. Für Bietergemeinschaften gilt: Die Erfüllung der Kriterien wird grundsätzlich für die Bietergemeinschaft insgesamt bewertet. Die Referenzen der einzelnen Mitglieder werden zusammengerechnet. Sofern jedoch für eine bestimmte Punkte-Stufe eine Mindestgröße oder Mindestanforderung an ein einzelnes Referenzprojekt gestellt wird (z. B. Mindestumfang je Projekt), muss dieses konkrete Referenzprojekt von mindestens einem Mitglied der Bietergemeinschaft vollständig erbracht worden sein. Eine Addition von Teilleistungen verschiedener Unternehmen zu einem einzelnen Referenzprojekt ist unzulässig. Sonderregelung für junge Unternehmen (Start-ups): Unternehmen, deren Gründung bis zum Ablauf der Teilnahmefrist weniger als fünf (5) Jahre zurückliegt (junge Unternehmen / Start-ups) und die noch keine unternehmensbezogenen Referenzen im geforderten Umfang vorweisen können, wird zugestanden, den Nachweis der fachlichen Eignung durch personenbezogene Referenzen des für dieses Projekt konkret benannten Schlüsselpersonals (Projektleitung / stellvertretende Projektleitung) zu erbringen. Gewertet werden in diesem Fall vergleichbare Projekte, die die benannten Personen in früheren Anstellungen oder Projekten eigenverantwortlich geleitet haben. Die Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Projekte (Umfang, Komplexität) gelten analog zu den nachfolgenden Stufen. Art des Nachweises: Sofern Sie nicht von der nachfolgenden Option der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) Gebrauch machen, nutzen Sie für den Nachweis bitte das in den Vergabeunterlagen bereitgestellte Formblatt "Nachweis von Unternehmensreferenzen". Füllen Sie dieses für jedes Projekt separat und vollständig aus. Alternativ können Sie diesen Nachweis durch die entsprechenden Angaben in Ihrer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbringen. Hinweis für EEE-Nutzer: Da die standardisierten Felder der EEE keine separaten Pflichtfelder für Mengenangaben enthalten, müssen Sie die geforderten Angaben zum Projektvolumen (Umfang in laufenden Metern/Regalkilometern) zwingend im Freitextfeld "Beschreibung der Leistung" der EEE eintragen. Unabhängig von der gewählten Variante (Formblatt oder EEE) müssen für jedes Referenzprojekt folgende Mindestangaben enthalten sein: Name und Anschrift des Auftraggebers (inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer/E-Mail für eventuelle Rückfragen zur Nachprüfung), Zeitraum der Ausführung (Monat/Jahr von-bis), Projektvolumen (Auftragswert in EUR oder Umfang in laufenden Metern/Regalkilometern Archiv- und/oder Bibliotheksgut), Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen (insbesondere Angaben zur Einhaltung von Sicherheits-, Wertsicherungs- und konservatorischen Schutzstandards sowie zur Einhaltung von Ordnungsstrukturen). Aus den Unterlagen muss eindeutig hervorgehen, welches Mitglied der Bietergemeinschaft (oder welches Drittunternehmen im Wege der Eignungsleihe) die jeweilige Referenzleistung erbracht hat. Verfahrenshinweis: Die Vergabestelle behält sich vor, die Angaben zu Unternehmensreferenzen durch direkte Rückfragen bei den benannten früheren Auftraggebern auf ihre Richtigkeit und Qualität hin zu überprüfen. Die Bewerber haben sicherzustellen, dass die dafür erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen vorliegen und die Ansprechpartner kontaktiert werden dürfen (siehe hierzu die entsprechende Erklärung im Eigenerklärungsformular). Auswahlverfahren, Mindestanforderung und Punktematrix zur Bewerberreduzierung (§ 51 VgV): Um für das Auswahlverfahren berücksichtigt zu werden, muss der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft) mindestens die Kriterien der Bewertungsstufe mit 3 Punkten (Absoluter Mindeststandard) erreichen. Bewerber, deren eingereichte Referenzen die Anforderungen für diese Mindestpunktzahl nicht erfüllen und somit 0 Punkte erzielen, verfügen nicht über die fachliche Mindesteignung für dieses sensible Projekt und werden vom weiteren Verfahren zwingend ausgeschlossen.

Eigenerklärung zum Transportmanagement für Kulturgut (in Anlehnung an DIN EN 16648 oder gleichwertig) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Eigenerklärung zum Verpackungsmanagement für Kulturgut (in Anlehnung an DIN EN 15946 oder gleichwertig) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Transportmanagement für Kulturgut (gemäß DIN EN 16648 oder gleichwertig) - Der geplante Gesamtumzug umfasst ein Gesamtvolumen von ca. 21,5 Kilometern Archiv- und Bibliotheksgut. Davon entfällt ein hochsensibler Teilbestand von ca. 1,6 Kilometern auf hochsensible Fotomaterialien und historische Bildträger sowie ein weiterer Teilbestand von ca. 100 Metern auf historische und teils fragile, papiergebundene Dokumente (historische Bücher und Urkunden). Diese spezifischen Materialien reagieren extrem empfindlich auf klimatische Schwankungen (Feuchtigkeit/Temperatur) sowie mechanische Einwirkungen. Da der Umzug als Außer-Haus-Transport über den öffentlichen Straßenraum erfolgt, bestehen zudem erhöhte logistische Risiken bezüglich Transportsicherheit und Diebstahlschutz. Um den substanziellen Erhalt sowie die lückenlose Sicherheit dieses schützenswerten Kulturguts während der gesamten Transportkette zu gewährleisten, ist es daher erforderlich und verhältnismäßig, dass sich die Transportmethoden und logistischen Abläufe der Bewerber an den qualitativen Kernanforderungen der DIN EN 16648 (oder gleichwertig) orientieren. Der Nachweis wird erbracht durch: Entweder: Einreichung eines gültigen Zertifikats nach DIN EN 16648 (oder einer entsprechenden nationalen Umsetzung) einer unabhängigen, akkreditierten Zertifizierungsstelle. Oder: Eine Eigenerklärung (unter Nutzung des von der Vergabestelle bereitgestellten Formblatts "Eigenerklärung zum Transportmanagement für Kulturgut (in Anlehnung an DIN EN 16648 oder gleichwertig)"), mit der der Bewerber rechtsverbindlich bestätigt und detailliert darlegt, dass in seinem Unternehmen standardisierte Transportmethoden implementiert sind, die einen erschütterungsarmen und geschützten Transport von Kulturgut sicherstellen und die Kernanforderungen der DIN EN 16648 materiell vollumfänglich erfüllen. Oder: Den entsprechenden, detaillierten Eintrag in der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE). Besondere Bestimmungen für Bietergemeinschaften: Wird der Teilnahmeantrag von einer Bietergemeinschaft eingereicht, muss der geforderte Nachweis (Zertifikat, Eigenerklärung oder EEE-Eintrag) nicht von jedem einzelnen Mitglied der Gemeinschaft erbracht werden. Der Nachweis muss jedoch zwingend von demjenigen Mitglied (oder denjenigen Mitgliedern) der Bietergemeinschaft vorgelegt werden, das/die laut der einzureichenden Bietergemeinschaftserklärung operativ mit dem physischen Transport des Archiv- und Kulturguts (insbesondere dem Außer-Haus-Transport der 1,6 km Fotomaterialien und der 100 m fragilen Bücher/Urkunden) über den öffentlichen Straßenraum betraut ist/sind. Hinweis: Die konkreten technischen Mindestanforderungen an die einzusetzenden Fahrzeuge (z. B. Luftfederung, vollautomatische Klimatisierung für den Transport sensibler Teilbestände, Diebstahlsicherungssysteme) sowie spezifische Schulungsnachweise sind zwingende Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung (Angebotsphase) und werden in der nachgelagerten Phase überprüft. Bewertung des Kriteriums: Die Bewertung erfolgt binär (Erfüllt / Nicht erfüllt). Das Nichtvorliegen, die unvollständige Einreichung oder die Abweichung von diesem Kriterium führt - nach einer etwaigen erfolglosen Nachforderung durch die Vergabestelle gemäß § 56 Abs. 2 VgV - zum zwingenden Ausschluss des Teilnahmeantrags vom weiteren Verfahren.

Verpackungsmanagement für Kulturgut (gemäß DIN EN 15946 oder gleichwertig) - Der geplante Gesamtumzug umfasst ein Gesamtvolumen von ca. 21,5 Kilometern Archiv- und Bibliotheksgut. Davon entfällt ein hochsensibler Teilbestand von ca. 1,6 Kilometern auf hochsensible Fotomaterialien und historische Bildträger sowie ein weiterer Teilbestand von ca. 100 Metern auf historische und teils fragile, papiergebundene Dokumente (historische Bücher und Urkunden). Diese spezifischen Materialien reagieren extrem empfindlich auf klimatische Schwankungen sowie mechanische Einwirkungen. Der Schutz dieser signifikanten Teilbestände beginnt bereits vor dem eigentlichen Fahrtantritt beim Verpacken, Sichern und Umschlagen. Ungeeignete Verpackungsmaterialien oder eine unsachgemäße Handhabung beim Ein- und Auspacken würden bei diesen Objekten zu irreversiblen Substanzverlusten führen. Zum Schutz dieses schützenswerten Kulturguts ist es daher erforderlich und verhältnismäßig (entsprechend den Empfehlungen namhafter Kulturgutschutzeinrichtungen wie der Stiftung Preußischer Kulturbesitz), dass sich die Verpackungsmethoden und logistischen Abläufe der Bewerber an den qualitativen Kernanforderungen der DIN EN 15946 (oder gleichwertig) orientieren. Nachweis der Gleichwertigkeit (Transparenzklausel): Sofern kein formelles Zertifikat nach DIN EN 15946 vorgelegt wird, wird eine Eigenerklärung (unter Nutzung des von der Vergabestelle bereitgestellten Formblatts "Eigenerklärung zu Verpackungsverfahren für Kulturgut (in Anlehnung an DIN EN 15946 oder gleichwertig)") oder der entsprechende Eintrag in der EEE als gleichwertig anerkannt, wenn der Bewerber darin schlüssig darlegt, dass sein Verpackungsverfahren folgende drei Kernkriterien materiell erfüllt: Verpackungsplanung: Vorhandensein standardisierter Checklisten zur Identifikation objektspezifischer Risiken (z. B. für fragile Buchrücken oder chemisch instabile Fototransparentpapiere) vor dem Verpacken. Klimatischer und mechanischer Schutz: Nachweisbare Verwendung von Verpackungsmethoden, die das Gut vor plötzlichen Feuchtigkeitsschwankungen, schädlichen Temperaturschwankungen, Staub, Knicken und direktem Abrieb beim Umschlag schützen. Qualifiziertes Personal: Verbindliche Zusicherung, dass das mit dem Verpacken des Kulturguts (1,7 km Teilbestand) betraute Personal vor Beginn der Verpackungsarbeiten eine spezifische Einweisung oder Schulung für den Umgang mit historischen/fragilen Objekten erhalten hat bzw. bis zum Leistungsbeginn erhalten wird. Der Nachweis wird erbracht durch: Entweder: Einreichung eines gültigen Zertifikats nach DIN EN 15946 (oder einer entsprechenden nationalen Umsetzung) einer unabhängigen, akkreditierten Zertifizierungsstelle. Oder: Eine Eigenerklärung (unter Nutzung des von der Vergabestelle bereitgestellten Formblatts "Eigenerklärung zu Verpackungsverfahren für Kulturgut (in Anlehnung an DIN EN 15946 oder gleichwertig)"), mit der der Bewerber rechtsverbindlich bestätigt und detailliert darlegt, dass in seinem Unternehmen standardisierte Verpackungsmethoden implementiert sind, die das Gut vor plötzlichen Feuchtigkeitsschwankungen, schädlichen Temperaturschwankungen, Staub, Knicken und direktem Abrieb beim Umschlag schützen und den Einsatz von qualifiziertem Personal beim Umschlag von Kulturgut sicherstellen und oben genannten Kernkriterien der Gleichwertigkeit materiell vollumfänglich erfüllen. Oder: Den entsprechenden, detaillierten Eintrag in der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE). Besondere Bestimmungen für Bietergemeinschaften: Wird der Teilnahmeantrag von einer Bietergemeinschaft eingereicht, muss der geforderte Nachweis (Zertifikat, Eigenerklärung oder EEE-Eintrag) nicht von jedem einzelnen Mitglied der Gemeinschaft erbracht werden. Es ist ausreichend, wenn die Bietergemeinschaft in ihrer Erklärung transparent darlegt, dass das qualitätssichernde Verpackungsverfahren im Auftragsfall durch das federführende oder das operativ ausführende Mitglied aktiv angewendet, angewiesen und fachlich überwacht wird. Ein Pooling der Kapazitäten (z. B. Mitglied A stellt das qualifizierte Verpackungsverfahren und die logistische Fachaufsicht, Mitglied B stellt die gewerblichen Arbeitskräfte für den Umschlag) ist ausdrücklich zulässig. Diese Grundsätze gelten für Einzelbieter im Rahmen der Eignungsleihe nach § 47 VgV entsprechend: Ein Einzelbieter kann den Nachweis des Verpackungsmanagements auch dadurch erbringen, dass er ein drittes Unternehmen (Nachunternehmer) einbindet, welches das geforderte Verpackungsverfahren anwendet und überwacht. Hinweis: Die konkreten stofflichen Spezifikationen der zu verwendenden Verpackungsmaterialien (z. B. Schadstofffreiheit, Säurefreiheit, Archivtauglichkeit nach ISO 9706) sowie die detaillierten Verpackungsanweisungen sind zwingende Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung (Angebotsphase) und werden erst in der nachgelagerten Phase überprüft. Bewertung des Kriteriums: Die Bewertung erfolgt binär (Erfüllt / Nicht erfüllt). Erfüllt: Wenn Sie das Zertifikat nach DIN EN 15946, die Eigenerklärung (Formblatt) oder die entsprechenden Angaben in der EEE vollständig und fristgerecht einreichen und die geforderten Mindestanforderungen bzw. die drei Kernkriterien der Gleichwertigkeit erfüllt sind, gilt das Kriterium als erfüllt. Ihr Teilnahmeantrag verbleibt im weiteren Verfahren. Nicht erfüllt: Das Nichtvorliegen, die unvollständige Einreichung oder die nachweisliche Nichterfüllung der oben genannten drei Kernkriterien der Gleichwertigkeit führt - nach einer etwaigen erfolglosen Nachforderung gemäß § 56 Abs. 2 VgV - zum zwingenden Ausschluss des Teilnahmeantrags vom weiteren Verfahren.